9 Mötesfaciliteringsfärdigheter för chefer att öva

Möten kan antingen vara tillfällen att dela idéer, diskutera utmaningar och definiera handlingsplaner, eller så kan de sluta som improduktiva tidsslösare. Tyvärr, chefer är ofta de största bidragsgivarna att möta processdysfunktion. Du behöver kompetens för att genomföra möten på rätt sätt.

Att stärka dina färdigheter i mötesfacilitering

Per definition betyder underlättande: "Att göra lättare eller mindre svårt; hjälp framåt." För att en chef ska kunna underlätta ett möte (istället för att driva det) måste de vara villiga att släppa sin makt och vara öppna för olika resultat och tillvägagångssätt.

Där chefer går fel med möten

Många chefer tror att de vet hur man "kör" ett möte. De sätter agendan, talar allt och fattar alla beslut. Även om detta kan kännas enkelt och effektivt för chefer, är det ofta ett slöseri med människors tid, och det utnyttjar inte teamets kreativa potential.

Faktum är att det har motsatt effekt eftersom anställda tenderar att dra sig tillbaka och skjuta upp till chefen som vill vara ansvarig.

Dessa idéer för chefer på alla nivåer kommer att stärka deras förmåga att facilitera möten till stöd för att förbättra mötesproduktiviteten.

Kompetenschefer behöver underlätta möten

Rätt mötesfacilitering innebär att få alla på mötet med att identifiera och lösa problem. Team kommer nästan alltid att utveckla bättre, mer kreativa lösningar än någon chef skulle kunna ensam. Team är också mer benägna att stödja implementeringen av de lösningar de hjälpte till att skapa. Du kan dela upp dessa mötesfaciliteringsfärdigheter i tre olika kategorier:

1. Planerar ett möte
2. Att genomföra ett möte
3. Lösning av mötesproblem

Hur man planerar ett möte

Innan du börjar något möte du behöver en agenda. För ett samarbetsmöte, bjud in mötesdeltagare för att berätta vilka problem teamet behöver lösa eller vilka förändringar som teamet behöver genomföra. Se till att ämnena är sådana som tillåter gruppdeltagande. Att underlätta ett möte är annorlunda än att presentera information på ett möte.

1. Aktivera gruppinvolvering

Se till att du avsätter gott om tid för gruppengagemang och att du inte försöker lösa för många problem under en kort tidsperiod. Men för mycket tid kan också resultera i en oändlig cykel av "ja, vad sägs om..." Se till att din agenda håller den tid som avsatts för mötet. Färdigheter som behövs inkluderar dessa.

• Gruppfaciliteringsfärdigheter
• Mötesplanering
• Problemlösning
• Beslutsfattande
• Agendautveckling

2. Se till att du tillhandahåller korrekt logistik

Välj din mötesplats och tid noggrant. Om du försöker klämma in 15 personer i ett konferensrum med sex stolar blir mötet en katastrof. När människor är obekväma, inte kan se varandra, inte kan höra eller är hungriga, kommer mötesresultaten att bli lidande.

Lär dig hur du använder logistik som ett sätt att uppmuntra stort deltagande och ta bort hinder. Du måste planera allt detta i förväg. Att skicka ut någon mitt i mötet för att beställa smörgåsar gör ditt möte mindre effektivt. Logistikplanering involverar dessa färdigheter.

• Logistikplanering och erfarenhet
• Beslutsfattande
• Genomtänkt övervägande av andras behov

3. Anteckna mötesprotokoll

Den sista kritiska delen av att planera ett möte är mötesprotokollet. Vem ska ta dem? Vem ska dela ut dem? Om du inte har en utsedd administrativ person, överväg att göra dem själv eller rotera ansvaret mellan teammedlemmarna. Om Jane gjorde protokollet förra veckan är det Johns tur den här veckan. Om du använder en whiteboard eller blädderblock för att samla idéer, ge den som skriver tillräckligt med tid för att dokumentera dem korrekt.

• Anteckningsfärdigheter
• Dokumentationsrelevans 
• Förstå mångfald och inkludering

Hur man genomför ett möte

Med din gedigna agenda, bra läge och lämpliga förfriskningar är du redo för ditt möte. För att göra ditt möte till ett bra arbetsmöte (och inte bara en informationsdump) måste du visa lämpliga färdigheter för mötesfacilitering.

För att göra detta kommer du att vilja fokusera på dessa tre komponenter i mötesfacilitering.

1. Fråga frågor

Bra frågor stimulerar till stor diskussion. Artikeln, "70 fantastiska coachningsfrågor med hjälp av GROW-modellen," erbjuder några enastående diskussionsuppmanare.

•  Ställ frågor för att få ytterligare information
• Ställ frågor för att lära dig om olika synpunkter
• Ställ frågor för att notera områden där man är överens och oenighet
• Ställ frågor för att bekräfta att du verkligen hör exakt vad teammedlemmar bidrar med
• Ställ frågor för att försäkra dig om det du delar mening med teammedlemmar

2. Demonstrera aktivt lyssnande

Aktivt lyssnande låter dig vet verkligen och djupt att du och personen du lyssnar för att dela mening och har kommit till en eftertänksam förståelse av varandras positioner. När du parafraserar, kontrollerar förståelsen och ställer följdfrågor uppmuntrar det till mer deltagande och håller diskussionen flytande.

• Gör huvudnickande och andra lämpliga gester för att indikera förståelse
• Upprepa det du hörde för den andra parten så att du vet att du delar mening
• Ställ frågor för att klargöra allt du är osäker på
• Ställ uppföljningsfrågor för att ytterligare utöka din förståelse
• Använd ord som "ah-ha", "ja, jag förstår" och liknande för att indikera förståelse

3. Led en ordentlig brainstormingsession

De flesta tror att de redan vet hur man brainstormar. Men det gör de oftast inte. I alltför många miljöer reduceras effektiviteten av brainstorming av dålig processledning, stark social eller politisk press och dåliga faciliteringsförmåga. Många människor har aldrig riktigt upplevt kraften i en väl genomförd brainstormingsession.

• Öva effektiva faciliteringsfärdigheter
• Hantera införandet av idéer av deltagarna
• Se till att alla deltagare har lika möjligheter att komma till tals
• Hantera konkurrerande konversationer och människor som pratar över varandra
• Tänk på ett effektivt sätt att begränsa de brainstormade valen till ett hanterbart antal
• Lös eventuella konflikter som uppstår

Hur man löser problem i ett möte

Den andra typen av möte kräver olika färdigheter för mötesfacilitering. Du skulle inte behöva träffas om alla redan var överens om lösningen. Ni träffas för att dela information och utveckla svar och det betyder att ni måste föra människor samman. Här är de färdigheter du behöver.

1. Konsensusbyggande färdigheter

Konsensus betyder inte att alla måste hålla med om ett beslut. Det betyder att alla har haft möjlighet att dela sina perspektiv (potentiellt genom brainstorming) och komma med idéer. Efter detta är nyckeln till konsensus att alla teammedlemmar är överens om att stödja riktningen även om det inte var deras ursprungliga val.

• Korrekt mötesfacilitering kommer att vägleda gruppen från idédelning till utveckla ett effektivt beslut.
• Att nå konsensus tar mer tid, men kommer vanligtvis att få starkare inköp från gruppen i stort. Kom dock ihåg att konsensus inte är det ultimata målet.
• Ett effektivt beslut för det aktuella problemet är den viktigaste frågan.

2. Färdigheter för konfliktlösning

Närhelst det finns ett utrymme fullt av människor som är involverade i att lösa ett problem, konflikt är oundviklig. Faktum är att konflikter kring uppgiften eller frågan ses av teamforskare som en del av processen för effektivt beslutsfattande. En chef måste lära sig hur man gör utnyttja konfliktens kraft på ett positivt sätt.

• Hantera diskussionen för att lyssna på alla synpunkter
• Led diskussionen för att identifiera områden där man är överens och oenighet
• Använd faciliteringsförmåga för att få vissa deltagare att känna sig hörda

3. Icke-verbala kommunikationsförmåga

Medan forskare argumenterar om de exakta procentsatserna, håller de flesta med om att mer än 50 % av kommunikationen är icke-verbal.

• En chef måste kunna läsa gruppens ton och kroppsspråk för att bedöma deras nivå av engagemang, uppriktighet och engagemang.
• Din förståelse för icke-verbal kommunikation kan hjälpa till att se när det finns sann överenskommelse kontra talad överenskommelse bara för att avsluta mötet.
• Var medveten om kroppsspråk som ett sätt att uppleva en individs eller ett teams totala kommunikationsröst.