Како да направите приручник за волонтере за своју непрофитну организацију

Када ваша непрофитна организација почне да привлачи волонтере, то може бити узбудљиво време раста и заједнице за све укључене. Међутим, када волонтери почну да емитују, може бити огромно да се укрцају, тренирају, па чак управљати сви они. То је значајан проблем, али ваша организација може креирати системе и стандарде за подршку вашим волонтерима.

Ту је од суштинског значаја волонтерски приручник. Слично као приручници запослених и материјале за обуку у предузећима, приручник за волонтере служи за информисање, едукацију и подршку волонтерима.

Шта је приручник за волонтере?

У својој суштини, приручник за волонтере је ресурс (штампани или дигитални) који јасно дефинише шта ваша непрофитна организација ради и како волонтери помажу организацији. Може објаснити правила волонтирања, као и поставити задатке или очекивања.

То је такође „наслеђени“ ресурс који свако може да користи док расте са вашом организацијом.

Зашто створити један?

Непрофитне организације, у многим случајевима, имају ограничене ресурсе и особље. Трошење времена на регрутовање, обуку и надгледање волонтера може се брзо повећати, посебно ако имате много заинтересованих појединаца.

Срећом, приручници за волонтере могу помоћи да се смањи део времена и новца укључених у регрутовање и пријем волонтера. Такође, приручници за волонтере не морају бити скупи или разрађени. Једноставан онлајн ПДФ може да стандардизује волонтерско искуство и не захтева много времена, новца или материјала за штампање.

Најбоље од свега, приручник за волонтере пружа конзистентан ресурс на који се особље, волонтери, па чак и донатори могу позвати. То свима даје јасну слику о томе шта ваша организација ради и како волонтери помажу. Уместо да брину о недоследним искуствима у обуци или упутствима „од уста до уста“, волонтери и особље имају приручник који им помаже да успеју.

Када укључите методе комуникације и контакт информације, такође смањујете количину „преношења палице“ која може бити потребна да се одговори на питање волонтера или организује распоред. Приручник за волонтере оснажује људе да раде свој најбољи посао путем директног приступа људима са којима раде.

Када пишете приручник, биће од суштинског значаја да узмете у обзир своју публику. Можда имате младе волонтере, породичне волонтере и старије волонтере. Код ових других, посебно је важно разговарати с њима с поштовањем без употребе клишеа или стереотипа.

Шта улази у приручник за волонтере?

У зависности од величине и сектора ваше непрофитне организације, ваш приручник ће се разликовати по величини и ширини. Свака непрофитна организација је другачија и има своју структуру, тако да не постоји један садржај за ваш приручник за волонтере.

Међутим, многе непрофитне организације, и мале и велике, користе приручнике који укључују ставке као што су:

• Поздравно писмо. Ово се може састојати од захвалности или срдачне добродошлице како би се повећало интересовање за волонтерски програм. Такође поставља тон за однос између особља и волонтера ваше организације. Можете чак и истакнути како волонтирање користи волонтерима да бисте још више заинтересовали људе да се придруже вашем програму.
• Мисија организације. Мисија објашњава ко, шта и зашто ваше организације.
• Списак запослених и Управни одбор.
• Програми и кампање. Наведите све програме које ваша непрофитна организација нуди, као и све програме који се односе на заједницу. Укључите понуђене услуге, финансиране програме и отворене локације.
• Улоге и одговорности волонтера. Овај одељак може да садржи позиције и задатке које треба попунити. Такође можете истаћи утицај који волонтери имају и информације о разноликости и заступљености.
• Волунтеер Полици. Наведите квалификације за волонтерске позиције. На пример, ако им је потребна провера прошлости, тестови или сертификати. Укључи Пријавни формулари. Објасните политику одсуства и отказа
• Понашање и понашање. Објасните правила облачења, очекивања професионалног понашања и где волонтери могу пријавити забринутост. Неке организације могу укључити свој етички кодекс, посебно ако је рад волонтера осетљив, као што је брига о деци, инвалидима или старијим особама.
• Операције и нацрти рада. Непрофитне организације могу да учине овај одељак специфичним за различите улоге волонтера или да обезбеде генерички шаблон где да се пријаве или шта да носе. Такође укључите безбедносне смернице, радни процес и информације о сменама и распореду.
• Именик. Укључите чланове особља или вође волонтера који су задужени. Наведите основне бројеве телефона, групне алате и веб локације које ће помоћи волонтерима да прате своје задатке или распореде.

Често приручници за волонтере укључују много више ставки него што је овде наведено. На пример, Националне фондације за дивље животиње укључују одељке о управљању евиденцијом, кодексу облачења, присуству и времену, минималним потребним сатима, обуци, процена, препознавање, понашање, пушење и дрога, безбедност и одговорност, надокнада трошкова, безбедност и безбедност, сексуално узнемиравање и сукоби камата. 

Подешавање

Горња листа је само почетна тачка за вашу непрофитну организацију; ни на који начин то није једини формат који можете изабрати. Непрофитне организације могу да направе пуну верзију приручника или могу да заузму више волонтерски „оријентациони“ приступ.

Приручник за оријентацију може се фокусирати само на улоге и задатке које ће волонтери обављати за вашу организацију. Ови описи могу бити прилагођени свакој позицији или могу послужити као општи приручник за оријентацију који добијају сви волонтери. Оријентација такође може укључивати видео записе којима волонтери могу приступити на даљину или групни или индивидуални састанак.

Неке непрофитне организације ће можда морати да укључе додатне одељке у своје приручнике, као што су смернице за надокнаду или процедуре за хитну евакуацију. Можда их и има правна или одрицања од одговорности у осигурању, као што су информације о одговорности за повреде и информације о „Закону добрих Самарићана“ ваше државе. Одвојите тренутак да питате да ли има неких „необичних“ задатака које ћете тражити од својих волонтера и направите одељак у свом приручнику који им се бави.

Како направити приручник за волонтере (брзо)

Лепота приручника за волонтере је у томе што не мора да буде компликован. Можете користити постојеће документе за обуку или разговоре између особља и волонтера да одлучите шта да укључите.

Такође можете користити приручнике других непрофитних организација као нацрт (али немојте копирати!). Такође, имајте на уму да ваш приручник не мора бити савршен; у реду је почети са првим издањем и надоградити док се ширите.

Кључ је само да почнете.

Користећи Мицрософт Ворд или Гоогле документе, један од ваших волонтера или чланова особља може изабрати стручни приручник шаблоне, шаблоне брошура или једноставно користите основни документ. Међутим, да бисте олакшали прегледавање, покушајте да укључите:

• Јасан наслов са свим релевантним информацијама (име, адреса, контакт информације)
• Садржај
• Преломи страница између секција
• Једноставан садржај који се лако чита
• Лако читљив фонт и боје
• Контакт информације координатора програма за безбедну комуникацију

Можете брендирати свој приручник тако да одговара бојама, фонтовима и стилу слике ваше организације. Нека ваш приручник буде што јаснији, организован и сажетији.

Примери

Тражите инспирацију? Ево неколико примера како би ваш волонтерски приручник могао да изгледа:

• Центар за слушни говор и глувоћу Приручник за оријентацију волонтера
• Католичке добротворне организације Мејна Волунтеер Хандбоок
• Политике и процедуре. Национална фондација за дивље животиње
• Оснаживање жена Волунтеер Хандбоок
• ПРОНАЂИТЕ Банку хране Волунтеер Хандбоок

Запамтите, не постоји приступ "једна величина за све" за креирање приручника за волонтере. Размислите о томе које информације треба да доследно делите са својим волонтерима и које ресурсе бисте желели да они имају. Увек можете додати ажурирање касније.

Уштедите време, новац, енергију и стрес тако што ћете свом особљу и волонтерима дати ресурс који могу да искористе да остваре највећи утицај уз најмању количину надзора.