Att organisera a konferens från grunden kräver oerhört mycket eftertanke och datainsamling. Hela processen kan ta ett par år beroende på gruppens storlek, men det är tänkbart att lansera en lyckad konferens på ett enda år om du kan fatta snabba beslut.
Verkligheten med att planera en konferens är att du, utan någon erfarenhet, kan förlora mycket tid på att övertänka varje liten detalj samtidigt som du förbiser viktigare frågor. För att göra processen enklare för nybörjare har vi beskrivit de viktigaste stegen samtidigt som vi ger dig länkar till våra mer detaljerade genomgångar om varje särskilt ämne. Resultatet här är en konferensplaneringsguide som hjälper dig att börja med en solid mall på plats.
Steg 1: Skapa en vision av din konferens
Varje händelse börjar med en vision, men du måste omvandla din vision till ord och siffror för att kunna mäta kostnader och fatta välgrundade planeringsbeslut. Först måste du börja med evenemangsplaneringens grunder som vem, vad, när, var och varför.
Steg 2: Skapa en affärsplan
Om inte din konferens finansieras av ett bidrag eller en organisation, kommer du att behöva det kartlägga var dina pengar kommer ifrån och vad den används till. Den första delen av denna ekvation, intäkterna, bör beräknas tidigt i planeringsprocessen.
Nu, för att sätta ett pris på en konferens, måste du ha en uppfattning om vad du planerar att erbjuda deltagarna. Din resplan och högtalaruppställning kommer att vara försäljningsfaktorn för potentiella registranter.
Steg 3: Jämför lokaler och tjänster
Efter att du har en mer specifik uppfattning om när din konferens kommer att äga rum och hur många personer du vill delta, kan du börja handla efter en lämplig lokal. Tänk på att ditt val av plats också kommer att avgöra din catering och audio/visuella kostnader. Detta beror på att de flesta konferenscenter och evenemangshotell kräver att du använder deras interna tjänster för alla evenemang på plats.
De flesta konferenser kommer att behöva tillhandahålla någon form av övernattning för gäster som reser utanför regionen. Denna nödvändighet skapar en annan uppsättning överväganden att ta med i din platsbeslut.
Steg 4: Rekrytera och hantera registranter
Även de mest populära konferenser måste effektivt marknadsföra sitt evenemang för att fylla varje plats i huset. Närvaro är den enskilt viktigaste faktorn för att ditt evenemang ska lyckas. Bra närvarosiffror ger intäkter och sponsringsmöjligheter. Och ju fler personer du har registrerat kommer att skapa mer efterfrågan på annonsering och deltagande öppningar. Lång historia kort, om du kan dra en publik kommer allt annat att falla på plats mycket lättare.
Att hantera registreringen blir svårare när ditt evenemang växer i storlek. Det är här en online registreringssystem kan hjälpa dig att spåra antal, behandla betalningar och organisera data.
Steg 5: Planera detaljer på plats
Slutligen, efter att ha organiserat och implementerat affärsdelarna av konferensen, kan du börja tänka på detaljer på plats. Detta inkluderar hur deltagarna kommer navigera i konferensen, den allmänna layouten för varje rum och distributionen av mat och dryck. Detta är den del av att planera en konferens som de flesta förknippar med evenemangsplanering. Det bästa sättet att samordna alla detaljer är att gå igenom din resplan som dina gäster skulle göra. Föreställ dig hur de tänker och agerar vid varje tidpunkt på dagen för att lösa problem innan de uppstår.
Steg 6: Utställningshanteringstips
Konferenser har vanligtvis ett utställningsområde eller kongressvåning där sponsorer och leverantörer hyr utrymme för att marknadsföra sina produkter. Detta kan vara en mycket lukrativ möjlighet för din konferens om du organiserar allt väl. Kom dock ihåg att ett utställningsområde kommer att kräva ett betydande engagemang av båda tid och resurser, så se till att du är beredd att hantera behoven hos flera leverantörer innan du bestämmer dig för detta format.
