Eftersom mat och dryck är bland de största utgifterna i Evenemangsplanering, är det också en bra kategori att rikta in sig på för kostnadsbesparingar. Nästan varje evenemangsmeny har ett uppenbart inslag av slöseri i sig som ofarligt kan raderas för att frigöra medel för andra behov. Den här artikeln tittar på några cateringkomponenter där du kan justera matkvantiteter för att kontrollera utgifterna.
Rulla in dina siffror
Det finns en vetenskap att hantera gästantal och OSA-nummer, varav även erfarna evenemangsplanerare kämpar. Dels har du antalet deltagare som anmält sig till evenemanget, och å andra sidan måste du räkna in "no shows" och oväntade gäster. Kostnadsfria evenemang kommer att ha en högre andel uteblivna ankomster—25 % eller mer — medan de flesta biljettbeställda evenemang i genomsnitt har 10 % avgång. Använd dessa medelvärden för att kontrollera onödiga utgifter. För att vara säker, införliva en 2% buffertzon för sista minuten-ankomster.
Skär ner på kontinental frukost
Få maträtter genererar mer avfall än de kontinentala frukost. Faktum är att människor har blivit mer medvetna om kolhydrater och kaloririka bakverk. Du behöver fortfarande ha gott om kaffe, te och vatten för dina morgonpass. I många fall kan du spara pengar genom att köpa frukostförfriskningar a la carte istället för standardpaketet per person. Figur 0,5 bakverk och 1,25 drycker per person för ett affärsmöte, och något mer för familjegrupper med barn närvarande.
Överväg pläterade måltider över bufféer
Det är en myt att välja en buffémåltid kommer att spara pengar över en serverad förrätt. Men om du tittar på de flesta cateringguider ser du att detta inte är sant. Cateringföretag måste laga mer mat per person till bufféer, vilket leder till mer svinn. Även om kraven på service vid bord är lägre med bufféer, behöver golvchefer fortfarande en full personal för att duka upp och röja tallrikar efter måltiden. Summan av kardemumman är det en enkelt pläterad entré är det mer kostnadseffektiva valet av de två.
Begränsa din barservice
Öppna barer kan vara en hit bland deltagare, men de är kanske den mest utmanande kostnaden att projicera i förväg. Om du arbetar med en stram budget är ditt bästa alternativ att använda ett biljettsystem för att kontrollera dryckeskonsumtionen. Med detta ger du var och en av gästerna en eller två drinkbiljetter vid ankomsten, och betalar i princip för deras första omgång drinkar. Om en deltagare får slut på biljetter kan de välja att köpa drinkar kontant direkt från bartendern. Det är ett system som låter dig behandla dina gäster och kontrollera kostnaderna på samma gång.
Maximera varje tugga i receptionerna
Mottagningar och "by the bite"-funktioner med aptitretare kan orsaka förödelse för vilken budget som helst när du tänker på att de flesta hotell tar ut uppemot $3 för varje hors-d'oeuvre. Standardriktlinjen är att servera tre till fem stycken per person för en mottagning före middagen, och 10 till 15 stycken per person för måltider per bit. Du kan trimma dessa siffror genom att inkludera dipp med bröd eller chips och cocktailsnacks som Chex mix och nötter. Nyckeln är att hitta fyllande substitut för de dyra aptitretarna. Dessertartiklar som kakor eller brownies (skurna i halvor) kan också räknas mot dina krav per gäst, och de är relativt billiga i jämförelse.
Granska planen
När det gäller portionsplanering är det bästa sättet att spara pengar att se över logiken bakom varje punkt på din meny. Lägg inte bara till ett föremål som skivad frukt för att fylla ett kategoriskt behov. Tänk på vad dina gäster faktiskt kommer att äta och beställ på lämpligt sätt. Gör en undersökning med dina anställda om vilka föremål de tror kommer att vara mest populära. Denna enkla övning i sig själv kan inspirera till ändringar i din meny.
