Управљање догађајима и Планирање догађаја се често бацају наизменично иако су то две веома различите ствари. Једноставно, планирање и управљање нису исто. Иако се скупови вештина ове две функције преклапају, то су две различите функције. То ствара проблеме онима који раде са клијентима који погрешно мисле да им је потребан менаџер догађаја када им је потребан планер догађаја. И за оне клијенте који имају утисак да се сви менаџери догађаја такође баве планирањем догађаја. Дакле, хајде да разјаснимо забуну јер је важно да ви и ваши клијенти имате исто разумевање.
Оно што је у имену?
Индустрија планирања догађаја је домаћин бројних назива послова и описа послова. Планер догађаја, планер састанака, координатор догађаја, планер конвенција и менаџер догађаја да споменемо само неке. Листа изгледа бесконачна. Како индустрија расте, расте и листа радних функција.
Иако је раст радних места увек добра ствар, низ функција послова планирања догађаја и назива послова управљања догађајима може да збуни оне
Планирање догађаја
Почнимо са Планирање догађаја. Овде је кључна оперативна реч планирање. Сви догађаји - од венчања до прослава рођендана до великих корпоративних окупљања - почињу са неком врстом плана. Почетни разговори са клијентима у вези са идејама догађаја, темама, пожељним датумима и смерницама за буџет су део процеса планирања догађаја.
Планирање догађаја почиње на почетку, од најранијих фаза концепта и наставља се све док се не догоди стварни догађај. И, искрено, неколико недеља након догађаја док планери догађаја завршавају детаље и обрађују накнадне ставке. Планирање догађаја укључује блиску сарадњу са клијентом на дизајнирању догађаја који одражава клијентову визију окупљања и испуњава циљ догађаја. Клијенти који ангажују ан планер догађаја унајмите некога да испланира све аспекте догађаја, укључујући повезане детаље и акције, и да проведе тај догађај до његовог завршетка.
Одговорности за планирање догађаја могу укључивати, али нису ограничене на:
- Одабир опште теме за догађај
- Израда буџета
- Одабир места
- Преговарање о хотелским уговорима
- Ангажовање спољних продаваца
- Планирање менија
- Ангажовање угоститеља
- Организовање гостовања говорника или забаве
- Координација транспорта
- Избор шеме боја
- Развијање позивница
Планирање догађаја је све што иде у састављање догађаја. Ова функција потпада под већи кишобран управљања догађајима.
Управа догађаја
Свака врста догађаја је састављена од бројних делова који се уклапају као делови слагалице. Сви ови делови се на крају спајају како би створили догађај. Успешни догађаји доводе до тога да се сви ти повезани делови окупљају у право време и на правом месту, глатко, ефикасно и по плану. Овај процес се назива управљање догађајима. То је, једноставно речено, управљање пројектом самог догађаја.
Управа догађаја укључује креирање, координацију и управљање свим различитим компонентама догађаја, као и тимовима људи одговорних за сваки аспект. Неки аспекти управљања догађајима могу укључивати, али нису ограничени на:
- Резервисање локације за догађај
- Координација спољних добављача
- Израда плана паркирања
- Израда планова за ванредне ситуације
- Обезбеђивање усаглашености са стандардима здравља и безбедности
- Руководеће особље одговорно за сваку функцију
- Надгледање извршења догађаја
- Праћење догађаја
- Решавање ситуација догађаја на лицу места
Менаџери догађаја и организатори догађаја раде заједно
Дефинисање ове две функције је изазовно јер, не само да су уско повезане, већ се и одговорности често преклапају. Појединачни планери догађаја могу понудити услуге управљања догађајима, а менаџери догађаја такође могу понудити планирање догађаја. Све зависи од индивидуалног планера или тима за управљање корпоративним догађајима, места одржавања и самог догађаја.
Важно је разумети разлике између њих и одредити које услуге ћете пружати. На пример; Ако нудите услуге планирања догађаја за велики догађај, радићете са менаџером догађаја који ће координирати ваше услуге са услугама менаџера за кетеринг, аудиовизуелног тима итд. Дефинишите своју улогу и услуге које ћете пружати и јасно их саопштите потенцијалним клијентима како бисте избегли било какву забуну током процеса планирања.
