Personlig assistent CV exempel och kompetenslista

Personliga assistenter liknar verkställande assistenter eller kontorsassistenter genom att alla utför rutinmässiga administrativa uppgifter så att någon annan inte behöver. Arbetsuppgifterna kommer sannolikt att inkludera screening eller svara på telefonsamtal, brev och e-postmeddelanden, hantera scheman och göra anteckningar vid möten.

Skillnaden med personliga assistenter är att de bara hjälper en enda person, och de kan också hjälpa till med personliga uppgifter som att handla eller schemalägga sociala engagemang.

Vissa personer delegerar projektarbete till sina assistenter eller låter sina assistenter ställa upp för dem i deras frånvaro.

Arbetskrav för personliga assistenter

Även om det inte finns några fastställda minimikrav för personliga assistenter när det gäller utbildning, hjälper en bakgrund inom affärs- eller administrativt arbete. Ett andra eller tredje språk kan också vara viktigt i vissa fall. Generellt sett är de färdigheter du har viktigare än din utbildning. En diskussion om några av dessa nödvändiga färdigheter kan hjälpa dig att avgöra om den här typen av jobb är något för dig.

Här är en lista över personliga assistentkompetenser för CV, personliga brev, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på vilket jobb du söker, så se även vår lista över färdigheter listade efter jobb och efter typ av färdighet. Titta igenom dessa listor och se om du har använt dessa färdigheter i tidigare jobb eller har förvärvat dem genom utbildning.

Gör anteckningar om när och hur du använde eller utvecklade dessa färdigheter. Lägg sedan till dem i ditt CV och personliga brev eller ha dem till hands för att fylla i jobbansökningar. De personer som granskar applikationer kommer ofta att leta efter nyckelfärdigheter. Matcha dina färdigheter med de som postas som krävs för jobbet. Var sedan säker på att de nämns i ditt personliga brev och anges på ditt CV.

Du bör också utveckla intervjusvar om hur du använde dina kunskaper i tidigare positioner. Ta ett exempel på hur du löst ett problem på arbetsplatsen med hjälp av en eller flera av dessa färdigheter. Visa hur användandet av dina färdigheter bidrog till framgången för ett projekt.

Exempel på nödvändiga färdigheter

Denna lista är inte uttömmande men innehåller några av de viktigaste, eftertraktade färdigheterna för personliga assistenter.

Organisation och tidshantering

Som personlig assistent kommer en stor del av ditt jobb att vara att hålla någon annan organiserad och enligt schemat. Du måste därför själv vara välorganiserad. Lyckligtvis kan organisatoriska färdigheter läras. Det finns specifika tekniker du kan anpassa för att göra din tidsanvändning mer effektiv och för att i övrigt hålla ordning på ditt och din chefs liv.

Skriftlig och muntlig kommunikation

Du måste förstå och följa instruktionerna och du måste överföra information tydligt och ärligt. Beroende på detaljerna i din position kan du också behöva välkomna kunder, svara på korrespondens eller skapa rapporter och presentationer. Alla dessa uppgifter kräver förstklassiga kommunikationsförmåga inklusive att tala och skriva, lyssna och läsa.

Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer

Uppmärksamhet på detaljer är en kritisk komponent för att både hålla ordning och kommunicera väl.

Otydlighet eller inexakthet skapar i bästa fall ineffektivitet och kan också orsaka allvarliga misstag eller alienera din chefs kollegor.

Kunskaper om relevant programvara

Vilken programvara du måste hantera kan variera, men kommer sannolikt att innehålla ordbehandling, kalkylblad, databaser, kalendrar, desktop publishing och PowerPoint eller något motsvarande. Att kunna ge åtminstone minimal teknisk support är ett plus. Du kan behöva utvärdera flera olika program och appar för att själv välja vilka som ger de bästa verktygen för att uppnå din chefs mål. Ditt jobb är alltid att göra din chefs jobb enklare och enklare, och det kan kräva mycket problemlösning bakom kulisserna.

Takt och diskretion

Som personlig assistent kommer du ofta att utsättas för känsligt material, från affärshemligheter till mycket personlig information som du kommer att behöva hålla konfidentiell.

En relaterad färdighet är att vara taktfull, förmågan att reagera försiktigt eller inte alls på information som andra människor kan tycka är svåra eller pinsamma. Du måste med andra ord vara en trygg person för att din chef ska vara sårbar runt omkring. När allt kommer omkring är det bara du som vet hur mycket hjälp de behöver.

Relaterad: Bästa tjänster för att skriva CV.

Kompetenslista

Administrativa färdigheter

Dessa färdigheter ingår ofta i arbetsbeskrivningen för en personlig assistent eller är kompetenser av mervärde. Din arbetsgivare kan behöva någon som kan göra dessa uppgifter åt henne.

• Administrativ
• Utnämningar
• Korrespondens
• Ärenden
• evenemang
• Evenemangsplanering
• Arkivering
• Genomförandeförfaranden
• Upprätthålla scheman
• Möten
• Office Management
• Projektledning
• Forskning
• Schemaläggning
• Tar diktering
• Tar meddelanden
• Skriva anteckningar
• Researrangemang
• Reseplanering

Kommunikations färdigheter

Som personlig assistent är alla aspekter av kommunikation viktiga för jobbet. Var redo att visa din erfarenhet eller träning.

• Svara telefonen
• Kommunikation
• E-post
• Hälsar besökare
• Hantera förfrågningar
• Nätverk
• Icke-verbal kommunikation
• Screeningsamtal
• Verbal kommunikation
• Skriftlig kommunikation

Ekonomisk kompetens

Har du erfarenhet eller utbildning för dessa uppgifter?

• Bokföring
• Budgetering
• Köp av
• Inköp
• Handla

Tekniska färdigheter

Kan du använda olika plattformar och enheter och göra grundläggande felsökning?

• Dator (PC, Mac, surfplatta)
• Databashantering
• Microsoft Office
• Presentationsförberedelse
• Rapporter
• Ordbehandling

Personlig behärskning

Dessa färdigheter är ofta en del av din personlighet. Visa hur du har använt dem och utvecklat dem.

• Sekretess
• Diplomatisk
• Diskretion
• Flexibilitet 
• Interpersonell
• Göra flera saker samtidigt
• Organisation
• Positiv attityd
• Problemlösning
• Professionellt uppträdande
• Självmotiverad
• Lagspelare
• Tidsplanering
• Arbeta oberoende

Om du inte har använt dessa färdigheter på ett tidigare jobb, titta på hur du har utvecklat dem vid volontärarbete eller oavlönat arbete eller använd dem i ditt personliga liv. Använder du dessa färdigheter som en del av en trosgemenskap eller för ett elevprojekt i skolan? Har du utvecklat färdigheter som en del av ett idrottslag eller individuell sport? Den erfarenheten kan också vara värdefull och göra dig till en bättre kandidat för tjänsten.

I följande exempel på CV som utformats för en personlig assistent, notera hur flera av de färdigheter som nämns ovan är inkorporerade i texten, särskilt "kärnkvalifikationerna".

Exempel på CV för personlig assistent

Detta är ett exempel på ett CV för en personlig assistenttjänst. Ladda ner CV-mallen (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.