De flesta proffs ägnar en stor del av dagen åt att skicka e-post. Det du skriver och hur du formaterar och skickar ditt meddelande kan göra skillnaden mellan att ditt e-postmeddelande läses och besvaras eller kastas i papperskorgen. Medan vissa människor behöver en uppfräschning grundläggande e-postetikett, andra gör misstag helt enkelt för att de är överväldigade av den stora mängden kommunikation.
Under din jobbsökning kommer du sannolikt att skicka många e-postmeddelanden, inklusive följebrev, tackkort och meddelanden till jobbsökningsrelaterade anslutningar.
Ta dig tid att undvika att göra pinsamma fel, som att stava någons namn fel, och se till att skriva anteckningar som får ett svar.
Granska exempel på hälsningar som du kan använda för att starta dina e-postmeddelanden, hur du startar dina meddelanden och misstag att undvika när du skickar professionella e-postmeddelanden.
Använd en tydlig ämnesrad
Sträva efter tydlighet i din ämnesrad. Välj något direkt som identifierar syftet med ditt e-postmeddelande, som "mötestid ändrad" eller "snabbfråga om ditt förslag".
Undvik att dingla en morot med en teaser som "Jag måste informera dig..." som försöker locka läsaren att öppna e-postmeddelandet för att komma till din avsikt. Folk bestämmer ofta om de ska öppna ett e-postmeddelande baserat på ämnesraden, så välj ett som tydligt anger ditt syfte.
Använd en professionell hälsning
Inkludera en lämplig hälsning för omständigheterna och mottagaren. Vissa hälsningar fungerar i ett mejl men används inte i ett vanligt brev, medan vissa hälsningar fungerar för båda.
Välj en hälsning utifrån hur väl du känner personen du skriver till och vilken typ av meddelande du skickar. Om du till exempel skriver till någon du känner är "Hej Jim" lämpligt. "Dear Mr./Ms. Smith" skulle vara lämpligt när du söker ett jobb eller skriver ett affärsbrev.
Undvik att öppna ett mejl med "hej", vilket låter väldigt informellt och vanligtvis inte används på arbetsplatsen. Skygg också för "Hej folks" eller "Hej killar", även om din e-post är avslappnad.
E-posthälsningsexempel
Här är några exempel på hälsningar att använda när du skriver professionella e-postmeddelanden.
- Kära Förnamn Efternamn (det här fungerar bra om du inte vet könet på personen du skriver till)
- Kära förnamn (när du mailar någon du känner)
- Hej Förnamn (När du mailar någon du känner)
- Bäste herr/fröken. Efternamn
- Bäste herr/fröken. Förnamn Efternamn
- Kära Dr. Efternamn
- Bästa personalchef
- Kära rekryteringschef
- till den som detta berör
Använd rätt skiljetecken efter din hälsning. För mer formella e-postmeddelanden, använd semikolon efter namnet. För personer du känner eller mer avslappnad korrespondens, använd ett kommatecken efter hälsningsnamnet.
Undvik vanliga misstag
När du skriver ett e-postmeddelande inträffar ibland följande fel när folk skyndar sig att snabbt stryka bort ett meddelande. Ta dig tid att granska ditt meddelande och utför följande steg innan du klickar på skicka för att undvika lätta att göra misstag.
- Lägg till e-postadressen sist. Om du inte har möjlighet att ta bort ett e-postmeddelande, lägg till adressen sist om du tenderar att ha ett snabbt triggerfinger. Ange endast mottagarens namn när du är säker på att din e-post är redo att skickas.
- Undvik felet "svara alla". Titta på avtryckarfingret när du trycker på "Svara alla". Fundera på om alla på listan verkligen behöver läsa vad du har att säga. Tänk också på äldre e-postmeddelanden i kedjan som du kanske inte vill att någon på listan Svara alla ska se.
- Ta det lugnt med humorn. Humor kan vara svårt att urskilja i ett e-postmeddelande eftersom din ton inte nödvändigtvis lyser igenom. Utan kroppsspråk, ansiktsuttryck eller kadens kan humor falla platt eller till och med oavsiktligt förolämpa en läsare. Spela säkert och lämna det utanför.
-
Korrekturläs. Gör inte misstaget att tro att folk kommer att förlåta stavfel i informella e-postmeddelanden eller att misstag kommer att tolereras om du skriver på din telefon. Du kan dömas hårt av misstag i din e-post, särskilt om de är utbredda. Lita inte på en stavningskontroll som ofta kan välja fel ord åt dig.
Korrekturläsa dina e-postmeddelanden precis som du skulle göra med alla viktiga dokument. Framför allt, kontrollera och dubbelkolla alltid att du har stavat folks namn korrekt.
- Använd inte emojis eller uttryckssymboler. Mer och mer har e-postmeddelanden börjat likna textmeddelanden. Meddelanden på arbetsplatsen innehåller nu ibland "tummen upp"-emojis eller smileys. Även om de blir allt vanligare, undvik emojis och uttryckssymboler i formell korrespondens. Om din e-posthälsning innehåller en persons efternamn är det ett säkert tecken på att du bör lämna bort emojis och uttryckssymboler.
- Kom ihåg att e-post varar för evigt. Tänk efter två gånger innan du mejlar något personligt eller konfidentiellt, avskedar någon via e-post, nedsätter någon eller svarar med ilska. Även raderade e-postmeddelanden kan återupplivas från säkerhetskopior av data. Den typen av interaktioner kan bättre göras personligen. En bra tumregel: Skriv inte något i ett e-postmeddelande som du inte skulle vara villig att ha delat offentligt, till exempel i en deposition eller på sociala medier, till exempel.
Tillämpa 24-timmarsregeln. Om du inte är säker på om du ska skicka meddelandet, vänta till nästa dag för att bestämma dig.
