Insamlingsevenemang av alla slag, från galor med svart slips till svettiga maratonlopp till livliga auktioner, har varit en betydande del av insamlingsmixen för de flesta välgörenhetsorganisationer i decennier.
Varför har denna form av insamling varit så populär? För vissa välgörenhetsorganisationer drar speciella evenemang in ganska mycket pengar. För andra uppnår insamlingsevenemang mål som att bygga relationer, få in nya supportrar eller skapa mer publicitet i deras samhällen.
Även om insamlingsevenemang världen över antingen sköts upp eller ställdes in 2020, fick många välgörenhetsorganisationer veta hur man håller dem igång genom att byta till virtuella evenemang eller uppfinna nya typer av evenemang som passar en digital värld. Dessa evenemang inkluderade virtuella konserter, virtuellt spel och till och med virtuell friidrott.
Men speciella evenemang kräver mycket planering och, kanske viktigast av allt, kräver att man undviker vanliga misstag, som att spendera mer för evenemanget än det ger, tror att ett evenemang kan genomföras snabbt och dåligt uppföljning. Här är flera misstag att undvika.
Eventplaneringsmisstag att undvika
Väntar för länge för att börja planera
Det är lätt att tro att vi kan arrangera ett evenemang i sista minuten, men det kan bli ett kostsamt misstag. Ju större evenemanget är, desto mer tid bör du lägga på planering.
Bestäm först dina insamlingsmål. Om du siktar på att samla in tusentals dollar, måste du ägna månader för att bli redo.
Har du inget mål? Bestäm en innan du går längre. Är det ditt mål att samla in mycket pengar, eller är det relationsbyggande, eller är det publicitet? Ditt mål kan inkludera alla dessa, men bestäm vilken som ska prioriteras och planera sedan därefter.
Ditt monetära mål och syfte kommer att avgöra hur långt i förväg du bör börja planera, speciellt om detta är ett nytt evenemang. Till exempel kan en tyst auktion eller en gala ta gott om tid att planera och lägga strategier.Neon, en leverantör av evenemangsprogram, föreslår att du tillåter två månaders planering för var 100:e gäst.
Ett idrottsevenemang som en walk-a-thon kan initialt ta ett år eller mer bara för att det finns många rörliga delar till en sådan evenemang, från att skapa onlineregistrering, bilda en peer-to-peer-insamlingskampanj till att få lukrativa sponsringar för händelse.
Givetvis kan mindre evenemang sättas upp ganska snabbt, beroende på ditt mål och antalet deltagare du siktar på.
Men närma dig en speciell händelse realistiskt. Det kommer sannolikt att ta längre tid än du tror från början, speciellt om det är ett helt nytt evenemang. Upprepade händelser tar naturligtvis kortare tid. Men 6-12 månader är en idealisk tidsram för att planera din första.
Skapa en orealistisk budget
Två saker att tänka på med budgetar är om evenemanget kommer att tjäna pengar eller spendera pengar. Om ditt evenemang är litet och ditt mål är relationsbyggande kan det vara bra att inte tjäna pengar. Men att planera ett stort evenemang utan att krascha siffrorna kan vara ett misstag.
Tänk på avkastningen på din investering (ROI) för ditt evenemang. Om ditt mål är att samla in mer än du spenderar, se till att du kan åstadkomma det. När du bygger en budget för ett evenemang, inkludera alla aspekter från platsens kostnad till underhållning till den tid din personal kommer att lägga på det.
Tänk också på om du har volontärkraften att genomföra evenemanget. Dessa kostnader bör kvantifieras så mycket som möjligt och inkluderas i din budget.
Innan du upprepar ett evenemang, titta noga på dess tidigare prestationer och om det kommer att fortsätta att tjäna pengar. Titta på händelsens data över flera år för att avgöra om donationerna har minskat och om det är svårare att få tag på frivilliga.
Bestäm om intäkterna från evenemanget stämmer med inflationen. Går donationerna upp eller minskar? Var inte rädd för att släppa ett insamlingsevenemang om det börjar sprattla. Ibland genererar en ny idé ny energi och intresse.
Att inte välja ett tema
Ett tema är helt enkelt en förenande idé. Det samlar alla dina ansträngningar under samma paraply. Teman kan vara roliga, inspirerande eller målinriktade. Kasta ett brett nät när du tänker på ett tema. Försök att gå bortom det uppenbara som "Casino Night" eller "Dance with the Stars".
Överväg alla designmöjligheter för ditt tema. Kommer det att fungera bra för marknadsföring och publicitet? Hur kommer det att se ut på programmet du skriver ut, på skyltningen du skapar i pressmeddelanden och annan publicitet?
De bästa teman är både spännande och tankeväckande. Kom ihåg att temat du väljer skickar ett undermedvetet meddelande till dina deltagare, så välj klokt.
Här är några verkliga teman för att väcka din fantasi:
- Avslöja framtiden: Saint Francis Foundations 26:e årliga Hob Nob Gala-insamling samlade in mer än $300 000 som gick till dess samhällsanslagsprogram och andra sjukhustjänster. Detta var ett virtuellt evenemang med en auktion och professionell underhållning.
- Gå en mil i hennes skor: Denna innovativa walk-a-thon bjöd in män att gå en mil i kvinnliga högklackade skor för att samla in pengar för att bekämpa övergrepp i hemmet. Evenemanget ägde rum i hela landet med många små lokala organisationer som deltog.
- Svälta en vampyr. Donera blod: Detta var ett bloddrivande evenemang som startade för flera år sedan av amerikanska Röda Korset, men skolor, universitet och till och med företag använder fortfarande idén och temat på Halloween.
Svag sponsringsansökan
Alla insamlingsevenemang har inte sponsorer, men större brukar ha det. Sponsring är särskilt anmärkningsvärt för stora idrottsevenemang, men det kan också vara lämpligt för galor, museiutställningar eller ett multi-state-evenemang eller insamlingskampanj. Sponsorer kan hjälpa till att ge publicitet, finansiera en lokal och ge sofistikerad teknisk hjälp.
Sponsring är partnerskap. Företag får en enorm goodwill genom att sponsra ideella evenemang. I dagens värld sätter konsumenter företagens etik över kompetens, enligt The Edelman Trust Barometer 2020.Välgörenhetsorganisationer bör dra nytta av detta behov för företag att visa hur socialt ansvarstagande de är.
Det finns flera steg du kan vidta för att hitta sponsring, som beskrivs nedan:
- Kolla in vilka kontakter du redan kan ha med företag. Tänk på företag som du redan använder, till exempel dina leverantörer. Fråga dina styrelseledamöter vilka kopplingar de har. Titta runt på de föreningar du kan ha, till exempel Handelskammaren eller företagsklubbar som Rotaryklubben eller Kiwanis.
- Gör en lista över företag i närheten som kan vara intresserade av ditt evenemang. Dessa kan endast vara lokala företag eller filialer till nationella företag. Nå ut till dessa företag genom deras marknadsförings- eller filantropiska kontor.
- När du hittar en kontakt på ett företag, undersök dess mål, målgrupper och marknadsföringsplaner. Finns det en matchning till ditt uppdrag, din publik, dina aktiviteter?
- När du hittar ett företag med mål och en målgrupp som matchar din, förbered ett sponsringsförslag. Tänk på ett partnerskap ur affärsmässig synvinkel och modellera ditt förslag utifrån företagets intressen.
Segmenterar inte din databas
Du kanske är van vid att använda prospektforskning för dina stora insamlingskampanjer, men det fungerar lika bra med insamlingsevenemang - speciellt om evenemanget är höginsats.
Undersök din lista över deltagare eller inbjudningslistan för att se vem som kan vara mer benägen att ge en större gåva före eller efter evenemanget. Om du gör prospektforskning kontinuerligt kommer detta inte att vara ett problem. Om inte, börja nu med att utvärdera dina givare angående deras nettoförmögenhet och deras engagemang i din välgörenhetsorganisation.
Din egen personal kan göra prospektforskning, eller så kan du anlita en prospektforskningskonsult eller ett företag. Nettovärde, kom ihåg, är bara en del av det som får en givare att ge. Deras tidigare kopplingar till din sak och ditt engagemang räknas förmodligen mer.
Det du hittar kan hjälpa dig att utveckla ett klokare sitttabell eller påverka hur du når ut till vissa deltagare. Förutom att bara skicka en inbjudan kan en medlem i din styrelse ringa ett telefonsamtal för att uppmuntra den potentiella personen att delta.
Misstag att undvika under ett evenemang
Gör eventet för långt
Att få evenemang att vara längre än nödvändigt är ett annat misstag som många ideella organisationer gör när de sätter upp ett insamlingsevenemang.
Det är bättre att skicka hem gästerna lite tidigare än att be dem gå igenom ett långt program eller en rad aktiviteter.
Insamlingsdeltagare vill inte hållas fångna för alltid. De har liv och barn och jobb, och de vill inte spendera sex timmar på ditt evenemang, hur underbart det än är.
Ett sätt att hålla en händelse under kontroll är att ta en signal från teatern. Överväg att skriva hela affären. Om du har talare, berätta för dem hur mycket tid de har och erbjud dig till och med att skriva några kommentarer till dem.
Skriv in varje detalj i händelsen från det att ett segment börjar till det att det slutar. Ge manuset till varje personal som arbetar med evenemanget och varje volontär. Betona vikten av att hålla sig så nära tidsramen som möjligt.
Håll dina insamlingsevenemang korta, koncisa och raka. Du vill alltid lämna dina gäster att vilja ha mer.
Att inte be om en donation från deltagare
Om du aldrig ber dina supportrar om donationer, och aldrig är specifik om dina behov, hur kan du förvänta dig att de kommer igenom för dig?
Det bästa sättet att åtgärda denna diskrepans är att hoppa direkt in. Berätta för dina deltagare om dina höga mål och ambitioner. Låt dem delta i planeringen av dina kommande initiativ.
De är förmodligen nyfikna på de projekt du planerar att ta itu med. Dessutom vill de veta hur de kan hjälpa till och komma in på bottenvåningen av det goda arbete du bedriver.
Be givare om deras hjälp. Berätta för dem att deras donationer är viktiga och att varje dollar räknas för att uppnå din ideella organisations drömmar.
Det kan kännas onaturligt till en början att be om pengar direkt, men dina givare vill hellre veta sanningen än att förbli omedvetna om hur de kan vara till verklig hjälp för din sak.
Fråga dina evenemangsdeltagare direkt. Du kanske blir förvånad över hur positiva deras svar är.
Samordnar inte över alla plattformar
Allt inom insamling är nu flerkanaligt, även personliga evenemang. Du kan sälja biljetter online, genomföra din auktion online, ha tillfällen för att ge online under ett evenemang eller använda ett komplext system för peer-to-peer-insamling.
Din organisation kan hantera ett litet evenemang med ett par digitala komponenter, men ett större evenemang kan kräva hjälp utifrån.
Många ideella organisationer använder evenemangsplaneringstjänster för att hjälpa dem att iscensätta och marknadsföra sina evenemang, särskilt när det finns många rörliga delar. Många tjänster är verksamma i detta utrymme.
Ett par företag som är värda att titta på är Dirigo Design and Development och Sir Isaac. Dessutom många crowdfunding plattformar kan hjälpa till med de digitala komponenterna i alla speciella insamlingsevenemang, som CauseVox, Classy och Eventbrite.
Misstag efter evenemanget att undvika
Tackar inte dina givare omedelbart
Ett av de största misstagen många insamlingar gör är att inte tacka sina evenemangsdeltagare och givare. Eller om de gör det kanske de inte tackar sina givare på rätt sätt. Till exempel, om en givare ger $10 efter en insamlingsevenemang, är det helt acceptabelt att skicka ett tack-e-postmeddelande till dem.
Men om en stor givare ger din ideella organisation 5 000 USD räcker det inte med ett e-postmeddelande. Ett genomtänkt tackbrev är på sin plats. Dessutom skulle ett formellt telefonsamtal från en styrelseledamot för att erkänna deras generösa bidrag vara bäst av allt.
För att ge bästa möjliga förvaltningsupplevelse är det viktigt att betrakta var och en av dina givare som individer. Det är också viktigt att inse att erkännande av dina givare är det som får dem att komma tillbaka till din organisation. I en forskningsstudie fann Donor Voice att att tacka en givare snabbt och effektivt var en av de sju nyckelfaktorerna bakom givarens engagemang.
Den bästa metoden för att tacka dina eventdeltagare är att skicka ut dina bekräftelser inom de första 48 timmarna efter insamlingen.
Rent praktiskt betyder det att du antagligen bör skicka ut allmänt tack via e-post först och sedan gå vidare till mer personliga sätt som telefonsamtal och postade tackbrev.
Se till att tacka dina givare tidigt, ofta och på ett sätt som passar deras engagemang i din organisation.
Be inte om feedback
Att be om feedback är bara en bra del av att främja kundrelationer. Vi får enkäter från överallt där vi handlar eller gör affärer eller till och med när vi ber om hjälp med en tjänst online. Så ingen av dina evenemangsdeltagare har något emot att få en enkät från dig som frågar hur de gillade evenemanget och om de har några förslag för att göra det bättre nästa gång.
En e-postundersökning är det bästa alternativet. Även dina äldre deltagare kommer sannolikt att kunna delta. Det finns enkätappar som fungerar bra, och de är enkla och billiga. SurveyMonkey är den mest kända. Men om du använder en evenemangsleverantör för din verksamhet, kommer det troligen att finnas ett inbyggt undersökningssystem. I båda fallen bör det vara lätt att ta upp och förstå svaren.
Skicka enkäten snabbt, inom 24 timmar om möjligt, och överväg att ge ett incitament för att fylla i den. Gör undersökningen kort också. Eventbrite föreslår inte mer än 10 flervalsfrågor.
Poängen
Även om det kan finnas en hel del misstag som en ideell organisation lätt kan göra med ett insamlingsevenemang, finns det också lika många snabba lösningar. Använd dessa lösningar och du kan vara värd för ett insamlingsevenemang med förtroende för att du kommer att uppnå dina mål för evenemanget, från att samla in pengar till att höja goodwill.
