För att du ska klassificera en anställd som tjänsteman undantagen - det vill säga undantagen från reglerna i Fair Labor Standards Act, inklusive övertid - måste du uppfylla flera villkor. De faktiska arbetsuppgifterna som en anställd utför måste falla under någon av undantagskategorierna, såsom extern försäljning, ledning eller ett administrativt undantag.
Men en korrekt arbetsbeskrivning är inte det enda som krävs för att en anställd ska vara befriad från övertidsersättning: den anställde måste få samma lön varje löneperiod.
Det betyder att oavsett om en anställd arbetar fem timmar eller 55 timmar i veckan är lönen densamma. Chefer kan inte dra av lön från en befriad anställd när hon äter långa luncher eller kommer in för sent till jobbet.
Men den anställde har inte rätt till ett öre mer i lönecheck för att ha lagt ner en 80-timmarsvecka för att hålla en deadline. (Företag kan visserligen ge anställda bonusar, dock, och i situationer som involverar korta deadlines eller ta tag i spelet för en avgående anställd, uppmuntras bonusar och annat erkännande.)
Denna regel är hård och snabb. När du börjar dra av från en befriad anställds lönecheck har du precis gjort honom eller henne undantagen. De är nu berättigade till övertidsersättning fram och tillbaka. Detta är inte ett misstag du vill göra.
Men kan du någonsin dra av lön från en befriad anställds lönecheck? Det finns några få gånger. Här är fem gånger när du kan dra av lön från en befriad anställds lönecheck.
1. Första och sista veckan
Du behöver bara betala anställda för de dagar som arbetats under deras första och sista vecka. Om dina löneperioder löper måndag-söndag, med två dagars helg, och din anställd börjar på onsdag, behöver du bara betala henne för onsdag, torsdag och fredag. På samma sätt, om hennes sista arbetsdag är onsdag, behöver du bara betala för måndag, tisdag och onsdag.
Annars, om en anställd arbetar en delvecka, oavsett anledning, måste du fortfarande betala för hela veckan, såvida det inte berättigar till ett annat tillåtet avdrag.
2. Avdrag som beslutats av en domstol
Dessa är inte riktiga avdrag – den anställde tjänar fortfarande samma summa pengar; det är bara det att hennes lönecheck är mindre. Om hon är under ett domstolsbeslut för barnbidrag, underhållsbidrag eller för att betala av skulder, kan du (och måste) dra av vad lagen kräver och ge pengarna vart än domstolarna hänvisar dem.
Ofta, med dessa domstolsbeslutade avdrag, är anställda inte nöjda med vad du gör mot dem. Se till att du gör det smärtsamt tydligt för din medarbetare att du bara följer lagen och måste göra som domstolarna har beordrat. Kom ihåg att du faktiskt inte dockar hennes lön; du betalar bara några av hennes räkningar automatiskt.
3. En hel dag ledig (semester)
Om din anställd har förbrukat all sin semester och vill ta en ledig dag, är det möjligt för henne att ta ledigt. Du behöver inte betala henne för den dagen om ledigheten är för en ledig dag utan sjukdom. Det motsvarar en semesterdag, inte en sjukdag.
Om du tillåter denna obetalda lediga dag eller inte är naturligtvis upp till dig. Om du beviljar den obetalda lediga dagen (eller dagarna), påminn din anställde om att de inte ska utföra något arbete under dessa lediga dagar. Att göra så mycket som 15 minuters arbete kan utlösa beröring av väggregeln. Eftersom undantagna anställda får samma lön, oavsett hur många timmar de arbetar, innebär 15 minuters arbete att de får betalt för hela dagen.
Om du inte litar på att din anställd kommer att avstå från att svara på e-post, ta telefonsamtal eller göra några minuter av arbetet med det projektet som kommer nästa vecka, ha hennes bärbara dator på kontoret och stänger av hennes e-postmeddelanden under tiden in fråga.
4. En hel dag ledig (annat)
Enligt U.S.A. Department of Labor, Wage and Hour Division, du kan bara dra av en hel dag ledigt av andra skäl än sjukdom om du inte bara har en "bona fide plan, policy eller praxis för att ge kompensation för lön förlorad på grund av sjukdom; att kvitta belopp anställda får som jury- eller vittnesarvoden eller för militär lön; för påföljder som ålagts i god tro för överträdelser av säkerhetsregler av större betydelse; eller för obetalda disciplinära avstängningar på en eller flera hela dagar som ålagts i god tro för brott mot arbetsplatsens uppföranderegler."
Med andra ord kan du inte bara i farten bestämma dig för att docka en befriad anställds lön när du har stängt av en anställd för ett regelbrott.
Du måste ha en plan på plats som anger under vilka villkor du inte kommer att betala undantagna anställda. Annars är det olagligt avdrag om du dockar en befriad anställds lön och den anställde har jobbat överhuvudtaget under en vecka, du har precis upphävt befrielsen.
5. FMLA
Om du har en anställd som är ute i flera veckor på FMLA är det ganska uppenbart att du inte behöver betala den undantagna anställde under den tiden. Hon har varit borta i hela dagar, och det är en del av en uppriktig plan. Men hur är det med intermittent FMLA?
Det är då en anställd godkänns att ta ledigt några timmar åt gången för att ta itu med medicinska problem – vare sig för sina egna problem eller för en kvalificerad familjemedlem. Family Medical Leave Act tillåter dig specifikt att dra av befriad lön för anställda när de använder FMLA.
Så om din anställd behöver ta ledigt två eftermiddagar i veckan för dialys, behöver du inte betala dem för den tiden.
Men här är en försiktighet om detta avdrag. Eftersom undantagna anställda får betalt för jobbet och inte per timme, om din anställde fortfarande arbetar hela 40 timmar och du dra av en halv dagslön varje vecka när de går till sin läkarbesök, du har juridiskt rätt, men moraliskt och etiskt fel.
Allmän regel om dockning av en befriad anställds lön
Som en allmän regel, kom bara ihåg att inte dra av något från en befriad anställds lön. Om den anställde tar ledigt några timmar under mitten av dagen, kommer in för sent eller går tidigt kan du dra av från deras PTO-bank, men gå försiktigt fram när du gör detta. Om den anställde annars är en bra anställd som får sitt jobb gjort, straffa henne inte för den effektivitet som hon använder sin tid med.
Om du bestämmer dig för att du vill ha möjlighet att dra av lön för sådan ledighet, kom ihåg att det alltid är lagligt att betala folk per timme. Om du går den vägen är din anställd nu berättigad till övertidsersättning, oavsett om hon uppfyller de andra kvalifikationerna för undantag. Så din önskan att spara några dollar eftersom hon äter långa luncher kommer att bli omkörd av den enorma övertidsersättning hon kommer att få under den hektiska säsongen.
Det är viktigast att komma ihåg att undantagna anställda anställs för att utföra jobbet, inte för att arbeta specifika timmar. Behandla dem som ansvarsfulla proffs och chansen är stor att allt jämnar ut sig i slutändan.
