Projektledare använder Gantt-diagram som ett mycket användbart verktyg för att spåra och koordinera alla små steg som ingår i ett stort projekt. Gantt-diagram kan snabbt bli överväldigande och rörigt. De kan visa sig vara särskilt förvirrande för människor som inte vet hur man läser dem. Försök att använda ett Gantt-diagram för att förklara dina framsteg för en kund eller en kollega på en annan avdelning, och du kanske har en ganska stor utmaning på dig.
Detta är inte den enda utmaningen som Gantt-diagrammen har. Data i ett Gantt-diagram kräver vanligtvis speciell programvara för visning, redigering och utskrift, vilket nästan alltid är en utmaning. Dessutom vill du ibland bara fokusera på en liten del av ett projekt utan att bli överväldigad av all ytterligare information för hela projektet.
Även om Gantt-diagram är en bra lösning för projektledning, är de inte den enda. När du behöver titta på ett mindre urval av informationen, eller du behöver presentera en förenklad version—eller del av informationen – i en situation när ett Gantt-diagram inte skulle vara praktiskt kan en alternativ metod passa notan.
Uppgiftslistor
Alla i näringslivet bör känna till och känna till en grundläggande att-göra-lista. Att vara organiserad är faktiskt en av de spetskompetens för en projektledare.
En uppgiftslista tar att-göra-listan till nästa nivå. Med en uppgiftslista kan du lägga till ytterligare kolumner för att visa vem som ska slutföra varje uppgift, status för uppgiften, start- och slutdatum och sannolikheten att uppgiften kommer att slutföras i tid. Du kan till och med lägga till kryssrutor som dina teammedlemmar kan kontrollera när objekten är klara.
Kalkylblad
Ett förenklat diagram på ett kalkylblad är ett annat alternativ. Du kan fortfarande lista uppgifter längs den vänstra sidan, och du kan fortfarande skugga staplar för att visa din framstegsnivå och beräknade start- och slutdatum för uppgifterna.
Kalkylblad kan dock vara tidskrävande att göra och tidskrävande att uppdatera, så du vill inte använda dem som din totala projektledningslösning. För en enkel engångsrapport för en kund eller chef kan dock ett förenklat kalkylblad visuellt lägga upp projektet på ett sätt som är
lätt att förklara och förstå. Det är också ett bra alternativ för att spåra projektets framsteg.
Flödesdiagram
Flödesdiagram, eller nätverksdiagram, visar projektuppgifterna i den ordning de behöver slutföras. Flödesdiagram kan vara så enkla eller komplexa som du vill. Till exempel kanske du vill eller kanske inte vill lista information som start- och slutdatum för varje steg, uppgiftens identifieringsnummer eller
platsen. Tänk på att för mycket information kan göra dessa diagram svåra att läsa.
Även om många människor tycker att flödesdiagram är lättare att läsa och förstå än Gantt-diagram, kan det vara krångligt att göra dem. Dessutom är de ofta olämpliga för stora och komplexa problem. Flödesscheman är bäst för att presentera enkla projekt med uppgifter som naturligt går från ett till
nästa, men bör inte användas som ett långsiktigt verktyg eller för alltför komplexa projekt.
Kanban-brädor
Har ditt projekt ett stort antal steg som inte nödvändigtvis behöver göras i sekventiell ordning? Har du flera personer som arbetar med samma projekt eller uppdateras uppgifterna ofta? Om så är fallet, Kanban kan erbjuda den perfekta lösningen för dig.
Med en Kanban-tavla skrivs varje projektuppgift på en lapp och placeras i lämplig kolumn, som "att göra", "pågår" eller "Gjort." När varje uppgift är slutförd flyttas motsvarande klisterlapp över spelplanen tills alla anteckningar är i kolumnen "klar".
Detta organisationssystem är mycket lätt att förstå och ändra snabbt, men det är inte särskilt portabelt, och du måste vara försiktig så att inga av anteckningarna faller och går förlorade.
Statusrapporter
Gantt-diagram är utmärkta verktyg för att spåra dina projekt, inte nödvändigtvis för att kommunicera det. Om allt du behöver göra är att kommunicera dina framsteg med en kund, din projektsponsor eller andra teammedlemmar, a status rapport kan vara ditt bästa alternativ. Dessutom skapar många projektledningsprogram förenklade, lättförståeliga statusrapporter med bara några få musklick, vilket sparar värdefull tid och energi.
Gantt-diagram är mycket praktiska för att spåra alla uppgifter som ingår i ett stort projekt, men de är inte alltid det bästa för att kommunicera denna information med andra, särskilt de som inte är vana att läsa dem.
Du har flera andra alternativ. Prova ett av dessa fem Gantt-diagramalternativ själv. Du kan bli positivt överraskad över hur mycket tid du kan spara.
