Blankett 5500: En arkiveringsguide för arbetsgivare

Varje förmånsplan för anställda, inklusive välfärds- och pensionsplaner, måste rapporteras varje år till federala myndigheter för att se till att planen följer lagen. Den viktigaste av dessa rapporter är årsrapporten på Form 5500.

Vad är Form 5500, och vem måste lämna in det?

Blankett 5500, årsredovisningsformuläret för alla anställdas förmånsplaner, krävs av Employment Retirement Income Security Act (ERISA).

Blanketten innehåller följande information om föregående år:

Förändringar i antal deltagare och förmånstagare
Finansiell verksamhet
Finansiering och försäkringsinformation

Formuläret måste arkiveras elektroniskt via U.S. Department of Labor (DOL). Anmälan görs av en förmånsplansadministratör, en person eller tjänst som ansvarar för den dagliga administrationen). Rapporten ska också ges till plandeltagare och förmånstagare som ber om den, tillsammans med andra plandokument och rapporter.

Pensions- eller pensionsplaner måste lämnas in via formulär 5500 även om de inte är "skatteberättigade" av IRS. Detta inkluderar vinstdelningsplaner, aktiebonusplaner, pengarköpsplaner, 401(k)-planer och andra. Välfärdsplaner måste också lämnas in via formulär 5500, inklusive medicinsk, tandvård och livförsäkring, lärlingsutbildning och utbildning, stipendiefonder,

avgångsvederlag, funktionshinder och mer.

Vissa typer av pensions- och välfärdsplaner är undantagna från att lämna in Form 5500. Se sidorna 3-4 i Instruktioner för Form 5500 för dessa undantag.

Form 5500-versioner

Det finns två ytterligare versioner av Form 5500 för speciella omständigheter:

Blankett 5500-SF är kortformen årlig avkastning/rapport för små pensionsplaner för anställda med färre än 100 deltagare i början av planåret.
Blankett 5500-EZ är för en deltagares pensionsplaner (en företagsägare/partner och make) eller för utländska planer.

Du kan använda detta Form 5500 Version Selection Tool från DOL för att hitta rätt formulär för din situation.

När och hur arkiverar jag formulär 5500?

Blankett 5500 måste lämnas in senast den sista dagen i den sjunde kalendermånaden efter planårets slut. Till exempel, om ditt företags pensionsår slutar den 31 december 2021 måste du lämna in formulär 5500 senast den 31 juli 2022.

Blanketter 5500 och 5500-SF måste arkiveras elektroniskt med hjälp av ERISA EFAST2-system, vilket ger dig två alternativ:

Den webbaserade EFAST2 IFILE-systemet
En EFAST2-godkänd leverantör (vilket kan ta ut en avgift)

Innan du anmäler dig måste du registrera ett konto hos EFAST2-systemet.

Om du lämnar in formulär 5500-EZ måste du också använda EFAST2-systemet – med ett undantag. Om du under innevarande år lämnar in färre än 250 returer av någon typ till IRS, kan du lämna in formulär 5500-EZ på papper. Dessa deklarationer inkluderar W-2-formulär, 1099-R-formulär och inkomst-, sysselsättnings- och punktskattedeklarationer.

Från och med den 1 januari 2021 kan en plan med en deltagare eller en utländsk plan lämna in formulär 5500-EZ elektroniskt med hjälp av EFAST2-systemet eller på papper hos IRS. Du kan dock inte göra detsamma med Form 5500-SF.

Begär en förlängning för Form 5500

Du kan få en engångsförlängning med upp till 2 ½ månad genom att ansöka IRS blankett 5558 med IRS. Om du lämnar in begäran om förlängning på rätt formulär, på eller före förfallodagen, godkänns begäran automatiskt.

Skicka begäran om förlängning till:

Finansdepartementet
Internal Revenue Service Center
Ogden, UT 84201-0045.

Alternativt kan du begära en förlängning genom en av IRS-utsedda privata leveranstjänster.

Hur fyller jag i formulär 5500?

Här är delarna av Form 5500. All information är för ett specifikt planår:

Del I: Årsredovisningens identifieringsinformation inkluderar typen av plan.

Del II: Grundläggande planinformation inkluderar:

Namnet på planen
Information om planens sponsor (vanligtvis en arbetsgivare) och planadministratören
Antalet deltagare, pensionärer och förmånstagare i början och slutet av året
Planfinansieringsarrangemang
Schema medföljer formuläret

Här är några av huvudschemana för Form 5500:

Planera en: Försäkringsinformation, inklusive avtalsskydd, avgifter och provisioner (tillhandahålls av planens försäkringsbolag)
Schema C: Tjänsteleverantörsinformation för någon som endast får kvalificerad indirekt ersättning (Förväxla inte detta schema med schema C för skatterapportering för enskild firma.)
Schema G: Finansiella transaktioner, inklusive lån eller ränteförpliktelser som är i fallissemang eller klassificeras som oinbärbara
Schema H: Finansiell information, inklusive tillgångar och skulder i början och slutet av året och en inkomst-/kostnadsredovisning för året, med några frågor om efterlevnad och en revisors åsikt
Schema I: Finansiell information för små planer, inklusive sammanfattningar av planens tillgångar och skulder, inkomster, utgifter och överföringar för planåret, med en lista över efterlevnadsfrågor
Schema R: Pensionsplaninformation, inklusive information om utdelningar (utbetalningar av förmåner), finansiering och förmånsbestämda pensionsplaner för ensamarbetsgivare och flera arbetsgivare

Du kan använda IFILEs gratis onlineprogramvara för att fylla i formulär 5500 och sedan elektroniskt signera och skicka in det via EFAST2.

Vanliga frågor (FAQs)

Vad händer om jag behöver göra en ändring efter att jag har lämnat in formuläret?

Du kan fylla i formuläret och markera rutan på rad B i del I efter att du har fått ett meddelande om att EFAST2 tagit emot din inlämning.

Vad händer om jag missar en anmälningsdeadline?

ERISA straffar planer för ofullständiga rapporter, felaktiga rapporter, att inte lämna in i tid och inte begära förlängning. Till exempel utdöms en administrativ straffavgift på upp till $2 233 för varje dag en planadministratör misslyckas eller vägrar att lämna in en fullständig och korrekt rapport.

Om du inte har lämnat in ditt formulär 5500 i tid kan du kvalificera dig för DOL: s Delinquent Filer frivilligt efterlevnadsprogram (DFVCP). Detta gör det möjligt för sena anmälare att betala en beräknad straffavgift och göra betalningen elektroniskt, men det är inte tillgängligt för planer för en deltagare.

Vad är "skatteberättigade" planer?

En "skatteberättigad" plan uppfyller IRS-kraven som tillåter arbetsgivaren att dra av bidrag som gjorts till planen för anställda. Anställda som deltar i en kvalificerad plan (som en 401(k), till exempel) kan välja att skjuta upp skatten på sina planavgifter för skatteändamål. IRS har specifika – och komplicerade –krav på kvalifikationer.

Var kan jag få mer information och hjälp med detta formulär?

De DOL och IRS har mer detaljerad information om alla ERISA-rapporter. Om du har anlitat en planadministratör bör de kunna fylla i detta formulär. Om du gör det på egen hand, ta hjälp av en tjänsteleverantör av förmånsplaner.