Microsoft Office-färdigheter för CV och följebrev

Arbetsgivare inom många branscher förväntar sig att arbetssökande ska ha Microsoft Office-kunskaper (MS). Även med uppkomsten av Google Drive, en populär konkurrent, förblir Microsoft Office den mest föredragna produktivitetsprogramvaran i företag runt om i världen. Du kanske inte behöver vara expert på MS Office för ditt nästa jobb, men du kommer att förbättra din Jobbmöjligheter och övervägas för fler roller om du åtminstone är bekant med grunderna.

Vad mer, om du ansöker om någon form av administrativ befattning, måste du vara väl insatt i att använda Office-program för dina dagliga uppgifter. Troligtvis kommer din anställningschef att förvänta sig en hög nivå av MS Office-kunskaper.

Vilka Microsoft Office-kunskaper behöver du?

MS Office innehåller en mängd olika skrivbordsprogram. De vanligaste är Excel för kalkylblad, Outlook för e-post, PowerPoint för presentationer och Word för ordbehandling.

Även om ditt nästa jobb kan komma att använda ett antal Microsoft Office-applikationer, kräver många tjänster daglig användning av antingen, eller båda, MS Excel, MS Word och MS PowerPoint. Följande beskrivningar täcker färdigheter inom dessa program som en arbetsgivare kan kräva, så du kan fräscha upp dessa vid behov och inkludera dem i ditt CV.

Typer av Microsoft Office-färdigheter

MS Excel

Du kan få extra hänsyn från potentiella arbetsgivare om du låter dem veta att din kompetensnivå i MS Excel inkluderar kunskap och erfarenhet av att använda följande funktioner:

• Pivottabeller: Du kan hantera, sortera och analysera data på ett antal sätt med Excel om du kan bemästra konsten med pivottabellen. Pivottabeller utför automatiska åtgärder som sortering och medelvärde för att hjälpa dig att analysera data snabbt, med hjälp av formler, sorteringar och andra funktioner som annars skulle ta timmar att extrahera för dataanalys.
• Formelfunktioner: Att veta hur man använder grundläggande formler i Excel kan hjälpa dig att skapa kalkylblad som ger verkligt värde för din arbetsgivare. Bekanta dig med formlerna för enkla matematiska beräkningar och lär dig sedan vanliga färdigheter som hur man länkar data från ett kalkylblad till ett annat, hur man hitta information i stora datamängder med formler som VLOOKUP, och hur man använder filtret och subtotalfunktionerna för att sortera och presentera data i visuellt tilltalande format.
• Formatering: Det finns ingen regel som säger att kalkylblad måste vara fula eller tråkiga. Kalkylblad som är formaterade med konsekvent teckensnittsstorlek, varumärkesspecifika färger och enhetligt mellanrum kommer att tas bättre emot av kollegor och chefer. Utöver grunderna för att göra kalkylblad visuellt tilltalande, erbjuder Excel en mängd formateringsalternativ som du kan använda för att göra din data mer lättläst och estetiskt tilltalande. Underskatta inte kraften i en välplacerad linjeavdelare eller ett sparsamt tillämpat färgschema.

MS Word

För kommunikation i skrift i affärer är MS Word det bästa systemet. De flesta arbetsgivare kommer att söka kandidater som kan utföra följande uppgifter i MS Word.

• Formatering och sidinställningar: Många människor känner sig oförmögna att förstå grunderna i MS Words till synes svåranvända formaterings- och sidinställningar. Det kommer till stor nytta att lära dig grunderna i dessa funktioner eftersom de är kärnan i att använda MS Office. Formatering kan involvera saker som anpassade repeterande rubriker, flera kolumner, sidnumrering och teckensnitt och färgval.
• Skapa och redigera mallar: När du väl har skapat något du gillar kan du spara mallen och återanvända den igen och igen.
• Använda SmartArt och textrutor: MSWord är bra för mer än textbaserade dokument. Det är också användbart för saker som flygblad och skyltar. Word gör det enkelt att skapa ett flygblad när du vet hur man använder SmartArt och textrutor. Former och textrutor kan ibland vara svårhanterliga eftersom det är svårare att få dem att överlappa varandra, och de kan ibland hoppa runt på sidan, men när du väl fått kläm på det och förstår egendomarna kommer du att bli en bemästra.
• Spåra ändringar: Om du granskar ett utkast till någon annans arbete är det viktigt att du kan använda funktionen Spåra ändringar, som visar eventuella ändringar från den ursprungliga texten, såsom tillagda eller borttagna ord, eller uppdateringar av formatering, i en annan färg, understruken font. Att veta hur man infogar kommentarer är också viktigt, och du kan hitta båda dessa funktioner på fliken Granska.

MS PowerPoint

PowerPoint är ett presentationsprogram. Det gör det möjligt för designern att skapa ett brett utbud av anpassade bilder för projicering på en skärm. Arbetsgivare kommer att söka kandidater som kan sätta ihop en presentation i PowerPoint som innehåller text, bilder, grafik och kalkylbladstabeller. PowerPoint har många funktioner, som skuggor, ljud och bildövergångar. De som är skickliga på PowerPoint kommer att veta hur man använder rätt funktioner för att betona samtidigt som de inte går överbord med för många distraktioner.

• Anpassade bilder och mallar: Arbetsgivare vill ha någon som kan skapa en attraktiv bild från grunden och som förstår de grundläggande designelementen i komposition, färg och balans. En framgångsrik kandidat kommer också att kunna mata in ny data i en befintlig mall.
• Animation: Att lägga till animationer i text och bilder lägger till ett lager av spänning till varje bild. Animationer tillåter element på sidan att zooma eller tona in och ut. Arbetsgivare kommer att föredra kandidater som smakfullt och omtänksamt kan använda denna funktion utan att gå över toppen.

Att arbeta med MS Office kan vara roligt och givande. Microsoft Office-kunskaper kommer väl till pass i nästan alla roller, men speciellt i en arbetsmiljö där administrativa uppgifter värdesätts.

Friska upp dina kunskaper och var beredd att prata om vad du kan göra med MS Office i din nästa intervju.

Mer Microsoft Office-kunskaper

• MS Outlook
• MS Publisher
• MS-certifieringar
• OneDrive
• En anteckning
• Diagram
• Konfigurera e-postinställningar
• Elektroniska visitkort
• Skriftlig kommunikation
• Samarbete
• Digital fil-/mapporganisation
• Skapande av formulär
• Etikettskapande
• Digitala presentationer
• Skapande av frågor
• Skapa bildspel
• Dataanalys
• Databashantering
• E-postfilter
• E-postbilagor
• Grammatikkontroll
• Mail Merge
• Utskriftsformat
• Utskriftsinställningar
• Schemaläggning
• E-postsignaturer
• Dokumentdelning
• Stavnings kontroll
• Design