Prognostisera kostnader för anställdas förmåner för nästa år

Arbetsgivare kan tycka att det är lätt att budgetera för fasta former av anställd ersättning — nämligen löner till anställda. Men det är svårare att sätta en siffra på icke-löneförmåner, såsom sjukförsäkring, betald ledighet och pensionsplaner.

Ta reda på de beräknade kostnaderna för personalförmåner för det kommande året med dessa tips.

Varför är det viktigt att prognostisera en icke-lönebudget

Det finns några anledningar till varför arbetsgivare bör räkna ut en förmån budget för anställda inför varje nytt planår:

Håll dig på budget och undvik att täckningen förfaller

Att känna till den beräknade kostnaden för förmåner för en anställd är avgörande för alla organisationer eftersom det hjälper till att säkra HR-förmånsbudgetar och se till att företag har tillräckligt med pengar på banken för att betala för förmåner och upprätthålla aktiv täckning av planer dina anställda litar på på.

Ju mer djupgående prognosen är, desto bättre förberedd kommer ett företag att vara och desto färre ekonomiska överraskningar kommer det att möta.

Följ hälsovårdslagarna

Enligt Affordable Care Acts (ACA) bestämmelse om delat ansvar för arbetsgivare klassificeras arbetsgivare som tillämpliga stora arbetsgivare (ALEs) måste ge heltidsanställda (och deras anhöriga) sjukförsäkringsskydd den där:

• Är prisvärd
• Ger "minimivärde" (en acceptabel minimistandard för medicinska tjänster)

Annars måste de betala en betalning för delat ansvar för arbetsgivaren till IRS.

Att räkna ut den beräknade kostnaden för förmåner för en anställd gör det möjligt för arbetsgivare att utvärdera om deras föreslagna försäkringsplan uppfyller ACA-kraven. Om det inte gör det eller om de väljer att inte erbjuda en plan, hjälper detta arbetsgivare att lägga pengar åt sidan för att betala för eventuella påföljder.

Utvärdera och stärk nuvarande fördelar

Att uppskatta kostnaderna för personalförmåner varje år hjälper företag att avgöra vad som finns i deras förmånspaket, om det är konkurrenskraftigt och om det uppfyller behoven hos deras personal.

Om ett företag fastställer att dess paket inte är tillräckligt robust kan det ersätta det med andra planer som passar förmånsbudgeten.

Bestäm klassificering av heltidsanställda

Ett av de första stegen ett företag måste ta när de prognostiserar en förmånsbudget för det kommande planåret är att bestämma hur många personer det sysselsätter heltid. Detta hjälper företaget att fastställa viktiga aspekter av både dess förmånserbjudanden och potentiella skatteskulder.

Är det en ALE under ACA?

Om ett företag fastställer att det har tillräckligt många heltidsanställda för att anses vara en tillämplig stor arbetsgivare (ALE), kommer det att veta att det är föremål för arbetsgivarens delat ansvar om det inte tillhandahåller adekvat sjukförsäkringsskydd till sina heltidsanställda.

I allmänhet är ALEs arbetsgivare som hade minst 50 heltidsanställda i genomsnitt under föregående år.

Hur många anställda behöver försäkring

ACA kräver att ALEs erbjuder adekvat försäkringsskydd till heltidsanställda för att undvika att betala en av två möjliga betalningar med delat ansvar.

ALEs som vill undvika att göra betalningar med delat ansvar för arbetsgivaren måste tillhandahålla minsta nödvändiga täckning till 95 % eller mer av sina heltidsanställda (och anhöriga). Dessutom ska inga heltidsanställda ha fått premieskatteavdrag vid köp av försäkring via Sjukförsäkringens Marknadsplats.

En straffavgift kan bli skyldig Internal Revenue Service (IRS) om någon av dessa villkor inte uppfylls.

Påföljder enligt ACA

Arbetsgivardelat ansvarsersättningar beräknas utifrån hur många anställda ett företag har. Att känna till antalet heltidsanställda kan hjälpa företag att förutse vilken betalning de är skyldig IRS. IRS kommer i allmänhet att meddela ett företag om en betalning förfaller.

När ett företag väl vet hur många heltidsanställda det har kan det börja analysera sina utgifter för förmåner.

Beräkna den genomsnittliga kostnaden för anställdas förmåner

Ta hänsyn till både obligatoriska och valfria förmåner när du sätter ihop en förmånsbudget. Mellan de två förmånskategorierna var arbetsgivarkostnaderna i genomsnitt 12,18 USD per timme som en anställd arbetade och stod för 31,2 % av den totala lönen till anställda, enligt U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS) data.

Det är dock bra att referera till de genomsnittliga arbetsgivarkostnaderna för förmåner i dessa två kategorier som utgångspunkt för en förmånsbudget.

Beräknad kostnad för obligatoriska förmåner för en anställd

Obligatoriska förmåner är de som arbetsgivare i allmänhet är skyldiga att tillhandahålla anställda enligt federal eller statlig lag, inklusive:

• FICA skatt:Detta inkluderar arbetsgivaravgiften för Socialförsäkring och Medicare skatt.
• Arbetslöshetsförsäkring: Arbetsgivare måste i allmänhet bidra till både federal och statlig arbetslöshetsförsäkring.
• Arbetstagares ersättning: De flesta företag måste betala till denna typ av försäkring som hjälper arbetare som blir sjuka eller skadas på jobbet.

Enligt BLS-data är arbetsgivarnas medianutgifter $2,26 för varje timme en anställd arbetat för dessa lagstadgade förmåner som omfattar företag inom den privata sektorn och statliga och lokala regeringar. Detta svarar för nästan 8,4 % av de totala kostnaderna för anställdas ersättningar.

Prognostisera budgeten för valfria förmåner

Valfria förmåner är alla förmåner som en arbetsgivare inte är juridiskt skyldig att tillhandahålla sina anställda, inklusive:

• Försäkring: Sjukförsäkringen utgör huvuddelen av försäkringskostnaderna, men livförsäkring och kort- och långtidsinvaliditet är också vanliga personalförmåner.
• Betald ledighet: Betald semester, lagstadgad semester, sjukskrivning och personlig ledighet faller under denna kategori.
• Pension och sparande: Detta inkluderar förmånsbestämda planer som 401(k)-planer och tillhörande arbetsgivaravgifter.
• Tilläggslön: Detta inkluderar övertidsersättning, skiftskillnader och bonusar.

Arbetsgivare spenderar ungefär $5,71 per timme som en anställd arbetade för dessa valfria förmåner, enligt BLS-data. Denna siffra uppgår till cirka 21 % av den totala lönesättningen.

Bestäm kostnader för förmåner kontra kostnader för straffavgifter

Företag kan avgöra om det kommer att kosta mer att ge anställda förmåner eller att betala de påföljder som uppstår genom att bryta mot bestämmelserna om arbetsgivarens delade ansvar i ACA.

Det finns två typer av påföljder för delat ansvar enligt ACA:

• Minsta nödvändig täckning: Företag är vanligtvis skyldiga denna betalning om de inte tillhandahåller minsta nödvändiga täckning till 95 % eller mer av heltidsanställda (och anhöriga) och om en eller flera heltidsanställda får premieskatteavdraget vid köp av försäkring genom Marknad. Betalningen uppgår årligen till 2 000 USD per heltidsanställd, exklusive de första 30 heltidsanställda.
• Prisvärd minsta nödvändig täckning med lägsta värde: Företag som erbjuder minsta nödvändiga täckning till anställda är vanligtvis fortfarande skyldiga denna typ av betalning för varje heltidsanställd som får ett premieskatteavdrag när de köper Marketplace-försäkring. Den årliga betalningen är $3 000 för varje heltidsanställd som fick skatteavdraget.

Däremot kostar sjukförsäkringen arbetsgivare ungefär 2,55 USD per timme en anställd arbetar, enligt BLS-data.

För vissa företag, särskilt företag med en liten heltidsarbetskraft, kan det vara mer överkomligt att betala straffavgifterna än att betala för förmåner för heltidsanställda.

Uppdatera budgeten med förmånstillägg eller ändringar

Nästa steg i att prognostisera en icke-lönebudget är att se över förmånspaketet företaget för närvarande tillhandahåller sina anställda. En personalavdelning måste avgöra om paketet är tillräckligt för dess anställda eller om något behöver bytas ut eller läggas till.

Om du lägger till eller ändrar några artiklar i förmånspaketet (till exempel kanske du vill spara pengar med en sjukvårdsplan med hög självrisk eller lägga till en tandläkare försäkringsplan), se till att du krymper siffrorna för planen och ändrar eller lägger till motsvarande rad(er) i din förmånsbudget för kommande år.

Andra fördelar som ditt paket kan saknas idag inkluderar:

• Synförsäkring
• Flexibla utgiftskonton
• Frivilliga förmånsprogram
• Friskvårdsförmåner

Som frivilliga förmåner måste ingen av dessa poster erbjudas av företaget utan bör beaktas när man sätter ihop en övergripande budget för personalförmåner för det kommande året.

Rådgör med en HR-rådgivare

Att prognostisera en budget för personalförmåner hanteras ofta av någon i HR-avdelningen på ett företag. Om den personen stöter på problem när han prognostiserar personalförmåner, oavsett om han väljer en lämplig hälsovård planera eller planera för de kommande åren kan de rådgöra med företagets interna HR-rådgivare eller en extern rådgivare.

En intern HR-rådgivare kommer dock att vara mer tillgänglig. HR-rådgivare kan svara på alla frågor ett företag kan ha när det gäller personalförmåner, vilket gör det lättare att skapa en skottsäker budget.

Presentera prognosen

När budgeten för personalförmåner har skapats kan den presenteras för den person i företaget som har sista ordet över budgeten – vare sig det är en HR-chef eller en av företagets chefer. De kommer att se över budgeten, göra eventuella tillägg eller subtraktioner och sedan skriva av sig på den så att det nya och förbättrade förmånspaketet kan användas av anställda under det kommande året.