Många småföretagare förlitar sig på e-post som ett primärt läge affärskommunikation. Detta är inte förvånande; e-post är snabbt, enkelt och ger ett pappersspår. Men det betyder inte att dina e-postmeddelanden, särskilt när det kommer till affärskommunikation, ska vara avslappnade. Faktum är att dålig e-postkommunikation kan kosta dig kunder samtidigt som du skadar ditt varumärke och ditt rykte.
Att skicka professionella affärse-post handlar om att skapa vanor som fokuserar på tydlig, kortfattad och lämplig kommunikation.
1. Använd en företags-e-postadress
När du är företagare och driver affärer för ditt företags räkning, se till att du använder en företags-e-postadress. Helst betyder det att du har en företagsadress (d.v.s. dittnamn@dittföretag.com) som du använder för all affärskommunikation.
Om det inte är möjligt kan du skapa en gratis e-postadress som innehåller ditt företagsnamn (dvs. ditt fö[email protected]). Att använda en personlig e-postadress som uppenbarligen inte är relaterad till ditt företag kan i värsta fall skada din professionalism och i många fall kanske du inte blir tagen på allvar.
2. Håll meddelanden korta
Det är inget fel med att förklara saker i detalj; det kan ge klarhet och minska missförstånd. Men när ett e-postmeddelande börjar se ut som en roman kan du snabbt tappa mottagarens uppmärksamhet och blanda ihop frågan med irrelevant information. För att undvika detta, håll dig till ett ämne per e-post, och när du behöver inkludera mer information, använd underrubriker i fetstil så att de viktigaste detaljerna är tydliga.
3. Använd beskrivande ämnesrader
Har du någonsin öppnat ett e-postmeddelande baserat på ämnet och blivit helt förvirrad och lite irriterad när det handlade om något helt annat? Eftersom du redan håller varje e-postmeddelande du skriver begränsat till ett ämne enligt tipset ovan, bör du också se till att din ämnesrad återspeglar det ämnet och inget annat. Detta kommer inte bara att hjälpa mottagaren, utan det kommer också att göra det lättare för dig att göra det hantera din egen e-postinkorg.
4. Tona ner det
Det är lätt att låta saker flyga när du skickar ett e-postmeddelande eftersom du kanske känner att du är skyddad av din datorskärm, men vissa konversationer kan lätt missförstås i e-post. Faktiskt utan verbalt kommunikation ledtrådar för att mildra meddelandet du skickar, kan alla e-postmeddelanden tas på fel sätt. Om du skickar ett meddelande som kan vara tveksamt, läs det igen innan du skickar det och om du fortfarande är osäker är det antagligen bättre att ta luren.
5. Gör din e-postsignatur användbar
Citat, kampanjer och nyhetsbrevsregistreringar i en e-postsignatur kan vara effektiva i vissa situationer, men dessa objekt ska aldrig övertrumfa att använda din e-postsignatur för vad den är avsedd att användas till -- tillhandahålla din kontakt information. Ditt första e-postmeddelande eller svar bör innehålla en e-postsignatur med minst ditt fullständiga namn, företag och URL. Ett telefonnummer, en titel och att återställa din e-postadress skadar inte heller.
6. Kontrollera din stavning och korrekturläsning
Stavningskontroll är enkelt. Gör det till en standardinställning i din e-postklient att kontrollera alla meddelanden innan du skickar dem. E-post är mer informellt och det är lite mer överseende med stavnings- och grammatiska fel, men det ser hemskt ut att skicka ett meddelande fyllt med fel. Det sista du vill är att göra ett dåligt intryck eftersom du skyndade dig att skicka ett e-postmeddelande och hoppade över att kontrollera din stavning och grammatik.
E-post är en viktig metod för kommunikation i företag, även om det inte är din första preferens. Att följa dessa bästa praxis för e-post för företag hjälper dig att hålla din e-postkommunikation professionell och produktiv, och du kan vara säker på att intrycket du gör är bra.
