Tips för att skriva rekommendationsbrev

Nästan alla uppmanas att skriva ett referensbrev någon gång under sin karriär. Oavsett om det är för en anställd, en vän eller någon du har arbetat med, är det viktigt att vara beredd att skriva ett effektivt rekommendationsbrev. Det är lika viktigt att vara redo att säga "nej" om du inte är bekväm med att rekommendera någon för anställning. Läs nedan för tips om hur du svarar på en rekommendationsförfrågan och hur du skriver ett starkt rekommendationsbrev.

När du inte har något positivt att säga

Det ligger faktiskt i personens bästa för dig att artigt tacka nej till att skriva ett referensbrev om du inte kan ge mer än en önskvärd rekommendation.

En mindre än positiv referens kan orsaka lika mycket skada som en negativ referens. Arbetsgivare är vanligtvis bra på att läsa mellan raderna och tar upp det du inte säger.

Om du tackar nej kan personen gå vidare till en annan referens som kanske kan ge en lysande rekommendation. En enkel utväg är att säga att du inte är tillräckligt bekant med deras arbete eller bakgrund för att ge en referens. På så sätt kan du minimera eventuella sårade känslor. Så här avvisar du en begäran om referens.

Begär information

Om du är glad över att bli tillfrågad, men inte säker på vad du ska säga, be personen om en kopia av sitt CV och en lista över prestationer. Detta kommer att ge dig riktlinjer att använda när du skriver ett brev.

Om du skriver ett rekommendationsbrev för en student som ansöker om ett jobb eller praktik, kan du också be om en lista över deras relaterade kurser.

Be om information om vad rekommendationen är till för. Om det är för ett specifikt jobb, fråga efter jobblistan. Om det är för en skola, fråga om vilken typ av program de söker till. Detta hjälper dig att fokusera ditt brev på färdigheter och egenskaper relaterade till tjänsten eller skolan.

Se också till att fråga personen som du ska skicka brevet till och hur du skickar det. Vissa brev måste skickas i pappersform och andra skickas via e-post, så det är viktigt att följa instruktionerna noggrant.

Börja med grunderna

Börja med att ange hur länge du har känt personen. Ge kortfattat information om hur du känner personen (till exempel om personen arbetade för dig, om du är grannar om personen var din elev etc.). Inkludera även alla relevanta datum – om han eller hon var anställd, inkludera anställningsdatum. Om han eller hon var student, ange när.

Inkludera detaljer

Fortsätt genom att beskriva personens färdigheter och prestationer, och vad som gör dem till en idealisk kandidat för en potentiell ny arbetsgivare. Inkludera två eller tre enastående attribut och försök ge ett exempel på en tid då personen visade dessa attribut.

Försök att välja attribut som ansluter till tjänsten han eller hon söker. Om möjligt, titta på jobblistan i förväg eller fråga personen vilken typ av jobb han eller hon söker till. Titta på arbetsbeskrivningen (eller sök på nätet efter jobbannonser för den typ av jobb personen söker). Leta efter egenskaper som ingår i arbetsbeskrivningen som påminner dig om personen du skriver rekommendationen för. Avsluta med att sammanfatta varför du rekommenderar den här personen för anställning.

Erbjud dig att följa upp

I slutet av brevet kanske du också vill ange ett telefonnummer eller en e-postadress. På så sätt kan arbetsgivare följa upp om de har frågor eller vill ha mer information.

Här är en lista med information som bör inkluderas i ett rekommendationsbrev och en mall för rekommendationsbrev att använda för att starta ditt eget brev.

Var professionell

Se till att noggrant läsa och korrekturläs ditt brev innan du skickar det, leta efter eventuella grammatik- eller stavfel. Överväg att be en vän eller familjemedlem att redigera ditt brev åt dig. Skriv ditt brev på rätt sätt affärsbrevsformat. Välj ett tydligt, lättläst typsnitt som Times New Roman eller Arial.

Följ instruktioner

Skicka ditt brev precis som personen ber dig att göra det. Om de inte berättar hur du ska skicka brevet (eller till vem du ska skicka brevet), fråga. Om du skickar en e-postreferens, ange din kontaktinformation efter din inskrivna signatur snarare än högst upp i pga.