Регистрација је прва тачка контакта са вашим гостима, а несметан процес пријаве одржава ниво узбуђења на високом нивоу и поставља тон за одличан догађај. Са друге стране, неорганизовано и дуготрајно искуство може оставити публику да гунђа све док ваш догађај не почне. Са толико јахања на столу за регистрацију, дефинитивно желите да то урадите како треба први пут. Пратите ову контролну листу основних ствари да бисте били сигурни да сте добро почели.
Веће је боље
Једноставна математика нам говори да ће велике гужве захтевати више радне снаге ако желите да избегнете дуге редове. Препоручујем једног пратиоца на сваких сто гостију, и једног плутача на сваких двеста гостију. Што се тиче потреба за столом, претпоставите два помоћника по столу од осам стопа и додајте додатну табелу овом прорачуну за залихе и радни простор.
Останите повезани
Не желите да трчите по ходницима у потрази за утичницом или интернет конекцијом, па се побрините да ове линије дођу до вашег стола унапред. Такође ћете желети да понесете лаптоп чак и ако не планирате да га користите. Приступ на мрежи може бити од користи ако треба да проверите е-пошту или помогнете изгубљеним гостима да пронађу пут до и од места одржавања. На крају, али не и најмање важно, проверите стање осветљења. Ако је ходник слабо осветљен, можда бисте желели да додате неколико светла за стол да бисте лакше читали своје листе.
Не заборавите канцеларијски материјал
Сваки планер треба да има напуњену кутију за прибор канцеларијске ствари попут траке, маказа и асортимана маркера. Друге значајне ставке за вашу листу паковања укључују празне етикете са именом, бројеве табела и резервисане знакове које можете користити по потреби. Да, ваше место ће имати приступ већини ових ствари, али време и фрустрација које уштедите тако што ћете их имати поред вас су непроцењиви.
Убрзајте одговоре
Један од највећих ометача вашег „ритма регистрације“ биће гомила једноставних питања која долазе и од волонтера и од учесника. Можете спречити да ови упити успоравају линију за регистрацију постављањем табеле помоћи. Бићете запањени колико ефикасније може да ради сто за пријављивање када имате посвећену особу која одговара на питања попут „где је купатило?“
Остати отворена
Неопходно је задржати најмање једну особу за столом за регистрацију током целог догађаја. Не желите да се релативно мали проблем претвори у нешто веће јер нико није био доступан да вам помогне. Ово се обично дешава када су гости приморани да траже негде другде када се ваш тим не може пронаћи. Потребна је само једна лоше темпирана пауза у купатилу да бисте послали нестрпљивог учесника према кухињи да затражи салату без лука!
Држите своје пријатеље близу
Постоји неколико бројева за контакт са којима ћете желети да се опоравите пре него што догађај почне. Први је број мобилног телефона вашег координатора догађаја. Неће бити времена да претражујете зграду када понестане папирних пешкира у купатилу, тако да је овај број апсолутно обавезан. Још један добар број који треба имати за питања у вези са храном је менаџер кетеринга. Коначно, потврдите најбоље бројеве за хитне случајеве за полицију и ватрогасне службе. Неки хотели имају своје обезбеђење које је често најбоља тачка контакта у овим ситуацијама.
Регистрационе табеле треба да обезбеде више од само а знак добродошлице и ознаку са именом. Из перспективе гостију, они представљају центар за корисничку подршку за ваш догађај. Али да бисте испунили ова очекивања, морате бити спремни. На крају крајева, ако гости не могу да прођу регистрацију, онда ће остатак ваших напора у планирању остати непримећен.
