Spårning och fakturering av tid till klienter är en viktig del av att arbeta på en advokatbyrå. Partners, medarbetare, jurister, personal för rättstvister, och andra tidtagare fakturerar sin tid i steg om sex, tio eller femton minuter, beroende på företagets policy och kundens direktiv. Om du inte fakturerar din tid kan företaget inte fakturera kunden och företaget får inte betalt. Att veta hur man fakturerar tid på en advokatbyrå är därför viktigt för din och din byrås framgång.
I takt med att advokatarvoden ökar har kunderna blivit mer kostnadsmedvetna och tekniskt kunniga. Följaktligen undersöker kunderna juridiska räkningar närmare och använda en mängd olika databasapplikationer för att elektroniskt sortera och analysera faktureringsdata. En växande trend mot e-fakturering (elektroniska fakturor) har utsatt juridiska fakturor för ökad granskning, förhandling och tvist.
Oavsett om du är ny på faktureringstid eller en veterantidhållare kan tipsen nedan hjälpa dig att skapa snabba, exakta och exakta tidsangivelser.
Skapa detaljerade faktureringsbeskrivningar
Detaljerade uppgiftsbeskrivningar är en grundläggande komponent i en välgjord faktura. Det är viktigt att beskrivningen av dina ansträngningar innehåller tillräckliga detaljer för att granskaren ska kunna bedöma uppgiftens karaktär och förtjänst.
Att hitta rätt balans mellan korthet och detaljer kan vara svårt. En för lång och ordrik uppgiftsbeskrivning ökar oklarheten och späder på förståelsen. En för kortfattad beskrivning gör det svårt att bedöma lämpligheten av den utförda uppgiften och den tid som lagts ner. Till exempel slentrianmässiga fraser som "filgranskning;" "förberedelser för prov" och "dokumentgranskning" gör inte mycket för att berätta historien om vad du gjorde och varför du engagerade dig i en viss uppgift. Istället för "dokumentgranskning" är en bättre, mer exakt beskrivning "Gensyn av målsägandens andra uppsättning förhör."
Undvik blockfakturering
Blockfakturering är praxis att lista en grupp uppgifter i en blocksammanfattning under en enda tidspost. Till exempel: "Utkast förhörande förfrågningar; telefonkonferens med Dr Brown angående: expertrapport; sammanfatta avsättning av Mr. Smith; granska och revidera korrespondens till motstående ombud. 7,3 timmar."
Kunder känner igen blockfakturering som en strategi för att dölja ineffektivitet. Dessutom tillåter många domstolar inte blockfakturering eftersom det hindrar effektiv återbetalning av advokatarvoden efter en dom. Ett mer effektivt sätt att fakturera är att specificera varje oberoende aktivitet och dess motsvarande tid.
Spela in tid omgående
Att registrera din tid direkt efter att du har slutfört en uppgift är det bästa sättet att säkerställa noggrannhet. Att försöka rekonstruera en dags (eller veckas eller månads) aktiviteter i efterhand är svårt och uppmuntrar tids "utfyllnad", vilket är praxis att blåsa upp den faktiska tiden som spenderas på en uppgift för att fylla i luckor av oöverskådlig tid.
Du kanske tycker att det är opraktiskt att lägga in varje uppgift i din tidtagningsprogramvara så fort du slutför den. Därför är det klokt att utveckla ett system för att registrera tid som uppmuntrar till snabb tidtagning. Vissa tidtagare dikterar varje uppgift direkt efter att de har utfört den och får den transkriberad i slutet av dagen. Andra tycker det är lättare att föra en tidsanteckningsbok, registrera varje uppgift för hand och sedan skriva in den, eller att låta en sekreterare skriva in den, i slutet av dagen, veckan eller faktureringsperioden.
Kom ihåg din publik
Liksom alla dokument du förbereder för en annans granskning, är det viktigt att ha din publik i åtanke när du registrerar tidsangivelser. Du kanske känner personen som granskar dina räkningar, till exempel den interna advokaten som tilldelats ärendet. Förstå dock att recensionen kanske inte slutar där. I många fall hanteras en faktura av ett antal individer på olika nivåer inom och utanför företaget, inklusive jurister, revisorer hos kundföretaget och tredje part revisorer. När du registrerar din tid är det bäst att undvika förkortningar, slang och komplex jargong. Använd kortfattad juridisk terminologi, men kom ihåg att dina tidrapporter kan granskas av personer som inte är utbildade i lagen.
Bekanta dig med klientfaktureringspolicyer
Varje kund har sina egna faktureringspolicyer och rutiner. Dessa policyer finns ofta i kundens retentions- eller engagemangsbrev. Dessa faktureringspolicyer kan ange personalbegränsningar, budgetriktlinjer, utbetalningspolicyer och specifika riktlinjer för tidtagning. Genom att bli medveten om grundreglerna från början kan du mer ansvarsfullt redogöra för din tid och möta kundernas förväntningar.
Företagskunder använder i ökad utsträckning uppgiftsbaserad fakturering. Uppgiftsbaserad fakturering spårar ett företags fakturering efter rättstvist. Varje materiell aktivitet tilldelas en datorkod som är förvald av klienten. Den kodade fakturan sorteras sedan elektroniskt och analyseras, vilket möjliggör en djupgående analys av en faktura. En del av att bekanta dig med klientfaktureringspolicyer är att lära sig och korrekt tillämpa de myriader av specialiserade uppgiftsbaserade faktureringskoder som är unika för varje kund.
