Било да тек почињете у посао планирања догађаја или сте искусан планер догађаја, велике су шансе да сте упознати са контролном листом за планирање догађаја или сте бар чули да се помиње током курса планирања догађаја или индустријског окупљања. За то постоји разлог. Контролна листа за планирање догађаја је најбољи пријатељ планера, непроцењив алат за успешно управљање вашим догађајима.
Напомена: контролна листа за планирање догађаја позната је и као распоред заосталих послова или критична путања.
Планирање догађаја све је у планирању. Чак и најкреативнија идеја догађаја ће пропасти ако није добро испланирана и изведена. Ево где долази контролна листа догађаја. То је ваш водич да останете организовани и у року од - или унапред - када жонглирате са безброј обавеза и разних детаља у планирању успешног догађаја. А посебно је корисно када управљате више догађаја. Заборављање једног малог задатка или заостајање у једном року може довести до домино ефекта: други наизглед неповезани аспекти вашег догађаја могу почети да се распадају, један по један.
Зато се немојте ослањати на своје памћење, лепљиве белешке или шкработине на блоку да би ваш посао планирања догађаја текао несметано. Научите да саставите ефикасну листу за планирање догађаја и она ће ускоро постати ваш нови најбољи пријатељ.
Пре него што почнете
Да бисте започели, уклоните неко време из свог распореда да бисте се фокусирали на догађај који планирате. Затим, очистите свој ум. Озбиљно. Без гледања у телефон или одговарања на е-пошту. Морате да замислите овај догађај од почетка до краја без прекида или ометања како бисте могли ефикасно да планирате све задатке које морате да завршите.
Спреми се
Размислите о догађају који планирате и запишите све детаље који су потврђени: име клијента и контакт информације, датум одржавања, локација, број присутних итд. Извадите календар и обележите датум догађаја на овом календару подебљаним словима. Прикупите све друге релевантне материјале – фотографије место одржавања, листа угоститељи контактирати – то су део овог догађаја.
Иди уназад
Начин да почнете да пишете контролну листу за планирање догађаја је да радите уназад.
Гости догађај доживљавају као једнодневно или вишедневно окупљање са свиме што се дешава одједном. Као наступ уживо који се појављује на сцени и лепо је изведен. Планери догађаја посматрају догађаје као низ мањих догађаја који се уклапају као делови слагалице да би кулминирали у коначном догађају. Дакле, као планери, почињемо од почетка. Што је неколико недеља или месеци пре него што се стварни догађај догоди.
Почните на почетку
Када одлучујете одакле да почнете да пишете контролну листу за планирање догађаја, размислите о постављању чврсте основе за ваш догађај. Пре него што изаберете шеме боја и наручите цвеће, морате се позабавити основама. Од потписивања уговора до преговарања о блоку соба, све треба да буде написано на вашој контролној листи, без обзира колико велика или мала. Кључно је да се прво побринете за све задатке који се могу обавити унапред како бисте имали више времена у вашем распореду за оне обавезе које се дешавају ближе датуму догађаја.
Неки примери ставки које треба укључити у контролну листу планера догађаја:
- Потписивање уговора (са клијентом, местом одржавања, продавцима, итд.).
- Потврдите датум и време са местом одржавања
- Изнајмите забаву (бенд, звучник, итд.)
- Сигуран хотелски блок
- Позивнице поштом
- Изаберите мени
- Унајмите конобаре
- Потврдите број гостију
- Преглед сајта
- Потврдите подешавање собе
Дозволи додатно време
Уз сваку ставку на контролној листи догађаја додајте додатно време. Ако је датум за стварно слање позивница 15. март, ставите ставку на своју листу да би позивнице биле спремне за слање 8. марта, недељу дана раније. То вам даје мало додатног времена ако нешто пође по злу са позивницама или ако касните из неког другог разлога.
Укључите подсетнике на своју контролну листу
Није довољно да на контролној листи напишете „потпишите уговор са угоститељем“, а затим означите поље када завршите. Мораћете да се уверите да је угоститељ примио копију уговора и да вам је такође вратио потписану копију. Дакле, за сваку велику ставку коју додате на своју контролну листу, укључите подсетник. На пример, „Наставите са угоститељом у вези са уговором.“ Додајте још један, каснији подсетник који гласи „Примљен потписан уговор од угоститеља.” Није неуобичајено да се ухватите у коштац са задатком и сматрате га обављеним када је заиста завршен само на вашем страна.
