Även om ditt företag bara har en anställd behöver du en personalhandbok som innehåller alla dina policyer, rutiner och förmåner. Policyer säkerställer att du behandlar alla anställda rättvist och rättvist, medan procedurer är de "hur-görs" som hjälper dig att driva verksamheten smidigt.
Att samla allt i en handbok och kräva att dina anställda läser den kan göra ditt liv som chef enklare och dina anställda mer tydliga, innehållsrika och tryggare.
Se till att ha en advokat som är expert på arbetsrättsområdet som hjälper dig med din handbok för att vara säker på att det inte finns något i den som kan orsaka dig problem. Att betala en advokat för att tillhandahålla denna recension kan rädda dig från att inkludera något som kan missförstås av en läsare.
Skapa en personalhandbok
Din handbok bör ha flera avsnitt, inklusive:
- Introduktion
- Policyer
- Fördelar
- Förfaranden
Introduktion
Introduktionen till din medarbetarhandbok bör innehålla mer än bara några ord om ditt företag. Det låter dina anställda förstå vikten av handboken och inkluderar ett område för dem att skriva under för att bekräfta att de har läst handboken. Du kanske vill inkludera:
- Historien om ditt företag
- Ditt syfte eller uppdragsförklaring
- Ett välkomstbrev
- Uttalanden från företaget, inklusive ett uttalande om anställning efter vilje, lika möjligheter till anställning, icke-värvning och policy mot trakasserier på arbetsplatsen
Inkludera ett anställds signaturdokument separat från handboken. Se till att varje anställd undertecknar dokumentet om att de har läst och förstått handboken. Inkludera bekräftelsen i varje anställds personalakt.
Försök inte skriva dessa uttalanden själv, kopiera dem från internet eller använd en fri juridisk form. Få din advokat att skriva dessa uttalanden och anställds signaturdokument för att se till att de följer alla statliga och federala lagar.
Personalpolicyer
Den första stora delen av din personalhandbok innehåller personalpolicyer. Dessa policyer ger information till anställda om dina förväntningar på dem.
Närvaro och punktlighet
Inkludera ett avsnitt som säger att anställda förväntas vara på jobbet varje dag och i tid. Definiera "överdriven" frånvaro och "vanlig" försening.
Raster, lunchtider, personallounge
Kan anställda ta pauser när som helst, eller finns det specifika raster? Hur är det med lunch? Beskriv protokollen för raster och användning av personalloungen.
Datorprogramvara och dokument
Gör anställda medvetna om upphovsrättslagar som rör handlingar. Vilka dokument får inte kopieras? Vilken programvara kan kopieras? Var finns mjukvarulicenserna och vad säger de?
Sekretess
Ange policyer som rör affärsfrågor och ditt företags byta hemligheter.
Gåvor
Anställda ska inte ta emot gåvor från kunder förutom mycket små polletter.
Disciplin och uppsägning
Beskriv rutiner för disciplin, inklusive varningar, både skriftliga och muntliga. Inkludera en överklagandeprocess, även för ett litet kontor, så att de anställda känner att de har någonstans att vända sig till. Beskriv omständigheter under vilka anställningen kan sägas upp. Hur mycket varsel ges? Hur betalas ackumulerad semester?
Användning av droger och alkohol; Rökpolicy
Ange att användning av droger eller alkohol i företagets lokaler är skäl till omedelbar uppsägning. Tillåter ni rökning i företagets lokaler? i så fall var?
Utvärderingar
Berätta för anställda hur och när du genomför prestationsöversikter.
Anställd Status: Heltid, Deltid
Beskriv de veckotimmar som krävs för heltidsanställning (32? 35? 40?). Har heltidsanställda förmåner (som sjukförsäkring) som deltidsanställda inte har? Får deltidsanställda betald semester?
Klädkod för kontor/anläggning
Du kanske vill inkludera ett allmänt uttalande om efterlevnad av klädpolicyer, oavsett om det är avslappnat eller mer formellt. Och om anställda måste bära särskilda uniformer, vem betalar för dessa? Vem betalar för städning?
Orientering och utbildning av nyanställda
Beskriv ditt företags program för utbildning och orientering på jobbet. Är orienteringstid betald?
Löneperioder/Tidrapporter/Lönecheckar/Övertid
Hur ofta får anställda betalt? (Löneperioderna kan vara olika för tjänstemän och timanställda.) Betona att tidrapporter/tidkort måste underhållas av alla anställda; när ska de lämnas in? Ange när anställda är berättigade till övertid.
Parkering för anställda
Beskriv din parkeringsplats och eventuella begränsningar för dess användning. Behöver anställda ett parkeringskort för att komma in på tomterna? Hur övervakas partierna?
Personliga telefonsamtal, användning av sociala medier och besökare
Beskriv din policy för besökare och för användning av sociala medier och för personliga telefonsamtal på företagets tid.
Provanställning
Det är en bra idé att inkludera en tidsperiod, vanligtvis inte mer än 90 dagar, under vilken en ny anställd utvärderas och anställningen är "tillfällig" eller "efter behag". Du kan justera lönen efter denna provanställning för att ge incitament till en ny anställd.
Uppsägningar
Du kan rbegär att en anställd som vill säga upp sig ska ge dig minst två veckors uppsägningstid.
Väderdagar
Beskriv hur och när du kommer att meddela anställda om verksamheten är stängd på grund av dåligt väder. Inkludera ett uttalande om hur du kommer att behandla anställdas ledighet för väder när verksamheten är öppen.
Anställningsförmåner
Betald ledighet (semester, personlig tid, sjukdagar)
Det finns ingen federal lag som kräver att du betalar en anställd för ledighet, inklusive semester, personlig tid eller sjuktid, men vissa stater har krav på att ge anställda ledigt. Det finns ett antal sätt att bestämma hur man ska hantera dessa ledighetsfrågor. Prata med en personalspecialist eller din advokat.
Högtider
Ingen federal lag kräver semesterersättning; om ditt företag är stängt på grund av semester behöver du inte betala för denna tid. Vilka betalda helgdagar tillhandahåller du? Lista specifika helgdagar för varje år. Du kan välja att ändra semestern från år till år, men vanligtvis måste du behålla samma antal. Ska man kräva att anställda arbetar dagen före och dagen efter semester för att få semesterersättning? Du behöver inte betala deltidsanställda för semester, även om heltidsanställda får dem.
Juryuppgift
De Fair Labor Standards Act kräver inte betalning för ledighet, inklusive jurytjänstgöring. Vissa stater kräver att arbetsgivare betalar anställda som ombeds att tjänstgöra i juryer.
Frånvaroblad
Även om du inte behöver tillhandahålla betald semester enligt bestämmelserna i Familjeläkarledighetslagen. men vissa blad är FMLA-skyddade om de är för specifika ändamål.
Militär ledighet
Hur kommer du att hantera anställda som kallas till aktiv tjänst? Se den här artikeln om Uniform Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) och prata med din advokat om arbetsgivarkrav.
Vänteperioder
Måste anställda vänta en viss tid för att få förmåner? Kan provanställda börja tjäna (ackumulera) förmåner?
Anställdas rutiner
I det här avsnittet listar du alla vanliga procedurer som anställda deltar i, inklusive:
- Ekonomi och redovisning
- Lönehantering
- Administrativ
- Försäljning
- Marknadsföring och publicitet
- Inventering, frakt och inköp
Två sista steg
Kontakta ditt juridiska team för att vara säker på att allt är korrekt och att det följer alla statliga och federala lagar.
Skriv sedan ut kopior av din handbok och distribuera dem till alla anställda. Se till att du får en signatur från alla som säger att de har läst och förstått allt. Spara dessa signaturer.
