Många småföretagare ger sina anställda förmåner genom att upprätta en sektion 125-plan. Även kallad en cafeteriaplan, en sektion 125-plan ger skatteförmåner för företag och deras anställda. Skattebesparingarna gör det möjligt för arbetsgivare att ge förmåner till en reducerad kostnad.
125 § Plan
En sektion 125-plan är en skriftlig plan som tillåter deltagare att få vissa förmåner, kallade kvalificerade förmåner, före skatt. Dess namn kommer från avdelning 26, avsnitt 125 i USA: s skattelagstiftning, som fastställer de regler som arbetsgivare måste följa när de driver en cafeteriaplan.
En arbetsgivare kan sponsra en cafeteriaplan om den anställer arbetare som är föremål för federal inkomstskatt. Arbetsgivaren kan vara en enskild firma, bolag, partnerskap, LLC eller en statlig enhet, så länge den sysselsätter i genomsnitt 100 anställda eller färre under minst två år. Endast anställda, deras makar och deras anhöriga får delta i en plan. Oberoende entreprenörer, partners, medlemmar (i en LLC) och individer som äger mer än 2 % av ett S-företag är inte berättigade.
Hur planerna fungerar
Enligt en § 125-plan betalar anställda för förmåner via ett löneavdrag. Eftersom pengarna som dras av från arbetarnas löner inte är föremål för skatter (federala, statliga, lokala, Medicare eller Social Security), behåller anställda en större del av sina inkomster. Arbetsgivare sparar pengar eftersom de bidrag de gör för att betala premier också är befriade från skatt.
För att en plan ska kvalificera sig som en cafeteriaplan måste den tillåta anställda att välja mellan två eller flera förmåner, varav en måste vara skattepliktig (som kontanter). Den andra förmånen måste vara en kvalificerad förmån.
Anställda som är inskrivna i cafeteriaplaner kan göra val en gång om året. Val i mitten av året kan tillåtas om arbetstagare upplever en livshändelse som äktenskap, skilsmässa eller byte av anställning. Den 12 maj 2020 tillkännagav dock IRS tillfälliga ändringar av kafeteriaplanerna enligt avsnitt 125 för att göra det möjligt för människor att göra halvårsskiftet förändringar av deras planer för att tillgodose deras föränderliga finanser som ett resultat av folkhälsokrisen och ekonomiska nedgång.
När en arbetsgivare har skapat en förmånsplan kan den administrera planen själv eller anlita en tredjepartsadministratör för att övervaka den. Skatteförmånerna arbetsgivare får från planen kommer sannolikt att kompensera en del (eller alla) av administrationskostnaderna.
Kvalificerade förmåner
Enligt avsnitt 125 i den amerikanska skattelagstiftningen får anställda använda dollar före skatt för att endast betala för kvalificerade förmåner. Kvalificerade förmåner inkluderar följande:
- Grupphälsofördelar
- Dentala och synfördelar
- Invaliditet och livförsäkring
- Flexibla utgiftskonton
- Hjälpprogram för beroendevård
- Hälsosparkonton
Exempel på förmåner som inte anses vara kvalificerade förmåner inkluderar utbildningshjälp, mobiltelefoner tillhandahållna av arbetsgivaren, personalrabatter, måltider och pensionsplaneringstjänster.
IRS-reglerna angående förmånsplaner i avsnitt 125 förklaras i detalj i Publikation 15-B, Arbetsgivarskatteguiden till förmånsförmåner.
Typer av planer
När man upprättar en cafeteriaplan har arbetsgivare fyra alternativ.
- Premium betalningsplan: Anställda betalar sin del av premien för kvalificerade förmåner med dollar före skatt. Vissa planer tillåter arbetstagare som väljer bort planen att få extra lön på skatteplikt.
- Flexibel utgiftsplan för hälso- eller beroendevård: Anställda använder dollar före skatt för att betala för sjukvårdskostnader (upp till 2 750 USD 2021) eller kostnaden för att ta hand om en anhörig (upp till 10 000 USD 2021).
- Fullständig cafeteriaplan: Arbetsgivaren lämnar ett bidrag som anställda kan använda för att köpa kvalificerade förmåner. Om bidraget inte täcker alla premier kan anställda använda ett skattebefriat löneavdrag för att betala saldot.
- Enkel plan: Designad för små företag med 100 anställda eller färre. Har mildare krav på icke-diskriminering än andra planer.
Krav
För att få skatteförmånerna för en cafeteriaplan måste arbetsgivare följa federala krav. Till exempel måste förmånsplanen vara skriftlig. Planen måste beskriva de tillgängliga förmånerna, behörighetsreglerna, valprocessen för förmåner, förfarandet för att lämna bidrag och särskilda regler som gäller för flexibla utgiftskonton.
De flesta anställdas förmånsplaner är föremål för Employee Retirement Income Security Act (ERISA). Denna lag kräver att arbetsgivare tillhandahåller plandeltagare och förmånstagare en sammanfattande planbeskrivning (SPD). Som namnet antyder ger en SPD en översikt över planen. Dokumentet ska vara skrivet på ett språk som anställda kan förstå. Den bör förklara vilken typ av plan arbetsgivaren erbjuder, vilka förmåner som finns tillgängliga, vem som är berättigad och andra relevanta detaljer. Nyanställda måste få en kopia av SPD inom 90 dagar från det datum då deras täckning börjar.
Högt betalda och nyckelarbetare
Sektion 125-planer bör skapas så att de inte diskriminerar till förmån för högt kompenserade arbetare eller nyckelpersoner. Om en plan misslyckas med vissa icke-diskrimineringstest kommer alla högt betalda arbetare eller nyckelanställda som deltar i planen att förlora det skatteavdrag de annars skulle ha fått. När individen lämnar in sin inkomstdeklaration måste de inkludera värdet av den skattepliktiga förmånen (baserat på det största värdet den anställde kunde ha valt) i sin bruttoinkomst.
