På en konkurrensutsatt marknad vill du vara säker på att du anställer en överlägsen arbetskraft. Att använda en checklista när du anställer anställda hjälper dig att systematisera din anställningsprocess, hålla reda på dina rekryteringsinsatser och möjliggöra rättvisa och konsekventa anställningsmetoder.
Denna beskrivande checklista för anställning hjälper dig att kommunicera rekryterings- och anställningsprocessen och framstegen till rekryteringschefen.
1:09
Titta nu: 6 sätt att anställa rätt personer
Utveckla arbetsbeskrivningen
Utveckla och prioritera de nyckelkrav som behövs för tjänsten och de speciella kvalifikationer, egenskaper, egenskaper och erfarenhet du söker hos en kandidat. Låt din HR-avdelning hjälpa dig att ta fram arbetsbeskrivningen som kommer att finnas i meddelandet.
Detta gynnar din personalavdelning när de skriver annonsen eller lägger ut jobbet online och på företagets webbplats. Det hjälper dem också att granska CV för potentiella intervjuer.
Budget och titta internt
När du utveckla din arbetsbeskrivning och kvalifikationer, bestämma löneintervallet och avgöra om avdelningen har råd att anställa en anställd för att fylla tjänsten.
Det är bäst att titta internt först eftersom chansen är stor att det finns någon kvalificerad som arbetar på företaget. Om ditt företag har en anslagstavla i lunchrummet, lägg upp öppningen där och på företagets intranät en kort stund.
Om du räknar med att ha svårt att hitta en kvalificerad intern kandidat för tjänsten, skicka ett företagsomfattande e-postmeddelande för att meddela personalen att du letar efter någon att fylla en tjänst. Var noga med att ange i annonsen att du samtidigt annonserar tjänsten externt.
Om du är den anställande handledaren och hittar en intern kandidat, se till att du låter deras nuvarande handledare veta om du pratar med deras teammedlem.
Alla anställda bör då uppmuntra begåvade och mångsidiga interna kandidater att söka tjänsten. Om du har intresserade interna kandidater, låt dem fylla i en Intern befattningsansökan.
Schemalägg interna intervjuer
Boka in en intervju för interna kandidater med anställningsledaren, deras chef och HR. Det är viktigt att låta kandidaterna veta hur lång tid du räknar med att processen tar.
Varje intervjuare bör ha en roll i intervjuprocessen. Vissa delar du kan tilldela är att bedöma en kandidats kulturella passform, tekniska kvalifikationer, kundlyhördhet eller kunskap. Intervjuarna ska fylla i a Blankett för utvärdering av jobbkandidat efter varje intervju.
Om en intern kandidat väljs till tjänsten, lämna ett skriftligt jobberbjudande som innehåller den nya arbetsbeskrivningen och lönen. Kom överens om en övergångstidslinje med den interna kandidatens nuvarande handledare.
Om du har anställt internt, är det troligt att det finns en annan intern öppning – du måste börja leta efter kandidater igen.
Ge feedback till interna sökande
Om inga interna kandidater väljs ut till tjänsten, kommunicera tydligt med de sökande att de inte valdes ut.
När det är möjligt, ge feedback som hjälper medarbetaren att fortsätta att utveckla sina färdigheter och kvalifikationer. Använd denna feedback som ett tillfälle att hjälpa medarbetaren att fortsätta växa sin karriär.
Sök efter externa kandidater
Om inga kvalificerade interna kandidater söker, utöka sökningen till externa kandidater om du inte annonserade tjänsten samtidigt. Utveckla en kandidatpool av olika sökande genom att sprida information om jobbet i ditt nätverk och din bransch. Se om du kan rekrytera några anställda för att använda deras sociala medier och verkliga nätverk av vänner och kollegor för att hjälpa dig.
Rekrytera online och lägg upp den klassificerade annonsen på jobbbrädor och tidningsrelaterade webbplatser – glöm inte företagets karriärwebbsida. Du kan också lägga upp tjänsten på yrkesföreningarnas webbplatser. Universitetskarriärcenter, karriärmässor och bemanningsföretag är alla bra resurser för att hitta talanger.
Utveckla en sökandepool
Förhoppningsvis har du utvecklat en pool av kandidater genom dina rekryteringsinsatser. Oavsett om du har skapat en kandidatpool innan jobbet öppnas eller söker efter en anställd från grunden, är en kvalificerad pool av kandidater avgörande.
Uppkopplad sociala media sajter som Twitter och LinkedIn är utmärkta för att hitta nya talanger.
Skicka e-postmeddelanden till varje sökande för att bekräfta mottagandet av CV: t. Det är acceptabelt att bekräfta ditt mottagande av deras ansökan och inget mer. Det finns ingen anledning att skicka annan korrespondens om du inte vill ta in en sökande.
Skapa en kortlista och skärmapplikationer
När du har valt flera sökande till tjänsten, skärm följebrev, meritförteckningar och ansökningar; studsa dem sedan mot dina prioriterade kvalifikationer och kriterier.
Skapa en kortlista med sökande efter att rekryteringschefen och personalen har granskat ansökningarna de har fått. Telefonskärm listan över kandidater vars meriter ser ut att passa bra för tjänsten.
Schemalägg första intervjuer
Schemalägg kvalificerade kandidater vars lönebehov du har råd med för en första intervju med anställningsledaren och en HR-representant. Denna intervju kan antingen vara personligen eller på telefon. I alla fall, berätta för kandidaterna vilken tidslinje du förväntar dig att intervjuprocessen kommer att ta.
Se till att formulär för utvärdering av jobbkandidater fylls i efter varje intervju. Om du tar tillbaka en kandidat för fler intervjuer, fyll i dem då också.
Be kandidaten att fylla i din officiella jobbansökan när de kommer till intervjun. Ge kandidaten en kopia av arbetsbeskrivningen att granska. Håll screeningintervjuer under vilka kandidaten bedöms och har möjlighet att lära sig om din organisation och dina behov.
Schemalägg andra intervjuer
Andra intervjuer bör ha andra intervjuare än den första intervjun. De ska bara vara personer som har en inverkan på anställningsbeslutet. Detta kan inkludera potentiella medarbetare, kunder, anställningsledaren, anställningschefens chef och HR.
Återigen, intervjuare bör ha roller. Om det finns prov för tjänsten, låt kandidaterna delta.
Bestäm dina finalister
När du har identifierat dina finalister bör HR kontrollera deras referenser, referenser, göra en bakgrundskontroll och verifiera andra dokument och uttalanden. Genom hela intervjuprocessen bör HR och chefer (om det behövs) hålla kontakten med de mest kvalificerade kandidaterna via telefon och e-post.
Att anställa personal och HR bör nå enighet om huruvida organisationen vill välja någon kandidat via informella diskussioner eller formella möten med all personal som är involverad under hela bearbeta.
Om det råder oenighet bör den överordnade chefen fatta det slutliga beslutet. Om ingen kandidat är överlägsen, granska din kandidatpool igen – utveckla den om du behöver.
Inled samtal med kandidaten
När HR och den anställande handledaren kommit överens om en kandidat, lämna ett erbjudande med handledarens chefs samtycke. Prata informellt med kandidaten om deras intresse för jobbet till den erbjudna lönen och villkoren.
Se till att dina kandidater går med på att delta i en bakgrundskontroll, en drogundersökning och underteckna ett konkurrensklausul eller sekretessavtal om det behövs. Om de håller med, fortsätt med ett erbjudandebrev. Du kan också göra jobberbjudandet beroende av att du klarar drogskärmen och bakgrundskontrollen.
Förhandla och förbered ett erbjudandebrev
Det är avgörande att etablera förhandlingsbara faktorer som kan få organisationen och kandidaten till en överenskommelse. En rimlig förhandling förväntas; om en kandidat insisterar på orimlig ersättning eller förmåner bör du välja en ny kandidat.
När en överenskommelse nåtts bör HR förbereda ett skriftligt brev från arbetsledaren. Brevet bör också ange och formalisera lönen, rapporteringsförhållandet, övervakande relationer och alla andra förmåner eller åtaganden som förhandlats fram under processen.
Kandidaten bör underteckna och få kopior av erbjudandebrevet, arbetsbeskrivningen och företagets konkurrensklausul eller konfidentialitetsavtal som en del av sitt anställningspaket. Om kandidaten skulle tacka nej till erbjudandet, gå tillbaka till din pool av sökande och påbörja processen om från intervjustadiet.
