En av de utmärkande egenskaperna hos ett projekt är att det pågår under en bestämd tidsperiod. Det kan vara allt från några veckor till flera år, och i vissa fall, för storskaliga byggprojekt eller offentliga arbeten, årtionden.
För att spåra framsteg längs vägen och säkerställa att nyckelleveranserna uppnås enligt tidslinjen, använder projektledare milstolpar.
En projektmilstolpe är en uppgift med en varaktighet på noll som betyder prestation i projektet. De används som ett sätt att visa rörelse och framsteg framåt och visa människor vad som pågår, även om de inte har detaljerad kunskap om de uppgifter som är involverade för att nå dit. I det avseendet är de mycket användbara för intressentkommunikation och för att ställa förväntningar.
När ska man använda projektmilstolpar
Milstolpar i projektledning används för att markera:
- Starten av viktiga faser av arbetet
- Slutet på viktiga faser av arbetet
- Deadlines
- När ett viktigt beslut fattas
- Andra fasta tidpunkter som behöver ringas specifikt
Hur ofta man lägger in milstolpar i din plan
En utbildningskurs kan rekommendera att sätta milstolpar i din plan ungefär en gång i månaden. Detta är bra och en bra tumregel, men du måste använda ditt professionella omdöme. Vissa månader kan ha mycket aktivitet där viktiga möten markeras som milstolpar, beslut som fattas och stängning av en fas och början av en annan.
Under andra månader kan du vara fokuserad på utförande, med väldigt lite, om något, som du kan hänga en milstolpe på.
För rapporteringsändamål är det användbart att skapa en anledning att ha en milstolpe minst en gång i varje rapporteringscykel.
Hur milstolpar representeras på ditt Gantt-diagram
Milstolpar är en av de komponenter i ett Gantt-diagram och visas på diagrammet som en diamant. De visas inte som en normal uppgift eftersom de har en varaktighet på noll: med andra ord, de tar inte upp någon tid. För att planera på ett Gantt-diagram händer de bara.
Om du inte använder Gantt-diagram kan du fortfarande använda milstolpar. Här är 5 alternativ till Gantt-diagram: du kan fortfarande införliva milstolpar i din plan med dessa.
Om du vill vara personligt organiserad och ditt projekthanteringsprogram inte är helt integrerat i din kalender, kan du kopiera och klistra in nyckeldatumen i din dagbok. Beroende på hur du gillar att arbeta kan detta påminna dig om vad som borde komma upp.
Hur man namnger milstolpar
Milstolpar bör ha en tydlig beskrivning på ditt projektschema, men inte en som antyder att de är en uppgift. Så de borde inte kallas "Få överenskommelse om att gå in i fas 2" utan "Fas 2 startar". Om du vill återspegla ansträngningen att få en överenskommelse om att gå in i fas 2, lägg sedan till en uppgift precis innan milstolpen för att täcka den.
Milstolpar bör beskriva den tidpunkt de representerar så här:
- Testfasen avslutad
- PID godkänd
- Kontrakt undertecknat
Många projektledare väljer att numrera sina milstolpar också för att underlätta referensen. Om du använder en arbetsuppdelningsstruktur kan du använda numreringen från den. Annars går det bra att använda M1, M2 och så vidare för att göra det tydligt vad du syftar på. En tydlig namnstruktur blir viktigare i takt med att antalet milstolpar ökar, så tänk på hur du ska göra detta om ditt projekt löper över flera månader.
Hur man får milstolpar avskrivna
Milstolpar är en del av ditt projektschema, så när ditt schema är baselinet bör du betrakta dina milstolpar som undertecknade.
Om du behöver ändra datumen för dina milstolpar bör du använda din standard ändra kontrollproceduren för att göra justeringar av din plan. Det här kan vara lika enkelt som att chatta med din projektsponsor och berätta varför datumen måste ändras, eller så formellt som att sätta ihop ett nytt rekommenderat schema och ta det till en planeringskommitté att ha ratificerat.
Det är bäst att ta reda på vad din milstolpeavskrivningsprocess kommer att vara, om någon, innan du behöver använda den, så att du inte slösar bort någon tid när du måste göra en förändring.
Använda milstolpar för kommunikation
Milstolpar är användbara för kommunikation och rapportering eftersom de representerar minsta kontrollpunkter i planen. Med andra ord, om du tog bort alla andra uppgifter, kunde du fortfarande se vad som hände och hålla projektet framåt med bara milstolpar.
Du bör kunna ta fram milstolparna och lägga dem på en instrumentpanel eller projektrapport. De bör berätta historien om projektet tillräckligt detaljerat för att tillfredsställa de personer du rapporterar till, vanligtvis din projektsponsor eller en annan ledningsgrupp som styrgruppen (eller projektstyrelsen). Varje månad, eller med den rapporteringsfrekvens du använder, kan du visa vilka milstolpar som har uppnåtts.
Rapportering mot milstolpar är ganska enkel och görs ofta som en tabell. Du listar milstolpebeskrivningen, datumet det var förfallit och sedan det nya prognostiserade datumet. När milstolpen är uppnådd och kan markeras som klar lägger du till det datumet också. Förhoppningsvis blir det samma som det prognostiserade datumet, men projekt fungerar inte alltid så.
En tabell som denna gör det uppenbart vad som är färdigt och vad som är utestående. Du kommer att kunna planera svaret på frågan "Varför nådde vi inte den milstolpen?" innan du går och träffar din sponsor eller skickar rapporten.
När din projektplan är mycket lång, och du har många milstolpar, kommer du att tycka att det är lättare att lämna slutförda milstolpar varje rapporteringscykel. Rapportera bara de milstolpar som är kommande eller slutförda den månaden: nästa månad ta av allt som slutfördes senast månad, så att du inte ständigt ökar längden på rapporten genom att berätta för folk om arbete som de redan vet är färdiga.
Milstolpar är ett riktigt användbart projektledningsverktyg för planering, schemaläggning och rapportering och de är lätta att använda. Lägg in några i din nästa projektplan, följ dem så kommer du att lära dig vilken frekvens som fungerar bäst för dig.
Som med allt inom projektledning, använd dem flexibelt för att leverera det resultat du vill ha, med hjälp av dessa tips och riktlinjer för att informera dina egna beslut.
