Грешке се редовно праве у послу иу личном животу. Тако растемо и учимо. Али неке грешке су скупе. Предузмите неопходне кораке да бисте избегли ових пет веома уобичајених Планирање догађаја грешке и – ако погрешите – будите сигурни да нећете направити исту грешку други пут.
Не почиње довољно рано
Одуговлачење је ваш непријатељ. Ово је једна од најчешћих грешака у планирању догађаја коју желите да избегнете. Ако не започнете процес планирања догађаја рано, може изазвати низ проблема у наставку. Чим се одабере датум и имате општи обим вашег догађаја и буџет, крените на посао. Хотеле и друга места резервишите унапред, тако да обезбедите ово што је пре могуће. Ако то не урадите, ограничићете избор места и, нажалост, биће вам остављено било које место које је доступно. Гости говорници и забава уживо такође узимају резервације много пре стварног датума догађаја. Када је датум вашег догађаја сигуран, истражите и када се одлучите за извођача по избору, одмах потпишите уговор.
Организовање себе са ан
Не проверава конкурентске догађаје
Да ли сте икада заказали свој догађај само да бисте сазнали – када је процес планирања почео и када је датум догађаја одређен – да постоји још један такмичарски догађај истог дана? Само један догађај ће привући публику, тако да не ризикујте и прекрстите прсте да они који су позвани изаберу ваш догађај. Избегните ситуацију у потпуности.
Урадите своју дужну пажњу и проверите да ли постоје сукоби догађаја пре него што буде прекасно. Погледајте распореде индустријских окупљања (и великих и малих), близина празника, великих спортских догађаја и локалних окупљања која могу да изазову пустош онима који се возе на догађај. Када одлучите о датуму вашег догађаја, обавестите своје госте. Обавештења „Сачувај датум“ и листе „Надолазећи догађаји“ дају заинтересованима прилику да обележе ваш догађај у својим календарима.
Не потврђује добављаче
А потписан уговор са продавцем је правно обавезујући уговор и даје вам нешто у писаном облику да сматрате добављача одговорним за услуге које треба да пруже. Међутим, то не чини ништа за вас у време догађаја када схватите да се продавац не појављује. Тај уговор о догађају у руци неће служити храну вашим гладним гостима или испоручити столове и столице у празну плесну дворану. Потврдите са сваким продавцем не једном, већ двапут. Да, два пута. Потврдите пријем потписаног уговора у тренутку када се обоје сложите са условима. Потврдите још једном пре самог догађаја. Ово није разговор који ћете водити у вези са детаљима о испоруци хране или декорацији; ово је наставак посебно да бисте били сигурни да је ваш догађај и даље у њиховом календару.
Продавци догађаја резервишу више догађаја и врло је лако да се ваша папирологија изгуби у мешању или да неко други у компанији погреши. Зато се уверите да се то не догоди тако што ћете се вратити до њих да бисте се пријавили и потврдили да су ваш догађај и појединости у вези са датумом, временом и услугама које треба да буду пружене заправо на њиховом распореду. И држите тај уговор са добављачем на располагању.
Немати „план Б“
План за ванредне ситуације је обавезан за сваки догађај, али посебно за оне догађаје који се планирају одржати на отвореном. Временски услови су непредвидиви и ако ураган, јак ветар или наказна олуја са градом прете да откажу ваш догађај, направите резервни план. Датуми за кишу, алтернативна места догађаја и измењени распореди активности су све опције ако се ваш догађај на отвореном – или део њега – мора преместити у затвореном простору.
Поред припреме за временске неизвесности, могу се унапред решити и друге необичне околности. Нестанак струје се може смањити постављањем генератора на лицу места. Преливни паркинг се може преместити на другу, унапред договорену локацију. Проблеми са доступношћу хотелских соба могу се решити задржавањем неколико додатних соба у резерви унутар вашег хотелски блок. Узмите у обзир специфичности вашег догађаја и размислите о оним областима које су подложније проблемима који се појављују. Планирањем унапред и развојем алтернативних сценарија, можете избећи једну од најскупљих грешака у планирању догађаја.
Не запошљавате довољно помоћи
Када је у питању запошљавање особља за догађаје, више је боље. То ће вас коштати више новца, али може уштедети ваш догађај. Замислите ово: резервна копија аутомобила који чекају да уђу на паркинг, док службеници на паркингу махнито покушавају да прате корак. Низ фрустрираних гостију који чекају да наруче пиће док се један сервер бори да одржи корак са потражњом. Радници за регистрацију догађаја преплављени великим бројем гостију који су управо стигли, остављајући уморне путнике да предуго чекају да се пријаве. Схватили сте идеју. Имати при руци додатно особље за догађаје које ће вам помоћи током гужве, пружити додатне услуге подручјима којима је потребно, решити проблеме који се јављају или буду добродошли гостима који долазе са питањима могу да уздигну ваш догађај од доброг догађаја до врхунског догађај.
Када ангажовање особља за догађаје, потражите оне запослене са искуством у раду врсте догађаја који планирате. Ангажујте само професионалне раднике који се препоручују. Образујте их о томе о чему је ваш догађај, гостима који ће присуствовати, вашим очекивањима и ко је њихова контакт особа ако имају питање или проблем. Особље за догађаје — иако их обезбеђује спољни добављач — представља вас и ваш посао планирања догађаја. Негативан сусрет са особљем догађаја остаће у памћењу и госта и клијента и може покварити чак и најбоље испланиране догађаје.
