Styrning kan vara ett av de torrare ämnena inom projektledning, men det är också ett av de viktigaste. Det är det sätt som högre ledning vet att deras team gör ett bra jobb, och det försäkrar dem om att projektet utvecklas som det ska. Det ger också de kontroller och balanser som krävs för att chefer ska veta att pengar spenderas på ett sätt som är lämpligt och anpassat till affärsfallet.
Ytterst är det projektsponsorns ansvar att se till att det finns adekvat styrning, men projektledare kan också ta en aktiv roll i detta. Oavsett vilken roll du har, hjälper det att förstå projektstyrning och hur det hjälper team att uppnå sina mål.
Definiera projektstyrning
"Governance", i projektledningstermer, hänvisar till de policyer, processer, standarder, procedurer och riktlinjer som avgör hur projekt leds, drivs och kontrolleras av din organisation. Det är den ram inom vilken ett projekt fortskrider. Det inkluderar de ekonomiska aspekterna av projektet, såväl som logistik, personal och material relaterade till projektet.
Styrningen kan vara omfattande och "tung", med mycket byråkrati, eller "lätt" med minimal tillsyn. Chefer bör sträva efter rätt nivå av styrning för sin miljö och sin kultur. Att se till att dina styrningspolicyer passar projektets syfte är en nyckelfaktor för att säkerställa att de är effektiva.
Styrningen börjar på toppen. I stora företag bör detta innefatta ett åtagande till riktlinjerna för projektstyrning från bolagsstyrelsen. Attityden och standarderna som förväntas av styrelsemedlemmarna kommer att filtreras ner till projektstyrelser, projektledare och team.
Varför projektstyrning är viktig
Din projektsponsor och andra nyckelintressenter vill veta att du använder projektbudgeten på rätt sätt. De vill se att du spårar ditt projekts framsteg på ett effektivt sätt och kliver in för att hantera projektrisker efter behov – men logiken för god projektstyrning går längre än så.
Styrning är inte bara en intern fråga. Styrning efterfrågas av kunder, särskilt de inom den offentliga sektorn. Regeringar och tillsynsmyndigheter begär (och i vissa fall upprätthåller) vissa standarder för vissa projekt. Många företag måste följa riktlinjer från extern lagstiftning, som Sarbanes-Oxley-lagen, som antogs 2002 för att kräva att företag vidtar vissa åtgärder för att säkerställa korrekta revisioner, ansvarsskyldighet och genomskinlighet. Stark projektstyrning är bara ett litet sätt att bevisa att ditt företag fungerar effektivt och inom de angivna riktlinjerna och reglerna för din bransch.
Projektstyrning hjälper dig också:
- Förbättra din avkastning på investeringen och spåra dessa investeringar effektivt
- Få inköp för projekt
- Undvik vanliga orsaker till projektmisslyckanden genom att skapa fler möjligheter att upptäcka dem tidigt i processen
- Kommunicera mer effektivt
- Inför standardisering över projekt, vilket gör det lättare att jämföra prestandan
- Minimera risken
- Utveckla och motivera personal i en strukturerad miljö
Hur projektstyrning ser ut
Så hur ser bra projektstyrning ut på ett projekt? Du kommer att känna igen vissa aktiviteter och egenskaper när ett projekt har korrekt styrning.
Det finns en disciplinerad livscykel för projektledning som inkluderar definierade punkter för godkännande. Det är punkter där projektets bärkraft diskuteras och beslut fattas om man ska fortsätta med arbetet eller inte.
Projekt har ett tydligt affärscase, och affärscase har tillräckligt med information för att ledningsgrupper ska kunna fatta rätt beslut. Dessa beslut är adekvat dokumenterade och kommunicerade.
Människor som arbetar med projekt har definierade roller och ansvar. Individer som utgör projektteamet är erfarna och kvalificerade i sina relevanta roller. Processer och procedurer bör göra det möjligt för projektteam att granska sitt projekt och att be om oberoende stöd om det behövs.
Det finns en kultur av kontinuerligt lärande som tillåter projektteam att kontinuerligt förbättra och diskutera lärdomar i en miljö utan skuld.
Intressenterna är engagerade och de litar på processen. Styrningen av ett projekt är kopplad till styrningsstrukturerna i organisationen som helhet. Huvudsyftet med projektstyrning är att säkerställa att projekt genomförs på rätt sätt, dvs naturligt knuten till finansiell styrning på företagsnivå, företagsriskhantering med mera.
Projektstyrning bör passa sömlöst in i din nuvarande organisationsprocess. Med andra ord, skapa inte en helt ny ekonomisk förvaltningsprocess när du redan har en som fungerar inom andra områden! Använd det som finns för närvarande och justera företagets processer för att göra dem lämpliga att använda i en projektmiljö.
5 fokusområden för projektstyrning
När du börjar titta på det kommer du att inse att projektstyrning är genomgående genom alla delar av projektledning. Det finns dock några viktiga fokusområden där styrning är särskilt relevant.
- Metoder och processer: Dessa hjälper dig att leverera arbete på ett tillförlitligt och hållbart sätt.
- Kunskapshantering: Detta är avgörande för att säkerställa att organisationen lär sig av projekterfarenheter. Kunskapshantering är viktigt om du vill sluta göra samma misstag flera gånger.
- Projektledningsmognad: När din organisatoriska projektledning mognar genom erfarenhet, så kommer din förmåga att leverera framgångsrikt.
- Inköp på seniornivå: Engagemanget för projektstyrning börjar på toppen. Om du har ledningsstöd kommer detta att falla ner genom alla nivåer i verksamheten och synen på styrning blir mer hållbar.
- Stödjande kultur: En kultur av stöd, inte skuld, säkerställer att projektledare har rätt miljö att trivas i. En stödjande kultur, ledd av projektledningskontoret eller projektledaren, hjälper projektledare att nå sina och projektets mål.
Vad du ska göra om det inte finns någon företagsstandard
Många projektledare i mindre organisationer finner sig själva driva projekt i en miljö som är stödjande och var det finns inköp för konceptet projektledning, men det finns en brist på formella organisationsstrukturer att mata från av.
I den situationen – som inte är exklusiv för små organisationer – kommer du att designa din projektstyrningsmodell från grunden. Om det inte finns ett tillvägagångssätt för projektstyrning som du kan ta från hyllan och passa ditt projekt, måste du bygga ditt eget.
Det är inte så svårt som det kan verka. Börja med att ställa in grunderna:
- Skapa ett "roller och ansvar"-dokument.
- Se till att du har en projektsponsor.
- Se till att ha en projektstyrelse eller styrgrupp, och arrangera regelbundna möten där du tar och delar ut protokoll.
- Skapa en riskhanteringsprocess.
- Skapa en förändringshanteringsprocess.
- Bygg in poäng i ditt projektschema där du kontrollerar projektets lönsamhet mot ursprungliga mål för affärsfallet (slutet av varje fas av fas är den naturliga punkten att sätta dessa checkar).
