Att inrätta ett litet kontor eller hemmakontor är inte bara en fråga om att släpa in kontorsutrustning i ett rum och koppla in den. Eftersom ditt hemmakontor först och främst är ett arbetsutrymme, är den viktigaste delen av ditt hemmakontors design infrastrukturen.
Kommersiella kontorslokaler designades ursprungligen för att vara kontorsutrymmen; de har tillräckligt med ström, belysning och ventilation för kontorsarbetsplatser inbyggd i designen. Det kommer förmodligen inte att vara fallet med ditt hus eller annan byggnad som du har bestämt dig för att använda som ett litet kontor eller hemmakontor.
Infrastrukturen som ditt nya kontor behöver
Kraft
Kommersiella byggnader avsedda för kontorsbruk har i allmänhet en bättre elförsörjning än bostäder och andra icke-kommersiella byggnader. Och att sätta upp ett hemmakontor innebär att du kommer att avsevärt öka din energianvändning på den platsen. Till exempel kommer även en liten laserskrivare att förbruka 300 till 400 watt elektricitet när den är igång, och större laserskrivare kommer att förbruka mycket mer.
Tänk nu på den andra kontorsutrustningen du ska installera. Anta att du har en PC, en bildskärm, en laserskrivare, en skanner och en telefon. Kommer kretsen på ditt valda hemmakontor att passa jobbet?
Steg ett av designen för hemmakontoret är att bedöma ditt energibehov. Lägg till effekten på din kontorsutrustning (och relaterade funktioner som belysning). Du kanske kan minska på ditt energibehov genom att "kombinera" en del av dina behov av kontorsutrustning. Till exempel, istället för att ha en separat skrivare, fax, kopiator och skanner, kan du ha en multifunktionsmaskin som utför alla dessa funktioner.
Innan du ens sparar en förbigående tanke på estetiken i ditt hemmakontorsdesign, koppla in all din utrustning och försök använda den, som du skulle göra på en vanlig arbetsdag. Om du upplever elektriska farosignaler, såsom brytare som slår eller ljus som dämpas när olika delar av utrustningen fungerar, låt en elektriker kontrollera dina kretsar och se om någon enkel omkoppling kan göras. Enligt min erfarenhet är hus, särskilt äldre hus, ofta kopplade väldigt excentriskt och behöver en elektrisk "sanering" eller uppdatering.
Belysning
Chansen är extremt stor att den befintliga belysningen på den föreslagna platsen för ditt hemmakontor är otillräcklig för arbetsytans behov. Få bostäder har till exempel rader av lysrör installerade, som kommersiella kontorslokaler gör. Även om du inte behöver gå så långt, behöver du integrera stark takbelysning i din design - och i många fall innebär det att du köper och installerar nya eller ytterligare armaturer. Olika typer av spårbelysning är lätta att hitta och relativt lätta att installera.
När du väljer belysning för ditt hemmakontor, bedöm dina behov först genom att sitta i din föreslagna arbetsyta och bestämma hur mycket belysning du behöver för att arbeta effektivt och var ljuset ska vara placerad. Ett kontor med otillräcklig belysning är inte bara värdelöst utan kan leda till alla typer av hälsoproblem från huvudvärk till nacke- och axelvärk. Kom dock ihåg att om du lägger till belysning ökar ditt kontors strömbelastning. Återigen måste du vara säker på att din befintliga krets klarar den ökade elektriska belastningen.
Ventilation
Många förbiser vikten av ventilation i kontorsdesign, men du och din kontorsutrustning behöver det båda. För det första, ju mer kontorsutrustning du har i drift, desto mer värme kommer att genereras - och överdriven värme kan skada kontoret utrustning som datorer. För det andra, om ditt kontorsutrymme inte är tillräckligt ventilerat, kan det vara extremt obehagligt att arbeta där till dig. Det är ett särskilt vanligt problem när människor väljer små utrymmen för sina hemmakontor, som ex-sovrum. Rummet blir en "hot box" och nästan omöjligt att arbeta i.
Så överväg ventilationsaspekten av din kontorsdesign noggrant när du väljer plats för ditt lilla kontor eller hemmakontor. Är rummet tillräckligt stort för att du och din utrustning ska kunna arbeta bekvämt? Överväg kylningsalternativ som att köpa en liten luftkonditioneringsenhet eller fläktar av tillräcklig storlek för att kyla rummet. Kommersiella kontorsutrymmen har vanligtvis luftkonditioneringssystem installerade för att skydda både utrustningen och människors hälsa.
Nu när du har den grundläggande infrastrukturen för din kontorsdesign på plats, är det dags att fundera lite över användbarheten och säkerheten i din arbetsyta.
Använd den här checklistan för att säkerställa att ditt lilla kontor eller hemmakontor är en säker, användbar arbetsplats:
Placera din kontorsutrustning för maximal användning
Bestäm den bästa platsen för varje kontorsutrustning och möbel genom att gå igenom ett arbetsprov. Vad du än använder ofta ska finnas nära till hands och lätt att komma åt. Om den inte är det, flytta den.
Var särskilt uppmärksam på dina arbetsvanor med datorer och/eller surfplattor. Dessa ergonomiska tips hjälper dig att undvika smärta i nacke, axlar och rygg.
Om ditt arbete till exempel innebär att du använder telefonen mycket, bör din telefon vara i en position där du inte behöver resa dig upp eller sträcka dig obekvämt för att använda den. Om ditt arbete innebär att hantera och arkivera mycket papper, måste ditt arkivskåp vara tillräckligt nära det du kan komma till det med några få steg - eller ännu hellre, ha arkivlådor på ditt skrivbord som är nära hand. Kör detta arbetstest i flera dagar för att vara säker på att du har allt placerat i bästa läge.
Skydda din känsliga kontorsutrustning
Jag har redan betonat behovet av tillräcklig ventilation som en del av din kontorsdesign. Det är lika viktigt att skydda din kontorsutrustning, som datorer, från strömstörningar och/eller elavbrott. Investera i så många UPS (Uninterrupted Power Supplies) som behövs för att förhindra förlust av data eller ännu värre, dyr skada på din utrustning.
Organisera dessa sladdar och kablar
Bara för att du har mycket kontorsutrustning betyder det inte att din arbetsyta måste se ut som en skallerorm. Planera ditt kontor så att så mycket av din telefonledning eller CAT5-kabel är utom synhåll som möjligt. Om du har långa kabellängder som går från rum till rum (eller ner i en korridor), överväg att borra hål och lyfta golvlister efter behov för att få det utom synhåll. Om du inte kan sätta kablar och/eller ledningar ur vägen, se till att du tejpar eller häftar fast dem vid behov, nära väggar, så att folk inte riskerar att snubbla över dem.
Undersök sladdarna till din kontorsutrustning och ta upp sladden där det är möjligt, antingen med hjälp av buntband för att binda upp överskottet, eller använd något som en kabelsköldpadda, som organiserar kablar. Prydligt buntade sladdar hjälper till att förhindra olyckor och kommer att göra ditt hemmakontor mer estetiskt tilltalande.
Att gå trådlöst är ett annat sätt att lösa problemet med sladdar och kablar att överväga. Många datortillbehör, såsom skrivare och kopiatorer, har nu trådlösa funktioner.
Rensa vägarna
Eftersom de är placerade i rum som ursprungligen designades för andra ändamål, liknar vissa små kontor eller hemmakontor hinderbanor. Bara för att den där bädden eller växtställningen alltid har funnits, betyder det inte att den måste stanna där. Du måste kunna resa dig från skrivbordet och gå runt utan att slå på smalbenen. Bli av med alla onödiga möbler och skräp i ditt hemmakontor. Och glöm inte att kolla golvet. Se till att till exempel alla mattor är ordentligt häftade.
Utför en sista kontroll av dina arbetsbehov
Se till att du har all kontorsutrustning och kontorsmöbler som du behöver för att hålla dig organiserad och kunna arbeta produktivt och säkert. En högtalartelefon låter dig till exempel prata i telefonen handsfree, så att du kan göra anteckningar eller arbeta med andra uppgifter. Om du har manualer eller böcker som du ofta konsulterar, kan det vara en riktig produktivitetshöjare att införliva några inbyggda hyllor i designen på ditt hemmakontor.
Lägg till lite ögongodis
En välplacerad målning eller tryck eller till och med en korktavla med några foton kan ge ditt hemmakontor lite visuell kraft och göra det till ett mer tilltalande utrymme att arbeta i. Din personliga smak avgör vad som fungerar bäst för dig, men belamra inte din arbetsyta med för många visuella distraktioner.
Voilà! Du är redo att arbeta
Infrastruktur, nytta och säkerhet - nycklarna till kontorsdesign som hjälper dig att skapa ett kontor som är både en funktionell arbetsyta och en trevlig, produktiv arbetsplats. Även om vi ibland har lite val om var vårt kontor kommer att vara, kommer fokus på dessa tre element att hjälpa oss att designa ett kontorsutrymme som är användbart och i slutändan beboelig.
