Hur ska du presentera dig själv när du skickar ett e-postmeddelande? Hur är det när du presenterar två andra personer? Hur kan du få ditt meddelande öppnat och läst?
När du skickar ett e-postmeddelande för att presentera dig själv är det viktigt att förmedla din professionalism, engagera läsaren och tydligt ange varför du skriver. De flesta människor översvämmas av e-post och kan vara ovilliga att öppna, än mindre läsa, ett e-postmeddelande från någon de inte känner.
Granska dessa tips för att få dina e-postmeddelanden öppnade, lästa och besvarade, med exempel på de bästa ämnesraderna för e-post att använda för att få ditt meddelande uppmärksammat, såväl som formell och tillfällig e-post introduktioner.
Det bästa sättet att presentera dig själv i ett e-postmeddelande
Skriv en ämnesrad som uppmuntrar till att meddelandet öppnas. Hur många e-postmeddelanden kastar du utan att öppna? Var uppmärksam på vad du inkluderar i ämnesraden, så din har en chans att bli öppnad. Var specifik och låt läsaren veta varför du skriver. Håll ämnesraden kort så att mottagaren med en överblick kan se vad meddelandet handlar om.
Adressera ditt meddelande till en person. Om du kan hitta en person att skriva till istället för en generisk e-postadress, som [email protected], kommer du att kunna ansluta personligen till personer du vill träffa. När du har en anknytning på företaget blir det mycket lättare att presentera dig utan att bli ignorerad.
LinkedIn, företagswebbplatser och sidor på sociala medier är bra sätt att hitta personer kontakta.
Använd dina kontakter. När du skriver ett inledande e-postmeddelande eller ett LinkedIn-meddelande, om du har någon gemensam, nämn dem. En remiss är ett av de bästa sätten att få råd eller hjälp. Inkludera det omnämnandet i första stycket, så att läsaren ser det direkt.
Ställ inget krav. Det är mycket bättre att komma med ett förslag eller be om råd än att diktera till någon. Till exempel, "Skulle du vara villig att ge mig feedback på mitt CV, om tiden tillåter?" låter mycket bättre än "Snälla granska mitt CV och återkomma till mig." Genom att göra en artig begäran kommer du längre än att berätta för någon vad de borde do.
Håll det kort. De flesta skummar e-postmeddelanden och läser sällan längre än till första stycket eller så. Håll ditt meddelande kort – högst två eller tre stycken. Inkludera inte mer än några meningar i varje stycke.
Var tydlig med varför du skriver. Ditt e-postmeddelande bör tydligt ange vem du är, varför du skriver och vad du begär från läsaren.
Hur man skriver en e-postintroduktion
Använd ett enkelt typsnitt. Använd ett enkelt teckensnitt (som Calibri, Times New Roman eller Arial) och en teckenstorlek som är lätt att läsa. En teckenstorlek på 11 eller 12 punkter är läsbar utan att behöva kisa. Här är hur man väljer en typsnittsstil och storlek.
När ska man använda en formell hälsning. Om du skriver med en specifik begäran till någon du inte känner, använd en formell affärshälsning som Dear Mr. eller Dear Ms.
När ska man använda en tillfällig hälsning. Förnamn fungerar också om du har en koppling till personen eller om du skriver på en mer tillfällig basis för att ge information snarare än för att söka hjälp.
Här är exempel på e-posthälsningar, och här är ösa på att välja de bästa brevhälsningarna och hälsningarna.
Börja med din introduktion. Använd det första stycket för att presentera dig själv, det andra för din förfrågan och det tredje för att tacka läsaren för hans eller hennes hänsyn.
Välj en professionell stängning. Din avslutning är nästan lika viktig som din introduktion. Avsluta ditt e-postmeddelande med en kort, professionell avslutning. Så här avslutar du ett brev, med exempel på bra avslutningar att använda.
Inkludera en signatur. Gör det enkelt för personen du mailar att komma i kontakt med dig igen. Inkludera en signatur med ditt fullständiga namn, e-postadress och telefonnummer. Du kan också inkludera din LinkedIn-URL om du söker jobb eller skickar karriärrelaterad korrespondens. Tar sig tid att skapa en anpassad URL kommer att förbättra din signatur.
Inkludera din postadress om du ber om ett skriftligt svar eller att få något skickat till dig. Här är hur du ställer in din e-postsignatur.
Korrekturläs och stavningskontroll. När du presenterar dig själv är det viktigt att korrekturläsning och stavningskontroll ditt meddelande innan du skickar det. Du har bara en chans att göra ett gott intryck, och ett stavfel kan få ditt e-postmeddelande till papperskorgen.
Skicka ett testmeddelande. För att vara säker på att ditt meddelande är perfekt, skicka det till dig själv först så att du kan dubbelkolla hur det läses och ge det en sista titt för att vara säker på att det är vad du vill skicka.
Bcc: Dig själv. Det är alltid en bra idé att Bcc: (blind kopia) dig själv på meddelandet. Du kommer att ha ett register över att skicka det, och du kommer att kunna hänvisa tillbaka till det enkelt för uppföljande kommunikation.
Exempel på inledande ämnesrader via e-post
- Introduktion från [Ditt namn]
- Fråga om möjligheter
- Jag hittade dig genom [Alumninätverk, LinkedIn, Professional Association, etc.)
- [namn] Rekommenderas Jag kontaktar dig
- [namn] Föreslog att jag skulle nå ut
- Remiss från [namn]
- Refererad av [namn]
Introduktion av andra personers ämnesradsexempel
- Inledning: [namn] - [namn]
- Vi presenterar [namn] till [namn]
- Ansluter: [namn] - [namn]
- [namn] och [namn] Inledning
Exempel på e-postintroduktioner
Formellt introduktionsexempel
Ämne: Inledning från Marcus Anderson
Kära fru Smith,
Jag heter Marcus Anderson och jag skriver för att be om din hjälp. Jag skulle verkligen uppskatta din hjälp och råd.
Casual Introduktion Exempel
Hej förnamn,
Mitt namn är Cynthia och jag arbetar för ett teknikrekryteringsföretag som heter ABCD recruiting. Hoppas du mår bra! Jag skulle gärna berätta mer om ett evenemang vi lanserar.
Inledning med ett referensexempel
Ämne: Remiss från Alisa Markers
Kära fru Smith,
Jag är en vän till Alisa Markers som uppmuntrade mig att vidarebefordra mitt CV till dig. Alisa och jag arbetade på flera projekt tillsammans, och hon tänkte att du kanske var villig att hjälpa mig med mitt jobbsökande.
E-post som presenterar någon annan exempel
Ämne: Inledning: Jonas - Samantha
Kära Jonas,
Jag hoppas att detta kommer dig bra. Jag kontaktar idag för att presentera min kollega Samantha Billings, som nyligen började på vårt företag och tar över kommunikationen för DBC Company.
Exempel på introduktionsbrev och e-post
Granska exempel på introduktionsmail och brev, och ladda ner en gratis mall du kan använda som utgångspunkt för ditt eget brev eller e-postmeddelande.
