En mötesdagordning är en lista över punkter som deltagarna hoppas kunna åstadkomma på ett möte. Dagordningen bör delas ut före ett möte, minst 24 timmar i förväg så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig inför mötet. Företrädesvis bör dagordningen om möjligt finnas tillgänglig flera dagar före mötet. Ju mer tid dina kollegor har att förbereda sig för ett möte, desto mer sannolikt kommer de att delta förberedda för att delta effektivt.
Utarbeta en mötesdagordning
Det första steget i att ta fram en agenda är att identifiera om andra medarbetare behövs för att hjälpa dig att planera mötet. Bestäm sedan vad du hoppas uppnå genom att hålla mötet och fastställa genomförbart mål för ditt möte. De mål du sätter kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan. Se till att du inte har planerat mer än vad som rimligen är möjligt inom tidsramen för ditt möte.
Som Stephen Covey sa i "The 7 Habits of Highly Effective People", "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötesändamål avgör mötesfokus, mötesagendan och mötet deltagare.
Fundera sedan över hur mycket tid du förväntar dig att behöva för varje punkt på agendan. Om mötet ska pågå i en timme och du har fem agendapunkter, ger det dig en allmän uppfattning om vilken tidsram du arbetar med. Det betyder inte att varje punkt på agendan måste vara exakt 12 minuter, men de fem sammanlagda kan uppenbarligen inte i genomsnitt ha längre tid än så.
Beslut att fatta
Efter att ha bestämt ditt övergripande mål måste du eller ditt team fatta vissa beslut. Förutom syftet eller målet med mötet, inkludera även i din agenda:
- Ett datum, tid och plats för mötet
- Deltagare behövs i mötet
- Objekt för diskussion
- Den tid som du förväntar dig att gruppen kommer att behöva för att diskutera varje punkt
- Förarbete inför mötet. Detta inkluderar all läsning, dokumentation, data, mötesprotokoll från ett tidigare möte eller någon annan förberedelse som kommer att göra ditt faktiska möte framgångsrikt. Relevanta handlingar ska bifogas möteskallelsen och dagordningen när du distribuerar dem till inbjudna deltagare.
Identifiera deltagare
När du har bestämt dig för att ett möte är nödvändigt för att uppnå ditt mål måste du ta fram en lista över deltagare. Inte alla anställda kan eller bör delta i varje möte, men att bjuda in rätt deltagare ökar din sannolikhet för framgång. Bestäm dina deltagare genom att ställa några frågor till dig själv:
- Vem måste äga lösningen som gruppen utvecklar?
- Vem äger processen som gruppen diskuterar?
- Vem behöver veta vilken information du distribuerar?
- Vem kan tillhandahålla data och fakta för att vägleda beslutsfattande?
- Vem har erfarenhet eller expertis att dela med gruppen?
- Vem ska stödja implementeringen av eventuella lösningar eller uppgifter?
- Vem måste ge tillstånd eller resurser för att uppnå mötesresultatet?
- Vem kan motsätta sig implementeringen av någon lösning eller riktning?
Dagordningar för regelbundna möten
Inte varje möte behöver en skräddarsydd agenda. De flesta anställda har regelbundet schemalagda möten för sina avdelningar eller arbetsgrupper. Du har även team och projekt som du deltar i.
Ett pågående projekt kanske inte kräver en nyutvecklad agenda för varje möte, men ditt team kommer att vara väl betjänt av att anta ett standardsätt för ditt möte. Det regelbundet schemalagda medarbetarmötet är uppdelat i tre segment för vilka var och en har standardpunkter på agendan:
Informationsobjekt
Skriv ut alla agendapunkter som är informativa för varje möte. Till exempel uppdaterar chefen gruppen om resultatet av ledningsmötet.
Åtgärdspunkter
Placera på dagordningen alla punkter som du förväntar dig att gruppen kommer att vilja granska vid varje regelbundet schemalagd möte. Till exempel prestation till budget för tidsperioden och identifiering av kostnadsbesparingar och ständiga förbättringar som gruppen planerar att uppnå.
Planering framåt
Placera på dagordningen alla punkter som gruppen vill planera för eller förbereda för i förväg. Till exempel de kortsiktiga målen för nästa månad eller behovet av arbetskamrathjälp vid kommande uppdrag.
Om du följer dessa riktlinjer när du utvecklar din mötesagenda ökar du sannolikheten för att ditt möte blir mer produktivt.
Vad du ska inkludera på din mötesdagordning
En agenda för ett regelbundet schemalagt möte kan hjälpa dig att få de resultat du söker genom att inkludera några grundläggande punkter:
- Uppvärmning och hälsningar. Överväg ett kort isbrytare beroende på hur ofta gruppen träffas. Även i ett onlinemöte kan deltagare vara väl betjänt av en isbrytare.
- Gå igenom mötets syfte, agenda och förväntade resultat och produkt.
- Granska, korrigera (om nödvändigt) och godkänn protokollet från föregående möte.
- Tillhandahåll lämplig avdelnings- och företagsinformation som teamet behöver.
- Granska framstegen med åtgärdspunkter, handlingsplaner och åtaganden. Granska gruppens framsteg på mål.
- Diskutera och fatta beslut om agendapunkterna för detta möte.
- Identifiera nästa steg.
- Identifiera syftet, resultatet och agendan för nästa möte.
- I slutet av mötet bör anteckningstagaren granska de åtaganden som gjorts av personer under mötet.
- Identifiera all hjälp som behövs från personer som inte är med i gruppen och tilldela deltagarna att ta kontakt.
- Bestäm vilka utanför mötesdeltagarna som behöver veta vad och bestäm hur du ska genomföra kommunikationen.
- Dela ut protokoll inom 24 timmar efter mötet eller omedelbart om anteckningstagaren tog dem elektroniskt.
Poängen
Du kan göra dina online- eller personliga möten mer effektiva och mer sannolikt att ge de resultat du söker när du gör en detaljerad agenda. Dagordningen är resultatet av ditt disciplinerade tänkande om de resultat du vill uppnå. Mötesagendan är den yttre manifestationen av din plan och dina mål.
