Телефон управљање временом је важно јер је телефон и даље примарно средство комуникације за већину малих предузећа. Али велики део времена које предузећа проводе користећи телефон је губљење времена. Уместо да комуницирамо са људима са којима желимо да комуницирамо када упућујемо одлазне позиве, ми губимо време разговарајући са другим људима или машинама, играјући бескрајне рунде телефонских ознака.
Али шта ако бисмо могли само да позовемо и разговарамо са људима са којима смо желели да разговарамо, да кажемо оно што желимо да кажемо и да наставимо даље? Замислите колико још продуктиван могли бисмо бити и колико би нам времена требало да радимо друге ствари.
Па, можемо - и потребно је само мало припреме унапред.
Ажурирајте своје контакт информације
Било да су добављачи, редовни клијентима, или извођачи радова, многи од нас више пута зову исте људе. Ажурирајте своје контакт информације са детаљима који штеде време како не бисте губили време покушавајући да дођете до људи који нису доступни.
На пример, ако знате да одређена особа коју желите да контактирате узима ручак од 13 до 14 часова. сваки дан, зашто губим време покушавајући да је назовем за то време?
Бројеви програма које често зовете
Програмирајте бројеве за оне које редовно зовете у свој телефон да бисте уштедели време да их тражите.
Планирајте своје одлазне позиве
Пре него што позовете, запишите главни циљ позива и кључне тачке које желите да покријете. Ово ће вам помоћи да се држите тачке када сте на телефону и да будете сигурни да покривате све што имате желите да покријете, штедећи време током позива и избегавајући да морате поново да зовете јер сте заборавили нешто.
Држите информације о контакту испред себе
Ако зовете некога ко је унет у вашу базу података, имајте све информације о особи коју зовете испред себе када зовете. Без обзира да ли користите стони рачунар, мобилни уређај или Ролодек, ово је одлична помоћ за памћење током позива. Осим тога, ако не морате да тражите нешто као што је име мужа клијента, имаћете опцију да правите белешке током позива, уштедећи још више времена.
Користите спикерфон или слушалице
Наравно, ако желите да правите белешке током позива (или да радите било шта друго док разговарате телефоном), добар спикерфон или слушалице су од суштинског значаја. Ослобађање руку може ослободити много времена.
Оставите детаљну поруку
Ако дођете до нечије телефонске секретарице или говорне поште, оставите комплетну поруку у којој се два пута наводи ваш телефонски број и разлог због којег зовете. На пример, „Ово је Сузан Ворд на (број телефона). Зовем да разговарамо о процени за ваш пројекат. Можете ме контактирати на (број телефона) данас поподне."
Навођење вашег броја двапут даје примаоцу поруке много веће шансе да је исправно схвати и запише без поновног пуштања поруке.
Не дајте се телефонској присили
Када покушавате да дођете до некога, а нисте, примамљиво је да се јавите - можда сваких пола сата! Али ако сте пустили одговарајућу поруку, нема потребе да губите време остављајући поновљене поруке (и попуњавајући телефонску секретарицу или говорну пошту особе). Дајте особи коју зовете разумно време да се јави, на пример до следећег радног дана.
Блокирајте време за телефонске позиве
Закажите своје телефонске позиве и обавите их све заједно у једном блоку времена, ако је могуће. Већина нас није тако добра у обављању више задатака и губи велику продуктивност када прелазимо са једног задатка на други. Дакле, ако имате десетак позива за одређени дан, ефикасније је да их све обавите у једном сату него да обавите један или два, а затим обавите још три позива сат касније, и још два 45 минута касније то.
Резервишите своје одлазне телефонске позиве, ако је могуће
Ако то неће бити брзи позив, када некога први пут позовете, представите се, реците јој зашто сте да позовете, а затим је питајте да ли је згодно време за разговор или би радије резервисала време за разговор то. Онда договорите да ћете је назвати у то време. Ово не само да вам може уштедети време на лицу места, већ и време када поново позовете особу јер ћете обоје бити спремни да разговарате о питању о којем сте првобитно позвали.
Обављајте своје одлазне телефонске позиве у "приме Тиме"
Истраживања су показала да је више људи у својим канцеларијама рано ујутру и да се може доћи између 8 и 11 сати.
