En av glädjen med att leda är att stödja utvecklingen av dina teammedlemmar. En av utmaningarna med att hantera är att navigera i de många misstag dina anställda gör över tiden. Och även om misstagen är potentiellt försvårande, fungerar ditt svar på misstagen som en kraftfull möjlighet för dina teammedlemmar.
Den här artikeln beskriver sju av de vanligaste medarbetarnas misstag och ger vägledning om de bästa sätten för chefer att hantera dem på ett konstruktivt sätt.
1. Frågar: "Vad ska jag göra?"
Många anställda är obekväma med att ta risker eller göra något på ett sätt som gör chefen besviken eller arg. Om du matar denna vana genom att ge vägledning, kanske dina anställda inte känner sig bemyndigade att vidta åtgärder och lösa problem eller fatta beslut.
Lösningen: Svara på "Vad ska jag göra?" förfrågan med "Jag är inte säker. Vad tycker du att du ska göra?” Låt medarbetaren tänka efter och ge ett svar. Om det är i närheten av det korrekta, bjud: "Det är en bra idé. Varför inte prova det." Om det inte är helt rätt, ställ då frågor som uppmuntrar dem att tänka kritiskt.
Konsekvent användning av denna teknik kommer att stödja medarbetarnas utveckling och förbättra känslan av egenmakt och engagemang.
2. Kommunicerar inte med rätt detaljnivå
Anställda felar i en av två riktningar i denna fråga. Antingen delar de för mycket med dig eller inte tillräckligt. Det förra är irriterande och det senare kan skada din trovärdighet om du fångas omedveten om viktiga frågor.
Lösningen: Utbilda nya medarbetare om dina kommunikationspreferenser för detaljer. Om du tycker om att se hela bilden, uppmuntra dina anställda att tillhandahålla detaljerade genomgångar och rapporter. Om du föredrar bara detaljerna och nyckelpunkterna på toppnivå, ge dem några exempel och, för de första uppdateringarna eller rapporterna, sätt dig ner med dem och ge specifik feedback.
Att hjälpa dina anställda att förstå hur man kommunicerar med rätt detaljnivå kommer att stärka din förmåga att göra ditt jobb och eliminera gissningar från den anställdes sida.
3. Kommunicerar inte med rätt frekvens
Ungefär som "detaljnivån" som beskrivs ovan, har varje chef en preferens för kommunikationsfrekvens med underordnade. Vissa chefer föredrar daglig kommunikation och statusuppdateringar. Andra föredrar att engagera sig regelbundet för statusuppdateringar, men daglig kommunikation krävs inte.
Lösningen: Du är skyldig dina anställda att lyfta fram ditt kommunikationsprotokoll. Låt dem förstå din stil och dina behov och ge positiv förstärkning när de anpassar sina vanor för att möta dina behov. Självklart har du som chef ansvaret att också förstå deras preferenser och flexa för att anpassa dig efter deras stil för din egen interaktion med dina medarbetare. Kom också ihåg att markera för dina anställda att de omedelbart måste meddela dig om nödsituationer och stora problem.
Att odla en effektiv kommunikationsrutin med dina anställda kommer att hjälpa dem att strukturera sitt eget arbete och arbeta med försäkran om att de stödjer dig på rätt sätt.
4. Undanhållande av dåliga nyheter
Om du någonsin blivit överraskad över ett problem som en av dina anställda var involverad i eller kände till, förstår du hur försvårande detta problem kan vara. Din tendens kan vara att visa en kombination av ilska och frustration. Bit istället i tungan och följ lösningen som beskrivs här.
Lösningen: Utgå från dina feedbackförmåga och påminn dig själv om att när temperamentet är hett eller situationen är känslomässigt laddad, bör du ha en betänketid innan du ger feedback. När du har lugnat ner dig, öppna din diskussion med en känslolös beskrivning av hur att inte dela de dåliga nyheterna hindrar din förmåga att hjälpa till att lösa problemet och göra ditt jobb. Ange att du var upprörd över att bli fångad ovetande och att detta var ett misstag som inte kan hända igen. Det finns ingen anledning att gräva i varför medarbetaren väntade med att informera dig. Förstärk helt enkelt att det är ytterst viktigt för dem att involvera dig i framtida situationer. Fråga om de förstår och avsluta sedan diskussionen och gå vidare.
Viljan att dela dåliga nyheter med chefen är en funktion av förtroende. Det är möjligt att din anställde antog att du skulle vara arg och att nyheterna kan äventyra deras anställning eller åtminstone din utvärdering av dem. Du måste förstärka att det är både förväntat och säkert för människor att dela dåliga nyheter med dig. Kom bara ihåg att inte skjuta budbäraren metaforiskt.
5. Skvaller
Det är nästan omöjligt att eliminera dialog om frågor och människor på arbetsplatsen. Men vi vet alla att skvaller är potentiellt vilseledande och till och med skadligt. Om du observerar att anställda skvallrar erbjuder det en möjlighet för dig att förstärka positiva kärnvärden.
Lösningen: Gå ut ur ditt sätt att dela med dina teammedlemmar skvallrets destruktiva potential. Låt dem veta att de individer som ägnar sig åt och sprider skvaller riskerar att skada sitt eget rykte. Förstärk behovet för människor att ignorera skvaller och uppmuntra dem istället att söka upp människor och ställa frågor om de har arbetsplatsproblem eller bekymmer.
Öppen, ärlig dialog är bättre än tvivelaktiga anklagelser som tas upp bakom någons rygg. Ditt arbete med att eliminera skvaller kommer att ge utdelning i form av en hälsosam arbetsplats där individer känner sig respekterade hela tiden.
6. Slutför inte projekt
En chef beskrev detta som "70-procentseffekten", där en anställd skulle börja men aldrig avsluta stora initiativ. "Han skulle ta sig det mesta av vägen dit, men aldrig riktigt bli klar", var chefens klagomål.
Lösningen: Att stärka en kultur av ansvarstagande för resultat är avgörande för din framgång. Lär anställda att använda korrekta projektledningstekniker, inklusive att identifiera deras slutförande och leveransdatum. Även om datum ibland glider, är det din skyldighet att se till att dina anställda håller sitt ord och avslutar varje projekt.
För många kvardröjande projekt drar resurser och ledningens uppmärksamhet. Om du kämpar med ett "70-Percenter", fördubbla dina ansträngningar för att observera, coacha och vidta åtgärder. Precis som dina medarbetare förväntar sig 100 % av dig som chef, förväntar du dig detsamma av dem.
7. Samarbetar inte med kollegor
Om du inte är försiktig kan du sluta fungera som domare för dina anställda. Det är inte ovanligt på nära håll att anställda inte håller med. Men när de börjar vädja till dig om att lösa sina kommunikationsproblem är det dags att vidta en annan form av åtgärder.
Lösningen: Träffas individuellt och sedan som grupp för att se över sina kommunikationsutmaningar. Återigen, med hjälp av dina bästa feedbackförmåga, beskriv i detalj hur detta beteende försämrar arbetsplatsens prestationer och framgång. Förstärk att det försämrar deras egen prestation. Erbjud dig att ge utbildning i att föra svåra diskussioner. Observera parterna i aktion och ge riklig coachning och feedback.
Att lära dina teammedlemmar att föra svåra diskussioner stärker möjligheten för hög prestation att uppstå och minimerar ditt behov av att fungera som domare. Istället för att ta parti, träna individerna att lösa sina egna problem.
Att navigera med anställdas problem och misstag är helt enkelt en del av din roll som chef. Se alltid problemen som möjligheter att undervisa, träna, coacha och förbättra prestation. Ditt positiva förhållningssätt till dessa ofta frustrerande aktiviteter kommer att vara ett kraftfullt exempel för alla i ditt team.
