Medarbetarfrågan verkar enkel, okomplicerad och bör vara lätt att besvara. Höger? Inte om ditt jobb är inne Personalavdelning. Även den enklaste medarbetarfrågan väcker otaliga röda flaggor för en arbetsgivares HR-team. Återigen går du den där femdelade vägen. Hur tillfredsställer du alla fem intressenter samtidigt som du behandlar den nuvarande medarbetaren rättvist?
Vad är bäst för arbetsgivaren? Vad är bäst för medarbetaren? Vad är lagligt eller krävs av en statlig myndighet? Vad skapar prejudikat för framtida beslut om och rättvis behandling av anställda? Vilket beslut kommer att få dig att stämmas med alla de samtidiga kostnaderna och försämringen?
Du kan inte fatta ett beslut om inte beslutet tillfredsställer alla fem intressenter – till viss del. Är det verkligen konstigt att det ibland är de anställdas intressenter som drabbas? Så här måste personalen tänka och fatta beslut för att svara på en anställds fråga. Låt oss använda ändringen av företagets resepolicy för mässor som ett exempel.
Hur HR tänker, fattar beslut och svarar på frågor
Frågan från en läsare verkade enkel nog. En anställd, som reser i företagets affärer till mässor och andra kundevenemang, ville förlänga sin tid i evenemangsstaden genom att använda semestertid. Inga problem.
Inga problem, det vill säga tills HR informerade honom om hur dagarna skulle debiteras hans betalda semestertid. Med sympati för både HR och medarbetaren, här är hur en HR-person måste tänka och fatta beslut.
Den anställde reste i söndags till en mässa. (Inga problem med denna restid; företaget, enligt policy, som alla anställda förstår, inte betalar helgrestid för undantagna anställda.) The anställd arbetade måndag till onsdag på mässan och ville börja använda semesterdagen efter händelse.
Okej, sa den HR-chef, torsdag och fredag är semesterdagar. Nej, svarade den anställde, på torsdag skulle jag normalt åka tillbaka till företaget; eftersom den dagen skulle betalas som en del av min normala arbetsvecka är det inte rättvist att få mig att ta ut en semesterdag för att täcka torsdagen. Är du med mig?
HR-tänkande och beslutsfattande börjar rulla
Okej, säger personalchefen, vars första böjelse är att debitera torsdagen som en semesterdag eftersom den anställde faktiskt inte använder dagen för att resa tillbaka till företaget. HR-personen vill med rätta inte behöva fatta beslut om ledighet för anställda från fall till fall för anställda som deltar i företagssponsrade evenemang.
Kontrollera med ett par vd: ar och en annan HR-person, båda besluten hade supportrar. Om den anställde förväntas komma tillbaka från konferensen på onsdagen och arbeta på torsdagen, bör torsdagen vara en semesterdag.
Om torsdagen normalt skulle vara en resdag skulle den räknas som en arbetsdag, inte som en semesterdag. Under normala omständigheter skulle han ändå resa tillbaka och företaget borde inte straffa honom eftersom han förlängde sin vistelse med en semester.
Men, han har valt att inte resa tillbaka utan istället att åka på semester, sa meningsmotståndarna. Det är inte företagets problem och vi betalar endast för restid om den anställde använder veckodagen till att resa tillbaka. Eftersom vi inte betalar för någon restid på helger och det inte finns något som heter en resdag ska anställda bara få betalt om de arbetar.
Plus, normalt sett förväntas en anställd, såvida han inte fick i uppdrag att riva båset, resa tillbaka på onsdag och rapportera till jobbet på torsdag. Han kunde ordna med att komma sent med sin chef om hans flyg var röda ögon.
I så fall, ingen fråga, torsdag ska debiteras som semesterdag. Men vad har varit tidigare praxis i företaget? Förväntas anställda resa tillbaka på onsdag, om möjligt, eller är torsdag den normala resedagen att återvända.
De flesta anställda vill återvända till hemmet och arbeta så snart som möjligt. Så de reser hem på onsdag om något flyg är möjligt, snarare än att spendera en natt på att umgås själva i en främmande stad utan att göra något.
Detta är också en fråga om privata kontra offentliganställda. Om du är en offentlig anställd och ofta arbetar under de förhandlade villkoren i ett fackligt avtal, förväntar du dig sådana överväganden som betalning för varje minut du arbetar. Om inte i direkt ersättning förväntar en offentliganställd komp tid för arbetade timmar och skulle förvänta sig att få betalt för resor på helgen också.
Detta tänkande är ett förbannelse för en arbetsgivare i den privata sektorn som förväntar sig att anställda som är undantagna ska få jobbet gjort och uppfylla målen. Faktum är att att tänka som en timanställd kommer att hindra din karriär och göra dig mindre uppskattad som anställd. Här är några tidigare tankar om att kompensera anställda för restid.
Om den anställde är timanställd resp icke-befriad anställd, måste arbetsgivare ta hänsyn till betald restid, plus arbetade timmar på mässan. När en anställd är berättigad till övertid gäller dessa bestämmelser även på väg.
(Detta är en av teorierna om varför anställda som inte är undantagna så sällan uppmanas att resa för kundevenemang och utbildningar. De statliga bestämmelserna gör deras närvarokostnad oöverkomlig – eller åtminstone – en smärta i ryggen att redovisa och betala av arbetsgivare. Och så mycket som dessa regler kan hämma utnyttjandet av och karriärtillväxten för timanställda, HR-sympatier finns hos arbetsgivarna.)
Överväganden för HR-beslutet om mässpolicy
Nästa problem som HR behöver tänka på, i det här fallet, är att många anställda reser ofta för mässor och andra företagsevenemang. Ett fattat beslut i detta fall har långtgående konsekvenser för arbetsgivaren och beslut om andra arbetstagares önskemål i framtiden.
Vill HR verkligen fatta dessa beslut från fall till fall? När slutar arbetet och semestern börjar? När mässan slutar kl 16.00. på onsdag?
När går det sista planet till den anställdes hemstad på onsdag kväll? Tänk om det inte finns något plan på onsdag? Hur mycket dokumentation och forskning kommer HR att behöva kräva av andra anställda i framtiden för att säkerställa att företagets redovisningsbeslut om ledighet är konsekventa och rättvisa?
Vid någon tidpunkt måste HR fastställa att ett beslut som går ut på att tillåta denna anställd att använda torsdagen som en semesterdag har för många konsekvenser för liknande förfrågningar i framtiden. Medarbetaren kommer att känna sig förståeligt olycklig.
Men ingen inom HR, som jag känner, vill tillbringa sin arbetstid som HR-tidsuppgiftspolis. Den anställde väljer att inte resa tillbaka på betald tid; han kan resa tillbaka om han vill ha sin lön och sedan åka på semester. Alla andra beslut öppnar upp för en alldeles för stor burk med maskar.
En sista tanke för HR-personen handlar om hur anställda har blivit behandlade tidigare. Reser anställda i allmänhet på onsdag kväll eller torsdag? Om torsdag, förväntas de dyka upp på kontoret? Om onsdag kväll, hur stor del av torsdagen har de förväntats arbeta?
Om han i den normala verksamheten skulle komma tillbaka onsdag kväll, borde torsdag räknas som semester. Om han i normala affärer skulle resa på torsdag men förväntas dyka upp på arbetsplatsen på torsdag, bör torsdagen debiteras som en semesterdag.
Ah, det är första gången du någonsin stött på den här frågan? Bra. Du har chansen att skapa prejudikat och fastställa ditt företags resepolicy och praxis.
Du får förmodligen till och med lägga till ditt beslut till handbok för anställda, så att alla anställda känner till landområdet för att vägleda deras beslutsfattande i framtiden.
HR når en lösning
Vad sägs om detta för en lösning på den aktuella frågan? Hur har företaget hanterat anställdas resor till mässor och kundevenemang tidigare? Flyger anställda tillbaka den natten och jobbar nästa dag eller ger företaget dem utrymme och låter dem flyga tillbaka dagen efter händelsen och rapporterar till jobbet dagen efter?
Bestäm vad som har styrt hanteringen av dessa metoder tidigare, enligt flera av dina chefer som är ansvariga för de anställda som deltar i kundnära evenemang. Tidigare praxis kommer att avgöra användningen av en semesterdag – eller inte – för den frånvaro på torsdag.
Vad händer om du upptäcker – vilket är troligt – att praxis har varit inkonsekvent över hela linjen och att det inte finns någon tydlig tidigare praxis? Dra linjen i sanden. Berätta för den anställde som frågar just nu, som inte hade några regler för att vägleda honom, att han kan använda en semesterdag på torsdag. Sedan:
- Utveckla din policy,
- Lägg till policyn till medarbetarhandboken,
- Utbilda anställda som reser om den reviderade policyn,
- Låt cheferna veta att ledningens beslut inte längre kommer att vägleda anställdas resebeslut eftersom besluten inte har varit konsekventa och rättvisa, och
- Använd den nya policyn att fatta konsekventa, rättvisa beslut i framtiden.
Resepolitiskt språk för framtiden
I ett företag där anställda reser ofta i affärer, och särskilt om personalgruppen är stor, skulle det vara en mardröm för företaget att fatta beslut från fall till fall och företaget skulle aldrig kunna vara rättvist över hela styrelse. Dokumentationskrav för anställda lägga till en onödig börda.
Nitpicking med bra, bidragande medarbetare över minuttidsregistrering är förolämpande och förnedrande – för chefen, HR och medarbetaren. Och den besegrar ditt syfte att lita på anställda, behandla anställda som vuxna och förväntar sig att anställda fattar ansvarsfulla beslut inom angivna riktlinjer.
Så, beroende på ditt företags behov, är här policyn som rekommenderas som en del av din övergripande resepolicy. (Du har en hel del ytterligare beslut för en heltäckande policy.)
Och, förresten, om du bara har ett par anställda som reser? Ignorera allt detta HR-tänkande och beslutsfattande. Duh! Chefer kan fatta beslut om tidsredovisning från fall till fall.
Resa till och från företagssponsrade evenemang:
I (företagets namn) reser anställda ofta i affärer. Anställda deltar i utbildnings- eller yrkesföreningsmöten, besöker leverantörer och konkurrenter, träffar kunder och deltar i mässor och andra kundinteraktionshändelser, för att bara nämna några exempel. Eftersom dessa evenemang ofta hålls på önskvärda platser, ber anställda ofta att få använda sin PTO eller semestertid för att förlänga sin vistelse på evenemangsplatsen.
I dessa fall ansvarar företaget för kostnad för anställdas resor inklusive flygplan, hytter, flygbussar och nödvändiga transportmedel från den dag då den anställde reser till evenemanget tills den anställde slutför företagets verksamhet vid evenemanget. Den anställde ska redovisa varje ytterligare vardag som tas av från arbetet efter händelsen som betald semestertid, PTO-tid eller obetald ledighet med ledningens tillstånd.
Alla kostnader som den anställde, eller resesällskapen, ådrar sig för resor, mat, logi, transport och så vidare, när han tar ledigt, ska betalas av den anställde. Den del av flygbiljetten, köpt av företaget för att returnera den anställde efter att ha deltagit i evenemanget, eller stod för körsträcka, som normalt betalas för arbetstagarens återvändande av företaget, får användas för den anställdes hemkomst.
Företaget kommer inte att betala några extra kostnader. Den anställde måste redogöra för varje ledig dag efter det företagssponsrade evenemanget.
Ja, det här är ett långt svar på den anställdes fråga om att använda semestertid för att förlänga sina företagsresor. Men det är ett bra exempel på alla faktorer som HR måste beakta i HR-tänkande och beslutsfattande. Det är inte roligt för HR, men det är nödvändigt HR-tänkande och beslutsfattande för att tillgodose behoven hos de fem företagets intressenter.
Gör du inte bara hatar HR-jargong? Börja med ordet: stimulera.
