Diskussionspunkter är som ett fuskblad för alla som kommunicerar på uppdrag av ett företag, en organisation, en politiker eller till och med sig själva. De ger ett snabbt och enkelt sätt att hålla sig på rätt spår, inte gå utanför ämnet och se till att kommunikationen är konsekvent över hela gruppen som representeras.
De används ofta som frömaterial för brev, pressmeddelanden, tal, debatter med mera. Diskussionspunkter är intern kommunikation och delas inte med avsedda målgrupper.
Vad ska inkluderas
På vissa sätt liknar samtalspunkter en kontur, men de är inte lika täta. Kommunikationstjänstemän som använder dem för tal, debatter eller liveintervjuer måste kunna referera till dem snabbt. Diskussionspunkter utformade för att vägleda skriftlig kommunikation som pressmeddelanden kan vara lite mer detaljerade.
De bredaste punkterna kommer vanligtvis att vara ämnen som behöver tas upp. Till exempel kanske någon som intervjuas på tv vill vara säker på att ta upp två eller tre ämnen av särskild betydelse för den organisation han eller hon representerar. Diskussionspunkterna fungerar som en påminnelse om att styra samtalet till dessa ämnen så mycket som möjligt. Medan någon som talar på uppdrag av en organisation bör kunna tala om de angivna ämnena intelligent och noggrant kan diskussionspunkterna också innehålla detaljer eller statistik som inte är lika lätt att memorera.
För alla som sitter i kameran eller pratar med en livepublik bör samtalspunkter inte vara längre än en sida, vilket gör dem lätta och snabbt refererade. De kanske till och med får plats på något som inte är större än ett registerkort.
Effektiva samtalspunkter
När du skriver dina diskussionspunkter är det viktigt att tänka på några viktiga detaljer som hjälper dig att göra det bästa möjliga jobbet genom att förbereda dig själv eller andra för att kommunicera ditt budskap:
- Prioritera: Den enda sak, framför allt annat, du vill att din publik ska ta bort från ditt budskap måste vara din högsta prioritet och det högsta som listas på dina samtalspunkter. Därifrån, prioritera, i ordning, vad du vill ta upp, men förstå att kvaliteten på ditt meddelande vanligtvis är viktigare än antalet punkter som tas upp. Så du kanske inte kommer till allt som noteras på dina samtalspunkter, men om du har tagit upp din topp prioritera grundligt och även berört två eller tre andra prioriteringar, som kan övervägas framgångsrik. Och det är mer sannolikt att din publik kommer ihåg en eller två genomtänkta punkter än att ett dussin ämnen försvann.
- Förbereda: Samtalpunkter är bara användbara när de som använder dem redan känner till detaljerna i det budskap som behöver förmedlas. Innan du ens kommer till stadiet för att skriva samtalspunkter, se till att du och andra som kommer att kommunicera budskapet är grundligt utbildade i detaljerna. Diskussionspunkterna är till för att tjäna som en påminnelse och för att lyfta fram några specifika detaljer som kan behöva reciteras. Ingen borde förlita sig på diskussionspunkter för bredd och djup.
- Pre-empt: Särskilt i intervjuer eller debatter när de som talar kommer att bli förhörda om sitt budskap, är det viktigt att förutse vad dessa frågor kommer att vara. Till exempel presenterar det statistik eller annan data och du förväntar dig att du själv eller talaren du förbereder ska bli förhörd om giltigheten av din källa, var beredd att försvara din källa och inkludera några ord i diskussionspunkterna för att tjäna som en påminnelse.
- Fokusera på fakta: Professionella kommunikatörer bör veta hur man engagerar sig utan diskussionsämnen, men för att ett budskap ska bli minnesvärt och effektivt behöver det innehåll – och det betyder fakta. Vet vilka fakta du vill dela med din publik och var beredd att förklara för din publik hur dessa fakta påverkar dem. Dina samtalspunkter är till för att påminna dig om de fakta du behöver dela med dig av.
- Var direkt: Även om ditt budskap är negativt, gå rakt på sak och äg det du säger. Om det är dåliga nyheter som du delar, bör dina samtalspunkter också innehålla påminnelser om hur du reagerar på den negativa situationen och arbetar för att göra den bättre. Om du är ärlig om de dåliga nyheterna och delar en plan för att ta itu med dem, är din publik mer sannolikt att se dig som en problemlösare. Om du slår runt eller försöker sockra på situationen är det mer sannolikt att din publik ser dig som opålitlig.
Vad ska man undvika
Precis som det finns saker som diskussionspunkter bör inkludera, finns det också saker som diskussionspunkter bör undvika:
- Längd: Du är inte skriva ett tal. Om du behöver förlita dig på dina samtalspunkter för att hjälpa till att formulera meningar och stycken, är du inte beredd nog att ens skriva samtalspunkter ännu. De som använder samtalspunkterna behöver helt enkelt kunna titta på arket eller kortet snabbt för att påminna sig själva om ämnen att ta upp eller om detaljerade fakta att citera.
- Hela meningar: Varje punkt behöver inte vara mer än ett ord eller en kort fras – precis tillräckligt för att väcka talarens minne. Om det är en siffra eller annan del av data ska inte mer än den faktiska siffran och en ett- eller tvåordsetikett för den datan inkluderas.
- Överdriven fet stil, understrykning, användning av kursiv stil, etc.: För någon som bara tittar på en sida snabbt är dessa försök att lyfta fram information inget annat än brus och ofta distraherande. Om du gör ett bra jobb med att prioritera och hålla saker kort och enkelt, borde det inte finnas något behov av att lägga till mycket i vägen för ytterligare framhävning.
