3 beprövade sätt att få ordning på ditt småföretag i år

Ta kontroll över papper och dokument

Papper är den största källan till oreda på många kontor. Om du inte har ett arkivsystem eller ett digitalt arkiveringssystem på plats är det nu dags att bygga ett. Börja med att ta en titt på de papper du har liggandes. Gör en hållhög och en slänghög, strimla eller återvinn sedan alla papper, tidskrifter, nyhetsbrev, kort, anteckningar etc. som kom till den andra högen. Om du inte är säker på var du ska börja, se över vilka typer av 

dokument du bör behålla. Resten är rättvist spel för dokumentförstöraren.

När du har fått ordning på dina papper, överväg att skapa ett dokumenthanteringssystem som kan hjälpa dig att skapa eller finjustera din pappersprocess och hålla den organiserad.

Om du bestämmer dig för att det är dags att börja flytta mot ett papperslöst kontor kan du börja med att skanna in och digitalisera dina kvitton, med hjälp av online fakturerings- och betalningstjänster som FreshBooks, övergång till ett digitalt signaturprogram som DocuSign och användning av molnet för säkerhetskopiering av data och arkivering. Om du samlar in visitkort vid evenemang under året kan det också vara bra att investera i en visitkortsscanner så att du kan digitalisera kontaktuppgifter direkt och slänga papperskorten.

Använd rätt produktivitetsverktyg

Vi har alla våra favoritappar och -verktyg vi använder varje dag, även om vissa förmodligen är mer användbara än andra. Det är därför det är så viktigt att – minst en gång om året – inventera de appar och verktyg du använder i ditt lilla företag och bestämma om de fortfarande uppfyller dina behov. Detta är också ett bra tillfälle att överväga om några nya verktyg kan förbättra ditt företags organisation.

Nedan är några av de främsta områdena där många småföretagare tycker att produktivitetsverktyg är användbara. Dessa bör ge dig en solid utgångspunkt för att optimera dina produktivitetsverktyg i år:

• Kontakthantering: Från att hålla reda på dina kunder till att komma ihåg människor du möter medan du nätverkar, alla småföretagare behöver ett system för att hantera kontaktinformation. Du kan välja ett omfattande system för hantering av kundrelationer (CRM) som Salesforce eller, för mindre hantering, kan du ställa in din befintliga kontaktapp för att fungera för ditt företag.
• Möten och kommunikation: Oavsett om du genomför möten ansikte mot ansikte, i telefon eller via videochatttjänster, finns det ett sätt att göra processen mer organiserad. Du kan använda en tjänst som Gör för att få dina möten mer organiserade – före, under och efter.
• Bokföring och bokföring: Organisera och effektivisera sättet du fakturerar, tar emot betalningar och hanterar kassaflödet med verktyg som Quickbooks Online, Xero och Wave.
• Spårning av resor och utgifter: Du kan använda appar som Expedia och TripAdvisor för att göra det enklare att planera resor. Väl på väg hjälper appar som Expensify dig att spåra utgifter så att rapportering när du kommer hem är mycket lättare att organisera.
• Hantering av sociala medier: Vi vet alla hur mycket tid som kan slösas bort på sociala medier om du inte närmar dig det på ett systematiskt och organiserat sätt. Det är därför verktyg som Hootsuite och Buffer kan vara ovärderliga för småföretagare.
• E-posthantering: Om du använder Gmail i ditt lilla företag har du tillgång till en hel del Google-tillägg som snabbt kan få ordning på din inkorg. Om du använder en annan e-postapp kan du prova SaneBox för automatisk filtrering, påminnelser och mer.
• Projektledning: En bra projektledningsapp hjälper dig att spåra uppgifter, dela filer och samarbeta med lagkamrater på ett ställe och det kan vara ett av de bästa verktygen för att få ditt arbete organiserat. Prova Basecamp eller Asana för en allt-i-ett-projekthanteringslösning.

Produktivitet är en mycket personlig process, och apparna du behöver kommer att vara specifika för det arbete du gör och hur du tenderar att arbeta. Ta dig tid att utforska vad dina behov är innan du införlivar ett nytt verktyg i din process. Du kanske inte behöver så många som du tror.

Få ordning på din dator

Detta är en stor för alla småföretagare som gör huvuddelen av sitt arbete på datorn. Du vet förmodligen att det inte tar särskilt lång tid för ditt skrivbord att bli belamrat med ikoner, din nedladdningsmapp blir så full av konstigt namngivna dokument att det är omöjligt att hitta någonting, eller din e-postinkorg för att bli så utom kontroll att du börjar tro att det verkligen kan explodera. Detta är inte bara hemskt för din produktivitet, utan det kan också sakta ner datorns prestanda avsevärt.

Här är några saker du kan göra just nu för att få din dator organiserad och tillbaka i fungerande form:

• Rensa upp skrivbordet: Det finns ett par sätt att ställa in ditt skrivbord, och allt beror på din arbetsstil och hur du använder din dator. Du kan bli av med allt från ditt skrivbord förutom din papperskorg (kom ihåg att appen ikoner på skrivbordet är bara genvägar – alla dina faktiska appar finns vanligtvis i dina applikationer mapp). Eller så kan du lägga till några genvägar till dina mest använda appar och filer.
• Konfigurera ett digitalt arkiveringssystem: För att göra allt enklare att navigera måste du skapa ett arkivsystem som är helt logiskt för dig. På så sätt kan du snabbt hitta de dokument du behöver, när du behöver dem.
• Uppdatera mjukvara: Om din dator är inställd på att automatiskt installera program- och operativsystemuppdateringar är du klar. Om det är en manuell process för dig bör du söka efter uppdateringar minst varannan månad eftersom många innehåller säkerhetskorrigeringar. Granska sedan de aktuella versionerna av programvaran du använder en gång om året och avgör om det är dags att uppgradera.
• Sök efter virus och prestandaproblem: Oavsett vilken typ av dator du har kan alla få virus eller skadlig programvara (ja, även Mac-datorer!). Om du har en Windows-baserad dator är det smart att köra regelbundet underhåll på den för att hålla den virusfri och fungera smidigt.
• Verifiera integriteten för din säkerhetskopiering av data: Du säkerhetskopierar din data, eller hur? Om inte, hoppa över allt annat tills vidare och gör det här först. Du kan antingen använda en molnbaserad databackuptjänst som Carbonite, Backblaze eller CrashPlan eller så kan du använda en extern hårddisk som du ansluter till din dator. Med något av alternativen, konfigurera tjänsten eller enheten för att utföra kontinuerliga automatiska säkerhetskopieringar så att du inte behöver göra något manuellt. Sedan, en eller två gånger om året, gå in på din backuptjänst eller kör och leta runt för att se till att allt finns där och tillgängligt om du skulle behöva dra kopior till din lokala dator.
• Bråka din inkorg: Många småföretagare har ett hat-kärleksförhållande med sin e-postinkorg. De älskar det eftersom det är ett mycket produktivt och effektivt kommunikationsverktyg, men de hatar det eftersom det snabbt kan komma utom kontroll och orsaka onödig stress. Det finns saker du kan göra för att hålla din inkorg i linje, som att använda automatisering, effektivisera vad du får dagligen och begränsa hur ofta du kollar e-post under dagen.

Tipsen ovan hjälper dig att få ditt lilla företag mer organiserat direkt. Men glöm inte hur snabbt saker och ting kan gå ur kontroll. Para ihop dessa aktiviteter med en upplösning för att göra en snabb och enkel granskning av dina papper, produktivitetsverktyg och dator status några gånger i månaden så att du kan hålla ordning och förhindra att saker når överväldigande nivåer desorganisation.