Utformningen av ett affärsbrev är viktigt. Strukturera ditt brev på rätt sätt, så blir det lättläst och professionellt. Detta hjälper dig att få fram ditt budskap och göra ett gott intryck på dina kollegor.
Lära sig hur formatera ditt affärsbrev på sidan, inklusive vad som ska inkluderas i ditt brev, hur man formaterar varje stycke och vilket typsnitt, hälsning och avslutning som ska väljas. Läs också snabba tips om stavning, grammatik och ton för att perfekta ditt brev.
Teckensnitt och mellanrum
- Placera layouten ordentligt av de affärsbrev du skriver, med mellanslag mellan rubriken, hälsningen, varje stycke, avslutningen och din signatur.
- Enkel-mellanslag ditt brev och lämna ett mellanslag mellan varje stycke. När du skickar maskinskrivna brev, lämna två utrymmen före och efter din skriftliga underskrift.
- Vänstermotivera ditt brev, så att din kontaktinformation, datumet, brevet och din signatur är justerade till vänster.
-
Använd ett vanligt typsnitt som Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri eller Verdana. Se till att teckensnittsstorleken du använder är tillräckligt stor för att din läsare inte behöver sträcka sig efter sina glasögon – standardteckenstorleken för dessa typsnitt är 10- eller 12-punkter.
Om du skickar in ditt affärsbrev till en mycket konservativ organisation är det bäst att använda det traditionella Times New Roman 12-punktstypsnittet. Använd inte under några omständigheter tillfälliga typsnitt som Comic Sans eller handskriftsteckensnitt som Lucida på affärskorrespondens.
Affärsbrevetikett och ton
Om du är van vid att skriva mer informell korrespondens är det en bra idé att fräscha upp minnet om nödvändiga avsnitt (t.ex. hälsning) och tonfall (professionell) i ett affärsbrev innan du skriver ditt egen.
Hälsning
Det är fortfarande standard att använda mottagarens titel (Mr., Mrs., Ms., Dr., Professor, Judge) före deras efternamn i hälsning av formell affärskorrespondens (exempel: "Dear Mr. Smith"). Ordet "kära" ska alltid föregå mottagarens namn; använd inte bara deras namn ensamt som du kan göra i tillfällig korrespondens.
På samma sätt undvik att börja affärskorrespondens med öppningar som "Hej", "Hej" eller "God morgon". Affärsbrev ska alltid börja med "Kära [mottagarens titel och namn]." Undantaget är om du använder hälsningen "To Whom It May Concern" när du inte känner till namnet på mottagare.
Stängning
Din stängning måste ta fel på de konservativa. Godtagbara avslutningar att använda inkluderar: "Vänliga hälsningar", "Med vänlig hälsning", "Bästa hälsningar", "Hälsningar", "Tack", "Tack för din omtanke", "Respektfullt" och "Mycket respektfullt" (detta förkortas ofta "V/R" i militär verksamhet korrespondens).
Använd inte tillfälliga stängningar som: "Senare", "Skål", "Hjärtligt", "Tack!", "TTYL" eller "Varmt".
Ordval och grammatik
Även om ditt ordval för affärsbrev inte bör vara för stiligt, blommigt eller utsmyckat, bör du också undvika att använda slang, förkortningar/akronymer, emojis eller texttala. Använd inte de meningsfragment som vanligtvis används när du skickar sms. Använd istället hela meningar och se upp för kommatecken (där två fullständiga meningar förenas med ett kommatecken). Korrekturläs noga för stavfel och grammatiska fel.
Skicka ett papperskopiabrev
Om du skriver en papperskopia av ditt formella affärsbrev i motsats till ett e-postmeddelande, bör papperet du använder vara ett vanligt vitt bankpapper med en anständig vikt.
Använd inte den sortens färgglada eller flamboyanta brevpapper som kan användas för marknadsföring av "skräppost". Det går bra att inkludera en enkel företagslogotyp överst på tidningen.
Business Letter Layout Exempel
Här är ett exempel på varje komponent i ett affärsbrev och hur man formaterar dem.
Din Kontaktinformation
Ditt namn
Din adress
Din stad, delstatens postnummer
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Datum
Mottagarens kontaktinformation
namn
Titel
Företag
Adress
Stad, delstatens postnummer
Hälsning
Bäste herr/fröken. Efternamn:
Brevkropp
Det första stycket i ditt affärsbrev bör presentera varför du skriver.
Ange sedan mer information och detaljer om din förfrågan i följande stycken.
Det sista stycket bör upprepa anledningen till att du skriver och tacka läsaren för att ha granskat din förfrågan.
Stängning
Med vördnad,
Signatur
Handskriven signatur(för ett papperskopia)
Skrivet signatur
Granska ett exempel på affärsbrev
Detta är ett exempel på affärsbrev. Ladda ner mallen för affärsbrev (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.
Granska ett exempel på affärsbrev (textversion)
Xavier Lau
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
[email protected]
1 september 2021
Portia Lee
Ägare
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
New City, NY 12345
Kära fru Lee:
Jag skriver till dig idag på uppdrag av Happyland Helpers. Vi är en liten organisation som hjälper låginkomstfamiljer som behöver fritidshem för sina små barn. Vi erbjuder bidrag till familjer och gratis skjuts för deras barn så att de kan gå på ett av de lokala fritidshemmen.
Varje år håller vi ett insamlingsevenemang: Happyland Carnival på Floyd Rosedale Middle School. Jag hoppas att du kan vara intresserad av att donera till vår tysta auktion och lotteri.
Vi letar efter föremål som presentkorgar, husgeråd, leksaker och andra användbara föremål. Kontantdonationer är också uppskattade om du föredrar det. I år kommer alla intäkter att gå till att köpa den nya skåpbilen som vi behöver för att transportera barnen.
Om du är intresserad av att donera, vänligen meddela mig via e-post [email protected] eller via mobiltelefon (555-555-5555) om du har några frågor.
Vänliga hälsningar,
Signatur (skrivet brev)
Xavier Lau
