Human Resource Information System (HRIS) är en mjukvara eller onlinelösning för datainmatning, dataspårning, och datainformationsbehov för personal-, löne-, lednings- och redovisningsfunktionerna inom en företag. Det är användbart för alla processer som du vill spåra och från vilka du hoppas kunna samla användbar och ändamålsenlig data.
Normalt paketerat som en databas, hundratals företag säljer någon form av HRIS och varje HRIS har olika möjligheter. Välj din HRIS noggrant baserat på de förmågor du behöver i ditt företag. I takt med att HRIS har blivit allt mer sofistikerat har valet mellan de olika systemen blivit tillräckligt för att praktiskt taget paralysera en HR-avdelning.
Att se ett teknikföretag, där datorexperter finns, gå igenom tre olika HRIS-system på tio år innan de slutligen satte sig på sitt nuvarande system, var en utbildning i deras komplexitet. Deras kapacitet på jobbet och i användning levde sällan upp till den försäljningshype som drev valet. Det är därför det är en stor uppgift för ett företag att välja en HRIS.
Viktiga överväganden när du tittar på dina HRIS-alternativ
Valet av en HRIS är en stressig situation eftersom det finns så många alternativ. Att välja de alternativ som är bäst för dina behov på ditt företag är utmanande. Att vada igenom informationen från varje system är också en utmaning.
Säljarna är ofta uppdragsförsäljare som muntligen kan berätta att systemet kommer att möta dina behov. Se till att du kollar upp detta med flera källor inklusive nuvarande kunder, diskussionsgrupper online, LinkedIn, andra SHRM-medlemmar och Google-recensioner.
Det här är de andra faktorerna att tänka på när du väljer din HRIS.
antal anställda
Kom ihåg att även om ditt företag bara är ett fåtal personer idag, kan det ha dubbelt så många eller till och med 10 gånger så många anställda i framtiden, så välj ett system som kan växa med ditt företag.
Systemfunktioner
En annan nyckelfaktor som du måste tänka på är att många HRIS bara kan åstadkomma en del av det du behöver automatisera för att åstadkomma. I dessa fall vill du se till att komponenterna i eventuella tillägg eller ytterligare system fungerar perfekt tillsammans. Återigen, ta inte säljarens ord om att systemen fungerar tillsammans. Gör din forskning för att säkerställa att de gör det.
Utbildning och support
Kolla också för att se vilken typ av utbildning och löpande stöd som finns tillgängligt för din personal. Du bör också se till att säljkonsultens löften om utbildning och uppföljning efter köpet finns inskrivna direkt i ditt avtal om att köpa HRIS. Och kolla med andra organisationer för att försäkra dig om att ditt utvalda företag har en meritlista av pågående, hjälpsam support. Många gör inte det.
Förväntad funktionalitet av bättre HRIS-val
Vanligtvis ger de bättre Human Resource Information Systems (HRIS) totalt sett:
Hantering av all personalinformation:
Data som namn, titlar, adresser och löner är en grundläggande start. Löne- och befattningshistorik, rapporteringsstrukturer, prestationsbedömningshistorik och annan viktig personalinformation.
Företagsrelaterade dokument:
Detta inkluderar sådana föremål som personalhandböcker, rutiner för nödutrymningoch säkerhetsriktlinjer.
Förmånsadministration:
Du vill ha förmånsadministration inklusive inskrivning, statusändringar och personlig informationsuppdatering. I ett idealiskt system kan du tillåta anställda att slå upp och granska sin egen information, inklusive semesterspårning.
Komplett integration med löneadministration:
Denna integration kommer också att omfatta andra företags finansiella programvara och redovisningssystem. När dessa är anslutna kan du se till att lönecheckarna är korrekta. Det finns aldrig en koppling mellan vad den officiella lönesatsen är och den information som lönelistan har. Om systemen inte integreras är det lätt att uppdatera en lön i det ena systemet och inte i det andra.
Sökandespårning och CV-hantering:
När ditt system är sömlöst kan rekryteraren klicka på en anställd knapp och all information från sökande överförs till arbetstagaren sidan av saken. Detta sparar så mycket tid eftersom din datainmatning och pappersarbete praktiskt taget försvinner.
Om en sökande anger sina egna uppgifter vid ansökan kan du säkerställa riktigheten. Om erbjudandebrevet genereras ur samma system som lönesystemet kommer lönen att matcha perfekt och det finns inga missförstånd.
Prestationsutvecklingsplaner:
Det räcker inte bara att ha planer om de är registrerade i ett centralt system, då kan de enkelt följa medarbetaren från position till position. Senior ledning kan köra rapporter för att se var människor befinner sig och vad deras individuella chefer planerar för successionsplanering för sin framtid.
Disciplinära åtgärder:
Det är viktigt att hålla reda på vem som har stängts av, degraderats eller fått andra negativa åtgärder som vidtagits mot dem – även efter att medarbetaren lämnat din organisation. När ett företag ringer och ber om en tidigare anställd referens, det är lätt för en administratör på HR-avdelningen att slå upp och rapportera om personen är berättigad till återanställning eller inte.
Träningsrekord:
Detta är särskilt viktigt i ett företag där certifieringar och licenser krävs. I andra företag kanske utbildningsrekord inte har den nivån av betydelse, men du kan ändå hitta att ha informationen är användbar när du utvecklar dina medarbetare, en nyckelfaktor som de vill ha från arbete.
Sammanfattningsvis spårar den HRIS som mest effektivt betjänar företag denna information:
- närvaro och kraftuttagsanvändning,
- löneförhöjningar och historia,
- löneklasser och befattningar,
- prestationsutvecklingsplaner,
- fått utbildning,
- disciplinära åtgärder mottagen,
- personlig personalinformation och ibland,
- ledning och nyckelmedarbetare successionsplaner,
- hög potentiell anställd identifiering, och
- sökande spårning, intervjuer och urval.
Fördelar med rätt HRIS
En effektiv HRIS ger information om nästan allt som företaget behöver för att spåra och analysera om sina anställda, tidigare anställda och sökande. Ditt företag kommer att behöva välja ett personalinformationssystem och anpassa det för att möta dina behov. Om ditt företag är på en tillväxtväg, välj ett system som kan växa med dig.
Det är ganska billigt att implementera en grundläggande HRIS, men se till att det du implementerar uppfyller ditt företags faktiska behov. Vill du kunna köra omsättningsrapporter? Posta organisationsscheman? Tillåta chefer att elektroniskt få tillgång till tidigare utvecklingssamtal? Vill du att allt ska göras via HR-avdelningen eller vill du att chefer själva ska komma åt och skriva in informationen?
Med en lämplig HRIS gör personalen det möjligt för personalen att göra sina egna förmånsuppdateringar och hantera förändringar frigöra HR-personal för mer strategiska funktioner. Dessutom underlättas data som är nödvändiga för medarbetarledning, kunskapsutveckling, karriärtillväxt och -utveckling samt likabehandling.
Till sist, chefer kan komma åt den information de behöver för att juridiskt, etiskt och effektivt stödja framgången för sina rapporterande anställda. De kan köra sina egna rapporter och lägga in planer i systemet för att hjälpa till med succession.
Human Resource Information System (HRIS) är en mjukvara eller onlinelösning för datainmatning, dataspårning, och datainformationsbehov för personal-, löne-, lednings- och redovisningsfunktionerna inom en företag.
Poängen
Normalt paketerat som en databas, hundratals företag säljer någon form av HRIS och varje HRIS har olika möjligheter. Välj din HRIS noggrant baserat på de nuvarande och beräknade förmågor du behöver i ditt företag.
