Administrativa assistenter, inklusive sekreterare, är ryggraden i kontorsfunktionalitet. De skriver och förbereder dokument, schemalägger möten och underhåller filer. De svarar i telefon och direktsamtal och hjälper till med personalmöten. På vissa kontor kan de hantera grundläggande bokföringsuppgifter och de kan acceptera betalningar från kunder och kunder.
En administrativ assistent som arbetar på distans kallas vanligtvis för en virtuell assistent.
Cirka 3,6 miljoner administrativa assistenter och sekreterare arbetade i USA under 2019.
Administrativ assistent arbetsuppgifter och ansvar
Administrativa assistenters ansvar kan variera beroende på vilken typ av kontor de arbetar på, men några vanliga arbetsuppgifter inkluderar:
- Svara i telefoner och ta emot meddelanden.
- Skapa dokument.
- Sätt ihop bildpresentationer
- Skapa kalkylblad.
- Hantera databaser.
- Skapa och/eller underhålla webbplatser.
- Utför grundläggande bokföring.
- Agera som kontorschef, planera personalevenemang som prismiddagar och insamlingsevenemang, schemalägga kundmöten och ordna scheman för medarbetare.
Administrativ assistent Lön
Lönen kan bero på verksamhetens art där en administrativ assistent är anställd, samt arbetsuppgifternas omfattning. De tjänstgörande cheferna får den högsta lönen.
- Median årslön: 40 990 USD (19,71 USD/timme)
- Topp 10 % årslön: Mer än $67 510 ($2,46/timme)
- Minsta 10 % årslön: Mindre än 26 880 USD (12,92 USD/timme)
Utbildning, utbildning och certifiering
Detta yrke kräver ingen specifik avancerad utbildning, men det kan vara till hjälp.
- Utbildning: Du behöver en gymnasieexamen eller motsvarande, och du kan få ett försprång inom området genom att anmäla dig till ett associerat program eller gå ett sekreterarutbildningsprogram efter gymnasiet. Sekreterare har ofta kandidatexamen eller tjänar specialitetsfokuserade certifieringar som Ackrediterad juridisk sekreterare eller den certifierade medicinska administrativa assistenten i ett växande antal sektorer. Verkställande assistenter och sekreterare bör ha några högskolepoäng på ett minimum, om inte en kandidatexamen.
- Träning: Överväg att börja med ett bemanningsföretag. Dessa erbjuder ibland utbildning till nyanställda. Annars, om du har några grundläggande sekreterar- eller administrativa färdigheter, kan utbildning på jobbet tillhandahållas när du lär dig repen för ett visst företag eller område.
Administrativ assistent färdigheter och kompetenser
Du behöver flera viktiga färdigheter för att lyckas bli administrativ assistent.
- Dator- och mjukvarukunskaper: Du bör vara bekväm med att använda Microsoft Office, e-post och internet. Du kan behöva vara bekant med QuickBooks eller andra bokföringsprogram om du arbetar för ett litet företag.
- Multitasking färdigheter: Detta kan vara särskilt viktigt om du också agerar som chef. Du ska kunna jonglera med flera krav samtidigt.
- Kommunikationsförmåga i tal och skrift: Dessa är väsentliga. Du bör ha goda kunskaper i engelska språket och ha goda korrekturläsningsförmåga.
- Social förmåga: Du kommer att arbeta med andra, inklusive kunder och annan kontorspersonal. Godt uppförande och ett lugnt uppträdande kan vara mycket viktigt.
- Organisationsförmåga: Du måste vara detaljorienterad och organiserad, kunna hitta ett dokument eller återkalla protokoll med ett ögonblicks varsel.
- Beslutsfattande färdigheter: Du kommer ofta att hantera flera uppgifter nästan samtidigt, särskilt på hektiska kontor, så du bör kunna prioritera och fatta tidseffektiva beslut. En kund kanske vill ha en tid direkt, men har han verkligen en nödsituation eller kan det vänta några dagar?
Job Outlook
Tyvärr har denna position inte en uppmuntrande jobbutsikt. U.S. Bureau of Labor Statistics räknar med att tekniska framsteg kommer att börja ta över många administrativa assistenters uppgifter från 2019 till 2029, vilket resulterade i en minskning med 9 % i jobb tillväxt.
Arbetsmiljö
Denna position krävs av nästan alla branscher. Du kanske kommer på att du arbetar på ett läkarkontor, ett advokatkontor, ett regeringskontor eller för en liten grannskapsentreprenör. I vilket fall som helst kommer du sannolikt att hamna i en kontorsmiljö.
Virtuella assistenter blir mer och mer efterfrågade, så det är möjligt att du kanske kan arbeta hemifrån.
Arbetsschema
Detta är nästan undantagslöst ett heltidsjobb under normala arbetstider, men verksamhetens karaktär kan kräva en del helgarbete, till exempel om du är anställd av en medicinsk klinik. Dessutom kan de inom advokatkåren upptäcka att de förväntas lägga ner långa timmar före rättegångar och deadlines.
Hur man får jobbet
FÅ GLÖDANDE REKOMMENDATIONER
Arbetsgivare som anställer en sekreterare eller en administrativ assistent letar efter en person som de kan arbeta med bekvämt, som kommer att smälta väl med övrig personal och som kan litas på konfidentiell information. Starka rekommendationsbrev kan visa dessa egenskaper.
ANVÄND DITT NÄTVERK
Använd ditt nätverk för att få leads om lediga jobb. Nå ut till Facebook- och LinkedIn-kontakter, familjevänner, grannar och tidigare arbetsgivare. Låt dem veta att du skulle uppskatta introduktioner till alla som kan anställa.
SPÅRA ÖPPNINGAR
Gör en Google-sökning efter lediga jobb med nyckelord som administrativ assistent, marknadsassistent, redaktionsassistent, medicinsk sekreterare, juridisk sekreterare och kontorsassistent för att skapa platsannonser. Många administrativa jobb kommer också att annonseras på anställningssektionen på webbplatsen för din lokala tidning eller handelskammare.
SPIKA DET ÅTERUPPT
Detta exempel på CV kan guida dig och hjälpa dig att se till att alla de bästa sökorden finns med. Och förbise inte kraften i ett bra följebrev för att gå med det.
ACE DIN INTERVJU
Att i förväg veta vad du sannolikt kommer att bli tillfrågad kan gå långt för att lyckas med din intervju. Tänk på några vanliga exempelfrågor och besluta om dina svar i förväg.
Jämföra liknande jobb
Några liknande jobb och deras medianårslön inkluderar:
- Rättskorrespondent: $61,660
- Informationsbiträde: $36,920
- Medicinsk transkriptionist: $44,090
