Matrishantering används ofta i organisationer för att dela anställda och resurser mellan funktioner. I ett matrishanteringssystem har en individ en primär rapportering till chef samtidigt som han arbetar för en eller flera chefer, vanligtvis på projekt.
Det finns olika typer av matrishanteringsstilar och olika metoder för att övervinna de utmaningar som kommer med dem. Du bör veta om det är lämpligt att använda matrishantering och vilken stil du bör använda.
Där Matrix Management är meningsfullt
Matrix management är idealiskt för att dela talang och kompetens mellan avdelningar. Det är ett särskilt praktiskt system när man utvecklar nya produkter – det tillåter individer från olika funktioner inom en organisation att arbeta under en projektledare för att skapa något nytt och unikt. Detta ger teamet förmågan att dra nytta av olika färdigheter från flera discipliner, vilket stärker projektteamet.
Det är också ett bra sätt att sänka kostnaderna – en matrisstrategi för projekt är vanligtvis billigare än att etablera dedikerade projektteam. Mångfalden av teammedlemmarna gör teamet överlägset många rent funktionella team.
Där Matrix Management inte är idealiskt
Även om det finns många potentiella fördelar med denna flexibla stil av lagstruktur, finns det vissa omständigheter där den inte är idealisk. Dessa inkluderar:
- Ett projekt som förutspås vara långsiktigt. Ett dedikerat team med ett fast uppdrag kan vara optimalt
- Situationer där en anställds kompetens är verksamhetskritisk för en viss funktion. Att dela den här personen kan minska effektiviteten av den funktionen
Variationer av Matrix Management Styles
Typerna av matrishanteringsstilar beror på den makt som ges till projektledaren som leder det tvärfunktionella initiativet. Det finns tre typer av projektgruppsstilar: svag matris, balanserad matris och starka matrisgrupper.
Det hårda matrisformatet liknar ett dedikerat team, där teammedlemmarna har en tydlig rapporteringslinje till projektledaren. Projektledaren är funktionsledare tills projektet avslutas. I allmänhet förlorar den funktion teammedlemmen tillhör den personen under hela projektets varaktighet.
I det balanserade matrisformuläret rapporterar teammedlemmarna till både projektledaren och funktionschefen. I denna form förväntas medlemmarna i allmänhet arbeta med projektet och i sin funktion och hålla båda cheferna informerade.
Den svaga formen av matris innebär vanligtvis att projektledaren måste kommunicera med de funktionella cheferna för respektive teammedlem. Varje medlem rapporterar till sin funktionschef för uppgifter om både funktioner och projektet de är tilldelade.
Utmaningar med Matrix Management
Även om det finns många fördelar med en matrishanteringsmetod, finns det också utmaningar. Ett antal av dessa inkluderar:
- Möjligheten för deltagarna att komma i konflikt mellan olika chefer och prioriteringar
- Kommunikationsförvirring mellan och över projekt och funktioner
- Förlust av klarhet i vem som är ansvarig för utvärdering av prestanda
- Inget beslut om ansvar för coachning och professionell utveckling
- Individuell kapacitetsminskning när deltagarna blir utsträckta över för många initiativ
- Minskad effektivitet bland funktionella team som har arbetat tillsammans en tid
- Förlust av organisatoriskt lärande och teaminlärning eftersom individer är involverade under endast en kort tid
För att minska förvirring, konflikter och förlust av tydlighet bör ansvar definieras i projektstadgan eller överenskommas av de inblandade cheferna.
Medlemmar som tilldelats ett projekt bör granskas noggrant för att säkerställa att de är kapabla att hantera ökningen av arbetsvolymen. Olika former av matrisstilar bör undersökas för att säkerställa att den rätta väljs för teammedlemmarnas och företagets förmågor.
Dokumentationen bör vara grundlig och under hela projektet för att skydda de lärdomar som dragits och ge utvärderingsinformation för teammedlemmarna.
Medarbetarnycklar till framgång
Att arbeta i en matrismiljö kan vara både givande och frustrerande. Din exponering för olika initiativ och kollegor kommer att stödja lärande och relationsutveckling. Det är dock viktigt för en anställd som arbetar i en matris att förstå ditt företags inställning till din utvärdering och utveckling. Några åtgärder du kan vidta som en matrisgruppmedlem är:
- Bestäm identiteten för din primära rapporteringsansvarige
- Förtydliga hur input från dina olika matrishanterare kommer att fångas och återspeglas i din prestationsutvärdering
- Håll en regelbunden dialog med din rapport till chef för att hålla dem informerade om dina framsteg och prioriteringar
- Identifiera motstridiga prioriteringar och mäklardiskussioner mellan de olika cheferna för att klargöra eventuell förvirring
- Ta initiativ till att föreslå eller uppmuntra din rapporterande chef att investera i din professionella utveckling genom träning, utbildning och coaching
- Få stöd från dina matrischefer för dessa ansträngningar
- Dokumentera allt. Skriv ett memo till dig själv varje dag om komplikationer och framgångar. På så sätt har du dokumentation av din prestation och arbete under hela projektet
Det finns för- och nackdelar med varje ledningsstruktur och tillvägagångssätt. Matrishantering är inte idealisk i alla omständigheter, och det kan skapa stress för deltagarna där kraven överstiger tid och tillgängliga resurser.
Matrishantering kan erbjuda tillgång till specialiserad kunskap på tillfällig basis samtidigt som den är mer kostnadseffektiv än att förlita sig på dedikerade team. För att lyckas med matrishantering krävs aktivt engagemang och kommunikation från alla parter.
