Du kan avsevärt förbättra dina arbetsprestationer
Du kan förbättra din prestation avsevärt på jobbet genom att öva på dessa åtta tips från Jason Womack, executive coach och författare till boken "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More." Jason deltog i en e-postintervju som är så full av användbara idéer att de svämmade över i en serie av artiklar.
Intervju med Jason Womack om hur du kan förbättra dina arbetsprestationer
Susan Heathfield: Så många produktivitets- och prestandaförbättringssystem verkar vara tidskrävande, svårhanterliga och svåra att integrera i det dagliga arbetslivet. Jag letar efter enkla tips som mina läsare faktiskt kan göra, som skulle hjälpa dem att förbättra sina prestationer lika snabbt som de provar idén.
Det här är den typen av tips som får en läsare att skaka på huvudet av förundran över att de aldrig tänkt på något så enkelt, men användbart, själva. Då, voila! Den nya spetsen är integrerad. Kan du hjälpa?
Jason Womack: Susan, du och jag kommer att komma överens. Älskar hur du tänker. Det första problemet när du tar itu med hur du kan förbättra prestanda är att människor har felmärkt problemet. De säger med eftertryck att de "inte har tid". Så som standard har du rätt.
Systemen är det som tar tid att lära sig om, sätta upp, underhålla och förbättra. Höger? Gör en sökning i iTunes App Store efter "produktivitet" och "listhanterare" och du kommer att hitta många konkurrerande system; 0,99 cent ger dig en app som lovar: you name it.
Den verkliga platsen att börja, och vad dina läsare kan börja tänka på direkt, är inte systemet, utan process de går igenom för att identifiera varför de behöver vara produktiva och arbeta med sin prestation i den första plats.
Viktiga tankar för att uppnå arbetsproduktivitet
Här är vad jag rekommenderar. Gör tre listor utanför porten.
- Saker att tänka på lite mer,
- Saker du hanterar under de kommande 3-9 månaderna (dessa kommer från vad du tänker på), och
- Saker att göra under de kommande 96 timmarna (dessa kommer från det du hanterar).
Saker att tänka på mer:
- När de går igenom en 24-timmarsperiod kommer de flesta att identifiera något som de vill tänka på igen, senare.
- Någon pratar om en semester de nyss tog och du tänker: "Hmmm, jag borde prata om vår sommarsemester med min make."
- Någon nämner ett seminarium/konferens som de deltog i och du tänker: "Nästa kvartal måste jag titta närmare på närvara vid en handelskonferens." Någon på tunnelbanan har en bok de läser, och det får dig att tro... du förstår punkten.
Så, ha några saker att tänka på om inventering. Vid varje given tidpunkt kan jag ha 15-20 saker på den här listan, och jag tittar bara på den varje vecka för att vara säker på att jag fortfarande är intresserad av dessa saker. Var försiktig så att du inte laddar upp den här listan. Det är inte en bucket list med saker att göra någon gång i ditt liv.
Saker du hanterar under de kommande 3-9 månaderna:
90–240 dagar är långt borta, men det kommer att vara här innan du vet ordet av. Det enklaste sättet att närma sig den här listan är att ta ut din kalender och titta på de kommande 12 till 36 fredagarna. Fråga dig själv: "Vad vill jag ha gjort då?"
Jag arbetar med människor runt om i världen och de säger att den här aktiviteten är en av de viktigaste sakerna jag har rekommenderat. Uppdatera listan varje månad; granska det varje vecka. Jag gillar att påminna mina kunder, "Du är ditt produktivitetsmärke. Det du tar på dig och vad du åstadkommer skapar din varumärkesidentitet."
Dela denna plan med din mentor, om du har en. Du vill att din mentor ska se vad du tycker att du bör arbeta med så att han kan ifrågasätta, hjälpa och utmana dina produktivitetsplaner regelbundet.
Saker att göra under de kommande 96 timmarna:
Det är här gummit kommer ut på vägen – där saker blir gjorda, på riktigt. 96 timmar är ungefär lika mycket som de flesta människor kan förutse framtida. Du kan nästan veta vad de kommande fyra dagarna har i beredskap för dig: vem du har möten med, vad du kommer att göra där ute i den stora världen, och så vidare. Min egen att-göra-lista är just det, och jag jobbar så hårt som möjligt för att få de åtgärder jag har listat där ner till 15 minuters aktivitetsblock.
Varför 15 minuter? Lätt: Det är tillräckligt länge för att faktiskt göra framsteg på något men ändå kort nog att hitta under en vanlig dag. Lita på mig, om du letar efter dem kommer du att märka att 2-10 15 minuters tidsblock är öppna varje dag.
Mest betydande möjligheter att förbättra arbetsproduktiviteten
F: Vilka är de tre-fem största möjligheterna för en genomsnittlig anställd att förbättra sin prestation på en daglig basis?
A: Okej, intressant fråga. Själva titeln på boken, "Your Best Just Got Better" tenderar att locka de högre presterande, de nyligen befordrade och världens go-getters (chefer, volontärer, samhällsmedlemmar, college- och gymnasieelever, i stort sett alla som ska gå för mer). Så när jag ser det ordet genomsnitt, måste jag ta ett steg tillbaka och tänka lite mer.
Välj dina tre MITs för dagen.
Det här är dina viktigaste saker – inte att göra, utan de områden du vill ha fokuserat på flyttade på och åtgärdade direkt under dagen. Medan vissa kunder väljer sina MITs på morgonen föreslår jag att du gör detta idag innan du lämnar jobbet. Lämna den här listan där du kan se den flera gånger under dagen och checka in ungefär varannan timme och fråga, "Hur gör jag med det jag sa att jag skulle fokusera på idag?"
Skapa ett processorienterat förhållningssätt till arbetsflödeshantering. De process jag coachar är att bygga in alternativ i arbetsdagen. Ju mer du vet, desto fler alternativ har du. När du kommer ihåg alternativet att fortsätta på en väg som fick din uppmärksamhet eller åter fokusera på dina en, två eller tre prioriteringar och få det viktiga arbetet gjort, kan du göra det valet.
Maximera avbrott.
Ja, du läste rätt. De flesta försöker minimera hur många gånger de blir avbrutna. De säga ja till möten, hitta på falska möten, ta med en hög med arbete (eller sin bärbara dator) till ett konferensrum eller kafé, slå på Stör ej-meddelandet sin telefon eller en Out Of Office på e-post – allt i hopp om att de ska få några längre block av oavbruten tid att få sitt arbete Gjort.
Istället för att fortsätta med det, överväg att maximera nästa avbrott. Så här gör du: Ha en bunt med klisterlappar eller 3X5-lappar i närheten. Överst på var och en, skriv ner en persons namn som du vet kommer att avbryta dig någon gång idag. Nästa gång personen kommer fram för att fråga: "Har du en minut?" säg ja och prata också om de få saker du har kommit på som finns på din lista för dem. Motstå lusten att avbryta dem när du tänker på något. Lägg bara till den i listan.
Föreställ dig den tid du skulle spara om folk skulle göra detta åt dig. Föreställ dig den tid du skulle spara om alla avbröt varandra två-fyra färre gånger i timmen och maximerade varje avbrott genom att prata på en gång om de två eller fyra saker som de tänkt på under det senaste medan.
Erkänn det goda arbetet.
Vem gör något bra? Vem gör något bra? Från och med imorgon och en gång om dagen under de kommande fem dagarna, stoppa och erkänna någon i ditt team. Låt den anställde mycket tydligt veta vad du såg dem göra, hur du tycker att det är hjälpa till att föra uppdraget framåt, och att du uppskattar den insats de gör.
Experimentera med detta under fem dagar och håll dig medveten om ditt eget engagemang i/med det du gör. Om du märker att du är mer engagerad, fortsätt med detta. Det kommer att förbättra din prestation och prestanda för de anställda som rapporterar till dig.
Marknadsföra dig själv för en ny mentor.
Dina lärare, coacher, mentorer – det jag kallar ditt sociala nätverk i boken – har uppmuntrade, pushade och bad dig att förbättra dig så långt du har kommit. För att komma till nästa nivå kanske du inte vill räkna med samma grupp av mentorer som tidigare. Låt några få, specifika personer vet att du letar efter en ny mentor.
Du skulle vilja ha någon att träffas med bara några gånger för kaffe/te eller för lunch. Kom bort från kontoret och sätt dig ner med någon som lyssnar uppmärksamt på vad du arbetar med, vart du är på väg och vad du drömmer om utan att lägga in en åsikt – eller till och med råd.
Du vill ha en mentor som lyssnar, ställer frågor till dig, lyssnar mer och ber dig tänka på saker på ett sätt som du ännu inte har tänkt på. Det som är bra med ditt nuvarande sociala nätverk är att du är bekväm med att tänka med dem, och de är bekväma med vad du gör och hur du gör det. Men det är det olyckliga med ditt nuvarande sociala nätverk också.
Här är ett tips om e-post som läsarna kan implementera.
När du skickar ett e-postmeddelande till en kollega som ber om något, skriv ett verb i ämnesraden i e-postmeddelandet. De flesta människor du arbetar runt får allt från 50-200 e-postmeddelanden om dagen. Du vill att ditt ska vara e-postmeddelandet som de ser på sin smartphone eller i sin inkorg och vet exakt vad du ber dem att göra. Tänk på din ämnesrad som din åtgärdsrad istället och se din svarsfrekvens stiga.
Poängen
Du kan implementera dessa åtta tips för att förbättra din prestation och produktivitet på jobbet idag. Varför väntar du? Du har inget annat än framgång och mindre stress i din framtid om du uträttar mer – och mer effektivt – varje dag.
