Reprimandebrev är brev skrivna av chefen för att ge ett officiellt uttalande om ett prestationsproblem som en anställd måste förbättra. Reprimandebrev är ofta ett steg i det formella disciplinära åtgärder process som kan resultera i ytterligare disciplinära åtgärder för den anställde till och med uppsägning om den anställde inte förbättras.
Reprimandebrev är en betydande komponent i dokumentationen av ett anställds prestationsproblem för arbetstagaren och arbetsgivaren. Skriftliga anmärkningsbrev anger tydligt och specifikt vilken prestation som måste förbättras och konsekvenserna om prestationen inte förbättras.
Dessa formella affärsbrev följer vanligtvis efter alla försök till verbal coachning av en handledare. Men de kommer ofta före en verbal rättelse till den anställde - kallad en verbal varning eller formell verbal varning. Alla steg bör fokusera på prestationsfrågan eller relaterade prestationsproblem.
Komponenter i reprimandsbrev
Effektiva tillrättavisningsbrev har flera gemensamma komponenter. De bör ha en tydlig redogörelse för problemet eller prestationsfrågan som medarbetaren måste förbättra. Brevet kan räkna upp flera exempel på sätt på vilka medarbetaren kan ändra sin prestation för att uppfylla prestationsförväntningarna. Att ge exempel ger den anställde en delad bild – delad mening – kring
Om det är relevant, inkludera en tidslinje inom vilken medarbetarens prestation måste förbättras. Denna referens kan vara i form av ett förfallodatum eller ett slutdatum då chefen kommer att omvärdera medarbetarens prestation.
Förklara hur underlåtenheten inte bara påverkar de anställda utan även arbetsplatsen och organisationens framgång. Anmärkningsbrevet bör också ge ett tydligt uttalande om vilka konsekvenser en anställd kan förvänta sig om deras prestationer inte förbättras enligt beskrivningen i anmärkningsbrevet.
Vikten av signaturer
Handledarens eller den anställdes chefs underskrift är viktig när det gäller tillrättavisningar. Brevet innehåller i allmänhet ett uttalande om att den anställdes underskrift representerar att de har tagit emot brevet. Det betyder inte nödvändigtvis att de håller med om dess innehåll. Du måste vara specifik i formuleringen så att medarbetaren förstår att de bekräftar mottagandet av brevet, inte fel.
Ge en möjlighet till medarbetarrespons
Du bör ge den anställde en chans att svara på de frågor som tas upp i anmärkningsbrevet. Invändningen ska vara skriftlig, daterad och undertecknad av den anställde. Den anställde kan hålla med, inte hålla med, uttrycka ånger och så vidare. Motbevisningar skrivna av den anställde bifogas de ursprungliga reprimandsbreven.
Exempel på tillrättavisningsbrev
Detta är ett exempel på ett tillrättavisningsbrev. Ladda ner mallen för reprimand (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.
Exempel på tillrättavisningsbrev #1 (textversion)
Till: Jeffery Jones
Från: George Peterson
Datum: 1 september 2018
Re: Reprimandebrev
Detta är ett formellt tillrättavisningsbrev för att meddela dig att din prestation inte uppfyller förväntade bidragsnivåer. I ditt jobb som teknisk expert för kundsupport utvecklades jobbförväntningarna av hela gruppen tekniska supportexperter och deras chef. Detta innebär att de är den accepterade standarden för varje teknisk supportexperts prestanda.
Du misslyckas med att prestera på följande sätt.
- Antalet kunder som du servar under en vecka är 30 % under den standard som resten av teknisk supportexperter uppfyller.
- Svårighetsgraden på de problem du väljer att bemöta är 40 % under den standard som resten av personalen uppnår.
- Den tid som kunderna tillbringar i telefon med dig överstiger resten av personalen med 25 %.
Som du kan se, i de tre viktigaste prestationsmätningarna för ditt jobb, lyckas du inte. Din handledare har pratat med dig flera gånger och du har fått ytterligare utbildning. Följaktligen tror vi att du inte är villig att prestera. Detta påverkar arbetsbördan för resten av den tekniska personalen negativt.
Vi behöver se en omedelbar förbättring av alla tre prestationsområdena eller ytterligare disciplinära åtgärder fram till och med uppsägning av anställning kommer att inträffa. Vi tror på att du kan förbättra dig. Vi måste se omedelbara förbättringar.
George Peterson, handledare
Marian Demark, personalchef
Exempel på reprimand #2 (textversion)
Till: Linda Rodriguez
Från: Mary Wilmont
Datum: 1 september 2018
Re: Reprimandebrev
Syftet med detta tillrättavisningsbrev är att ge dig ett formellt meddelande om att din närvaro påverkar din förmåga att slutföra ditt jobb negativt. Medan avlönade, undantagna anställda inte är skyldiga att arbeta specifika timmar, är en fyrtiotimmars arbetsvecka standard och förväntad.
Du har misslyckats med att dyka upp på jobbet minst en dag i veckan sedan du började ditt nya jobb och arbetar bara trettiotvå timmar i veckan. Din chef har informerat dig om tillgängligheten av FMLA-ledighet för personliga eller familjemedicinska problem. Han har också frågat dig om du behöver boende så att du effektivt kan utföra ditt jobb.
Han har föreslagit att du besöker personalavdelningen för att diskutera dessa frågor och din närvaro. Du har tackat nej till alla tre möjligheter som vi erbjöd för att hjälpa dig att förbättra denna dåliga prestation.
Verkligheten är att du inte kan utföra ditt jobb på mindre än fyrtio timmar. Du saknar deadlines för dina arbetsuppgifter och din försening påverkar negativt arbetet hos dina marknadsavdelningskollegor. De missar sina deadlines som ett resultat av att du inte presterar.
Dessutom innebär ditt oavslutade arbete när det tilldelas dina kollegor att deras arbetsbelastning blir överbelastad eftersom de redan har jobb som kräver fyrtio timmars arbete i veckan. Detta är orättvist och vi kommer inte att tolerera dessa negativa effekter på arbetsplatsen från och med nu.
Vi behöver se en omedelbar förbättring av din närvaro annars säger vi upp din anställning. Det innebär att du måste gå till jobbet fem dagar i veckan. Om du uteblir på jobbet fem dagar i veckan kan du inte klara de mål som du har varit anställd för.
Våra vanliga betalda ledighetsförsäkringar ger dig sex betalda sjukdagar och två personliga semesterdagar som du måste använda under ett år. Du måste ansöka om semesterdagar i förväg.
Du har redan använt fyra av dina sjukdagar och alla dina personliga dagar med din nuvarande frånvaro. Vi planerar inte att ge dig mer tid. Detta ger dig bara två sjukdagar och din betalda semestertid som du måste begära i förväg.
Om du har en frånvaro utöver din tillgängliga betalda ledighet, säger vi upp din anställning. Vi hoppas att du förstår hur nära du är att förlora ditt jobb. Du får inga fler varningar.
Hälsningar,
Mary Wilmont, chef
Thomas Credence, personaldirektör
Anställd mottagningsbevis
Det är viktigt att skapa ett pappersspår av anställdas reprimandåtgärder. Denna process gör det möjligt att skapa bevis för att den anställde fått adekvat meddelande om problem och åtgärder – såsom rådgivning – har vidtagits för att åtgärda situationen.
En enkel mottagningsbevis för vägledning klargör att arbetstagaren fått en anmärkning.
