Пре кризе са корона вирусом, компаније су саме одлучивале ако желе запослени да раде на даљину или да имају услов за стално присуство у канцеларији. Одједном, свет се преокренуо наглавачке и већина предузећа је морала да се пребаци и прилагоди моделу рада на даљину.
Међутим, чак и када се наредбе о останку код куће на крају заврше, знање како ефикасно водити састанак на даљину ће и даље бити одлична вештина коју треба поседовати. Такође је вероватно да ће ово искуство рада на даљину - барем део, ако не и све време - стећи неке присталице. Ево 10 начина да вам помогнемо да састанке на даљину учините најефикаснијим.
Потребни су вам одлични технолошки алати
Када радите у оквиру а донесите културу свог уређаја (БИОД), људи ће имати различите системе и могућности. Ваши запослени, међутим, можда немају оно што им је потребно да учествују у успешној видео конференцији. Размислите о стандардизацији лаптопова или барем постављању минималног стандарда како би видео конференције биле јасне и ефикасне.
Желећете да имате неколико врста технологије које су договорене за састанке на даљину како би запослени постали ефикасни и искусни. Ово такође може значити улагање у квалитетне слушалице, које могу помоћи у блокирању позадинске буке, као и спречавању повратних информација од других о видео позиву.
Држите се основа успешног састанка за састанке на даљину
Уобичајени су споредни разговори и ћаскање пре састанка лицем у лице, али не функционише увек добро у виртуелним ситуацијама. Стручњаци за састанке Боб Фриш и Кери Грин предлажу да имате формалну структуру, додељеног фасилитатора, дневни ред и поставите временска ограничења како би ваш виртуелни састанак несметано функционисао.
Као и код сваког успешног састанка, такође ћете морати унапред да кажете разлог због којег се сазивате, циљ и како очекујете да ће одлука, резултат или резултати изгледати након тога.
Не потцењујте фактор социјализације
Постоје различити разлози због којих запослени на даљину желе да одржавају састанке: дељење информација, размишљање о решењима, координација активности и генерално изградња тима. Али један важан разлог за одржавање састанка на даљину је социјализација. Тимови који се налазе на даљину морају да изграде друштвене везе како би боље радили заједно. Управо сада, можда ћете морати да одржите више састанака него у „нормалним“ временима јер се толико људи осећа изоловано и неповезано једни од других.
„Што више можете да изградите осећај заједнице тренутно, то је боље за свачије емоционално здравље и радни учинак“, каже аутор и извршни директор дигиталне агенције Хауард Тиерски. „Добро одржан састанак заправо може бити светла тачка у иначе туробном и депресивном дану.
Виртуелни ледоломац или активност ће вам такође помоћи да започнете састанак на даљину на позитивној ноти и подстаћи ће разумно прелажење на главну тему боље од беспосленог ћаскања. Чак и а забава ледоломац помаже загрејати разговор групе.
Искључите звук када је потребно
Позадински шумови, као што су људи који праве белешке на својим лаптоповима, додају огромну буку виртуелном састанку. Подсетите учеснике да притисну звук ако ће куцати (осим ако не говоре) или ако се у позадини чује друга бука, као што су деца, телевизори, саобраћај и кућни љубимци.
Поделите своје реакције
Иако можете да видите чланове свог тима, што је више људи на удаљеном састанку, то мање можете виде једни друге знакове лица и читају говор тела — суштинске компоненте комуникације у таквом Животна средина. Ово може довести до непријатног искуства.
Када су људи пригушени, у тандему са недостатком говора тела и општом непријатношћу ситуације са састанцима на даљину, можете имати проблема да кажете како људи реагују.
Ако се неко нашали, реците наглас: „То је смешно“ јер можда неће видети ваш осмех или чути ваше смејање.
Имајте кодекс облачења за састанке на даљину
Рад код куће генерално чини опуштенији радни дан, али неки људи превише прелазе умереност. На пример, судија на Флориди морао је да подсети адвокате да устану из кревета за виртуелна судска саслушања и да обуку уобичајену одећу. Уверите се да ваши запослени познају посао очекивања за њихово пословно одело.
Дајте свим учесницима прилику да говоре
На редовном састанку можете очекивати да ће људи говорити када је потребно. Због недостатка друштвених знакова и препорученог утишавања звука, људи могу имати потешкоћа да кажу шта треба да кажу. Тхе фасилитатор или вођа састанка треба да пита људе посебно да проговоре или да свим учесницима дају прилику да дају повратне информације или поделе идеје.
На састанку на даљину, неким запосленима је пријатније да говоре и не желите да дозволите никоме да доминира. Стога, фасилитатор ће можда желети да позове људе по имену како би омогућио сваком члану тима да комуницира.
Искористите функцију ћаскања и видео могућности алата
Ако ваш виртуелни алат за састанке има функцију ћаскања, реците људима да је користе. Прозор за ћаскање је драгоцено место за бележење важних идеја и постављање питања без прекидања излагача.
Такође можете да замолите учеснике састанка на даљину да укључе видео компоненту алата или лаптопа. Ово је користан начин да се помогне људима да остану на задатку и ефикасно учествују у удаљеном састанку.
Ако можете да се видите, знате да ли је ваш колега ангажован на састанку или не. Ако користите визуелни контакт, замолите учеснике да седе у делу свог дома који је спокојан и не омета визуелну пажњу.
Немојте се плашити да се позабавите тешким проблемима током састанка на даљину
Као што наводе Фриш и Грин из Харвард Бусинесс Ревиев-а, може бити примамљиво само предложити да сви сачекају док се не врате у канцеларију како би се позабавили одређеним хитним питањима.Али сада морате да се позабавите данашњим темама које вас брину. Одлагање проблема им омогућава Убрзати, што је контрапродуктивно за пословни успех.
Односите се према људима са љубазношћу и поштовањем
Иако су људи склонији да буду самосвеснији пред камером него у разговорима лицем у лице, показивање љубазности је увек добар савет за било који облик састанка. Не критикујте људе због њиховог осветљења, постављања камере или других визуелних проблема током састанка. Време да се те ствари исправе је пре састанка, један на један.
Доња граница
Надамо се да ће ови савети помоћи да ваши састанци на даљину постану ефикаснији и вреднији. Они не би требало да служе само као алат који ће вашим запосленима помоћи да се осећају удобније седећи испред камере и учешће, али ојачајте своју способност да водите и управљате протоком разговор. И, као и многи пословни изазови пре њега, ваши виртуелни састанци ће се побољшати временом, вежбањем, упорношћу и стрпљењем.
