Вођа састанка је запослени који је одговоран за планирање, организовање, управљање детаљима о, и позивање учесника на састанак. Он или она је запослени који је задужен и одговоран за напредак стварног састанка. Они предузимају одређене радње пре, током и после састанка како би осигурали да састанак успешно постигне своје циљеве.
Шта је вођа састанка?
Лидер састанка је кључан чинећи састанке и тимове успешним. На неким састанцима, лидер је већ шеф одељења, вођа тима или особа коју је виши менаџмент именовао да води иницијативу. Ови запослени су изабрани за своју лидерску улогу због њихових перципираних вештина као менаџера или лидера.
У другим случајевима, запосленик се може природно појавити као лидер. Ови лидери су запослени на које се други запослени угледају и поштују. У другим приликама, тим може одлучити да ротира водећу улогу међу свим члановима. Ово омогућава свим члановима тима да наставе да развијају своје вештине као вође састанака и уопште у стварању успешних састанака.
Одговорности вође састанка
Ево неких од кључних одговорности вође састанка.
- Вођа састанка одређује циљ, задатак или сврху која се мора постићи на састанку. Ово је често задатак или део описа посла вође.
- Вођа састанка одлучује да ли је састанак најбољи могући метод за постизање циља или сврхе или постизање жељеног исхода. Одговорите на питање: да ли је потребан састанак?
- Вођа састанка одређује ко треба да помогне у планирању састанка.
- О томе одлучује вођа састанка дневни ред састанка. (На састанцима који су у току, овај задатак се обавља на крају текућег састанка.)
- Вођа састанка одређује датум, време и локацију најчешће користећи заједнички организациони календар.
- Вођа састанка саставља пре-рад за састанак као што су читање, финансијске информације, историја, повезани записници са састанка тима и тако даље.
- Вођа састанка позива учеснике и распоређује задатке и предраду, остављајући што је могуће више времена како би учесници дошли спремни на састанак.
- Вођа састанка осигурава да састанак има записничар или записничар документовати поступак и све обавезе, ставке акције или одлуке. Она такође поставља мериоца времена када је то потребно за уредно вођење састанка.
- Вођа састанка може користити ледоломац за загревање учесника и створити окружење у коме је учесницима састанка пријатно да комуницирају једни са другима и размењују идеје и информације.
- Вођа састанка долази рано и води састанак одржавајући то на правом путу и укључивањем свих учесника тако да свако осећа да је њихово присуство било од суштинског значаја на састанку. Тиме се обезбеђује њихово учешће на следећем састанку
- Вођа састанка зачини састанак компаније тако да се учесници не осећају досадно и досадно. Било да користите ледоломце, хумор или забавне примере, ниједан састанак не би требало да се заврши без смеха.
- Вођа састанка осигурава да су следећи кораци и ставке акције додељене и руковане.
- Вођа састанка извештава о састанку и планира дневни ред за следећи састанак.
- Вођа састанка прати учеснике између састанака како би се уверио да су акције на правом путу и да понуди помоћ и/или ресурсе ако волонтер има проблема.
Додатне улоге лидера
Вођа састанка преузима ове одговорности, али такође има улоге које се односе на комуникацију, извештавање и учинак саиграча.
Сваки члан тима или састанка који је међуфункционални има обавезу да своје одељење или функцију обавештава о активностима и напретку састанка или тима који је у току. Они такође имају одговорност да траже мишљење од колега који нису у тиму или на састанку. Не може сваки запослени да присуствује сваком састанку.
Ако учесник састанка ради неефикасно на састанку, вођа има одговорност да исправи понашање кроз ефикасне технике вође састанка током састанка и ефикасно тренирање ван састанка. Учесник састанка који монополизује састанак својим мишљењима или критикује друге чланове због њихових мора бити исправљен пре него што појединац саботира успех састанка.
Доња граница
Ефикасан вођа састанка не гарантује да ће пројекат или тим бити успешан, али он или она су кључни фактор који доприноси када пројекти, одељења, састанци или тимови успеју.
