Тешко је планирати буџет догађаја без добре идеје о трошковима које ћете имати. То изгледа очигледно, али трошкови повезани са Планирање догађаја може доћи са више различитих места. Таман када помислите да сте идентификовали све своје категорије трошкова, појављује се још једна да вас врати на таблу за цртање.
Да бисте спречили да вам се то догоди, користите овај преглед трошкова планирања догађаја док креирате свој буџет.
Трошкови догађаја на лицу места
Ово укључује трошкове и накнаде које обично наплаћује место догађаја. Често најскупљу категорију, уједно је и најлакше предвидети јер ћете добити званичну процену трошкова коју ћете унапред прегледати. Не заборавите да узмете у обзир варијабилне трошкове који се мењају у зависности од броја присутних. Кетеринг је пример варијабилног трошка јер се количина хране која вам је потребна — а после тога и трошкови — повећава са сваким додатком вашој забави.
Ево пунцх листе трошкова догађаја на лицу места које треба ставити у свој буџет:
Трошкови места одржавања
Ово су трошкови просторија:
- Роом Рентал
- Депозит
- Осигуравајуће покриће
- Паркинг
Храна и кетеринг
Ево свега што је везано за јело и пиће:
- Оброци
- Пића
- Накнаде за рад бармена/сервера
- Порез и накнаде за услуге/напојнице
Аудио/Визуелно
Ово су ваши трошкови презентације:
- Микрофони
- Екрана и пројектори
- Приступ интернету
- Друга специјализована опрема
Продавци трећих страна
Ова категорија представља све артикле и услуге које испоручују продавци ван места домаћина. Сваки ће вам наплатити независно, тако да је важно да пажљиво пратите сваког добављача. Коришћење табеле ће вам помоћи да организујете контакте са добављачима заједно са трошковима повезаним са њиховим услугама.
Изнајмљивање догађаја
Ови трошкови се односе на све што треба да доставите:
- Постељина, лајсне за столове и навлаке за столице
- Шатори, позорнице и забавне атракције
- Физичке ставке које не обезбеђује место одржавања
- Рад и испорука за постављање/деформисање
Децор Вендорс
Да би ствари изгледале добро, биће трошкови за:
- Аццент Лигхтинг
- Цвеће и централни делови
- Балони
Забава
Не заборавите на накнаде повезане са:
- Музичари или ДЈ
- Накнаде за говорнике
- Возачи по уговору (храна, смештај, превоз)
Трошкови производње
Продукција укључује сво особље и ресурсе потребне за планирање и извођење догађаја. Ови трошкови почињу оног тренутка када је догађај осмишљен и настављају се кроз папирологију након догађаја. Укратко, ова категорија представља трошкове организације догађаја, привлачења учесника и управљања административним елементима.
Маркетинг и регистрација
Ова категорија може да се зброји са трошковима за:
- Штампа и рад на веб дизајну
- Огласи
- Позивнице
- Управљање регистрацијом
Планирање и организација
Догађаји захтевају људе, а трошкови укључују:
- Накнаде планера догађаја
- Запослени са скраћеним радним временом и запослени на одређено време
- Канцеларијски материјал
- Трошкови комуникације
- Путни трошкови
Административни трошкови
Не занемарите папирологију и трошкове за:
- Задаци плаћених запослених
- Рачуноводствени трошкови
- Законске таксе
- Консултантске накнаде
Прекорачења трошкова и хитна средства
Не постоји магични број за оно што треба да одвојите за непланиране трошкове, али морате очекивати неочекивано. Неки планери догађаја предлажу буџетирање 5 - 10% више од предвиђених трошкова, док други бирају округли број за рад. Већи догађаји би, наравно, требало да издвајају више, јер би превид који се наплаћује по особи могао да достигне хиљаде долара.
Сврха овог прегледа је да вас упозна са различитим врстама трошкова планирања догађаја који могу настати. Сваки догађај је јединствен, тако да ваш може укључивати више или мање наведених ставки. Важно је знати одакле ће доћи ваши трошкови. Превиђање трошкова повезаних са одређеним добављачем или категоријом може изазвати пустош у вашем буџету, али у најгорем случају потпуно заборавите на трошак док не стигне рачун.
