Свака организација и посао (од адвокатских фирми до производних компанија) требају политику која се обраћа посетиоцима на радном месту. Ове политике радног места штите посетиоце, запослене и пословање у целини. Посетиоци могу повредити себе, повредити друге или оштетити имовину.
Такође постоји ризик од крађе (интелектуалне или физичке), саботаже, па чак и тероризма. Иако свака организација захтева нешто другачије (канцеларија Фортуне 50 ХК има много више посетилаца него мала радња за производњу електронике), узорак испод покрива главне тачке.
Политике приступа посетилаца развија Одељење за људске ресурсе и већина стручњака за људске ресурсе или има политику или зна како да је напише. Ако не, могу га добити од професионалне организације као што је СХРМ (Друштво за управљање људским ресурсима).
Узорак случаја
Зиплине Интернатионал (фиктивна компанија) је успешна јер запошљавају талентоване професионалце и производе водеће производе у својој индустрији. Пошто неовлашћени посетиоци могу украсти интелектуалну својину, повредити се у опасним производним областима или нанети штету запосленима, Зиплине је применио строгу политику приступа посетилаца. Ова политика иде далеко у заштиту пословних тајни и заштиту посетилаца и запослених.
Пријавите се и одјавите
Сви посетиоци морају бити регистровани у софтверском систему за управљање посетиоцима којим управља рецепционер на предњем улазу. Систем бележи име и компанијску припадност сваког посетиоца, као и сврху и трајање њихове посете.
Виситор Бадге
Приликом пријаве, сваки посетилац се фотографише и добија беџ са фотографијом. Уз њихову фотографију, беџ приказује име посетиоца и време трајања посете. Беџ посетиоца мора да се носи у сваком тренутку.
Посетиоци морају увек да буду у пратњи запосленог спонзора
Сви посетиоци морају бити у пратњи запосленог(а) кога посећују за време свог боравка. Овај захтев се не односи на посетиоце из експозитура Зиплине-а. Могу се направити посебни аранжмани за смештај извођача ангажованих за дугорочне задатке, али ти аранжмани морају бити усаглашени са директором обезбеђења.
Фотографије
Фотографије се не смеју снимати без претходног одобрења правног одељења или директора безбедности. Осим тога, дозвољена фотографија не може бити објављена без претходног одобрења директора маркетинга.
Прикривање
Сви посетиоци морају да потпишу НДА (уговор о неоткривању података) приликом пријаве.
Приступ мрежи за госте
Посетиоци којима је потребан приступ интернету добијају корисничко име и лозинку за Зиплинеову бежичну мрежу. Госту ни у једном тренутку није дозвољен приступ интранет програму компаније са свог лаптопа или другог мобилног уређаја.
Улога главног маршала
Сваки запослени који примети посетиоца без беџа треба одмах да га обавести надлежном службенику за своју област. Главни управник има одговорност прве линије за спровођење политике управљања посетиоцима. У случају хитне евакуације, рецепционар на рецепцији штампа списак свих посетилаца и доставља листу шефу спрата у зони евакуације. Водитељи су одговорни за обрачун свих посетилаца током евакуације.
Одрицање од одговорности:Ово је пример политике и не представља правни савет. Она само треба да буде почетна тачка у креирању политике прилагођене специфичним потребама ваше компаније. Зиплине Интернатионал је фиктивна компанија (према мојим сазнањима) и име је коришћено само као пример у писању ове политике.
