Kommunikation är grunden för varje relation i ditt liv. Utan effektiv kommunikation, det kan uppstå missförstånd, problem och konflikter bland din personal, dina kunder och alla andra du kommer i kontakt med. Dålig kommunikation kan göra en arbetsmiljö frustrerande och skapa stor personalomsättning.
Dessa tips kan hjälpa dig att finjustera dina kommunikationsförmåga så att du kan spara tid, minska stress och bli mer produktiv genom att kommunicera effektivt i dina affärsinteraktioner.
Begränsa distraktioner och lyssna
De flesta av oss är inte särskilt skickliga på att lyssna på andra. Alla är distraherade, och den genomsnittliga uppmärksamheten börjar enligt uppgift minska. Det finns några åtgärder du kan vidta begränsa distraktioner så att du kan fokusera på vad andra säger.
Du kan prova att stänga din e-postklient, stänga av telefonens ringsignal och stänga dörren till ditt kontor. Dessa få enkla åtgärder minskar inte bara dina distraktioner, utan de gör också samma sak för personen du lyssnar på och låter dem veta att du fokuserar på dem.
Ta dig tid att fokusera på personen framför dig. Du har förmodligen flera viktiga frågor att ta itu med som du tänker på. Du kan dock använda den här tiden till att inte tänka på dem.
Personen du lyssnar på tror på vad de har att säga är viktigt. Sakta ner dig själv och skapa ett ge-och-tag som låter båda parter tala och lyssna. Försök att inte göra snabba bedömningar och vänta tålmodigt på att de ska sluta tala. Det här är de första stegen du kan ta mot att bli en aktiv lyssnare.
Aktivt lyssnande är konsten att lyssna för att förstå. Det finns flera tekniker du kan använda för att öka din förmåga att lyssna och behålla. När du lyssnar, använd verbala uppmaningar för att hålla informationen flytande. Uppmaningar som "Verkligen? Vad gjorde du då?" ger dem en öppning för att ytterligare förklara något.
Omformulera och tala tillbaka vad personen säger till dig. Denna feedback låter dem veta att du lyssnar och förstår. Till exempel, "Så maskinen fungerade bra, och Bob sa till dig att om du gjorde det på det här sättet skulle maskinen fungera bättre. Då slutade det fungera?" visar en förståelse för omständigheterna som en anställd säger ledde till att en utrustning gick sönder.
Vanligtvis, för att få mer information från någon måste du kunna ställa frågor som är utformade för att be om rätt information. Personen du pratar med kan vara för upphetsad för att lyssna på dig när du försöker ta reda på vad som pågår, så dina frågor måste vanligtvis vara tydliga och koncisa.
Kroppsspråk är en annan indikator på att lyssna. Du bör se till att ditt kroppsspråk inte antyder något annat än öppenhet och intresse. Du kan göra detta genom att spegla den andra personens ställningar eller luta dig in för att koncentrera dig.
Ställ de rätta frågorna
För att få den information du behöver för att förstå någon måste du kunna ställa rätt frågor samtidigt som du har ett öppet sinne. Slappna av i kroppen, kors armarna och lyssna efter möjligheter att ställa frågor.
Vanligtvis finns det ledtrådar som ges av människor som borde göra dig uppmärksam på de frågor du bör ställa. Lyssna efter nyckelord och fraser för att hjälpa dig ta reda på vilka frågor som kommer att reda ut den information du behöver.
Tänk på fallet med en anställd som inte har träffats mål och är allmänt olycklig på jobbet. Om du inte ställer rätt frågor kanske du aldrig kommer till roten av problemet, som kanske inte är lätt att identifiera.
Om personen var motiverad vid anställningen och presterade bra tills för några veckor sedan, kan de ha utvecklat vissa personliga problem, inte utmanas av arbetet längre, eller ha problem med en kollega.
Lita inte på möten för information
Möten är en av de sämsta inställningarna för kommunikation mellan parter. Människor kommer inte att säga vad de tycker, och du kommer inte att kunna avslöja sanningen i de flesta situationer. De flesta går in i möten med sina försvar automatiskt uppe.
Möten kan vara fördelaktiga för snabba genomgångar eller direkt informationskommunikation som alla närvarande har ett intresse av. Det finns dock ingen anledning att samla alla om inte alla har en del i ämnena, eller om det inte är välplanerat och organiserat.
För mer effektiv kommunikation, välj en inställning som är mer sannolikt att hindra människor från att sätta upp en personlig barriär. En-mot-en-inställningar eller ett välplanerat möte med bara de inblandade brukar fungera bra, eftersom detta håller fokus på just de frågor de hanterar.
Kombinera kommunikationsmetoder
Kommunikation ansikte mot ansikte eller röst-till-röst är bra för att eliminera den förvirring som ofta kommer med ett e-postmeddelande. Att leda via e-post är aldrig en bra praxis eftersom det eliminerar det personliga förhållningssättet du kan ta genom att prata med någon, och e-postmeddelanden är sällan lika tydliga för publiken som för avsändaren.
Videosamtal är ett underbart sätt att kommunicera eftersom du kan se personen du pratar med och dela dokument samtidigt som du arbetar för att förstå varandra. Visuella interaktioner är viktiga eftersom vi ger signaler när vi pratar som kan hjälpa människor att förstå poängen.
Om det mesta av din kommunikation sker i andra situationer än ansikte mot ansikte kan du skapa en sammanfattning videor eller presentationer som beskriver vad som diskuterades, vad nästa steg är och vem som är ansvarig för Vad.
Var lyhörd
Kommunikation är en av de bästa metoderna för att lösa konflikter eller tvister. Som företagare är en av de värsta sakerna du kan göra när du står inför en konflikt, tvist eller klagomål att ignorera det. Det bör ges ett svar omedelbart, även om det bara är ett kort uttalande om att du ska undersöka problemet.
När människor som vänder sig till dig känner att deras problem är viktigt för dig och får feedback om deras bekymmer, kommer du att vara mer benägna att hålla kunder och anställda nöjda.
Använd feedbacken du får
Om du redan kommunicerar med dina kunder, anställda och kollegor kommer du förmodligen att få feedback regelbundet. Du kanske inte begär det, men en aktiv lyssnare kan hitta information överallt.
Att lyssna på alla du kommer i kontakt med är en guldgruva av användbar information om hur ditt företag, dina produkter och tjänster uppfattas av kunder och potentiella kunder.
För att göra positiva kommunikationsförändringar bör du använda informationen du samlar in för att förbättra dina processer. Skapa en process för att samla feedbacken du får på ett ställe, avsätt sedan tid med jämna mellanrum för att analysera den och skapa en plan för att implementera och spåra förbättringar.
I slutändan kan effektiv kommunikation vara en av de viktigaste färdigheterna du använder i ditt företag. Om dina kommunikationsförmåga kan behöva finjusteras, ta dig tid att analysera hur du kommunicerar. Försök sedan att fokusera på hur du kan förbättra dina färdigheter över tid. Du kanske blir förvånad över hur mycket att bara lyssna kan förändra dina relationer med personal, kunder, kollegor och familj.
