Ett välkonstruerat program för medarbetarförslag – lanserat med organisatoriskt engagemang, tydlighet och kontinuerlig kommunikation – kan ha en positiv inverkan på ett företags resultat och ingjuta dess medarbetare med motivation och entusiasm.
Ett ogenomtänkt, hastigt lanserat, odefinierat medarbetarförslagsprogram kan stänga av människor och generera illvilja, cynism och missförstånd. Detta är ödet för många medarbetarförslagsprogram som tanklöst lanseras via en personalförslagslåda. Så planera först.
Behöver ditt företag en förslagslåda?
Innan du startar ett program för medarbetarförslag, överväga din företagskultur. Får du för närvarande fräscha och genomtänkta idéer?
Om medarbetarförslag redan tränger upp till ytan vid personalmöten och i tillfälliga samtal, mer informella metoder för att odla nya idéer efterfrågas då ett fullfjädrat medarbetarförslagsprogram eller förslagslåda. Till exempel:
- Schema brainstorming på avdelningarna.
- Generera idéer om specifika ämnen under ditt veckovisa personalmöte.
- Ställ in en månatlig lunch för varje anställd för att skicka in minst en idé.
- Be chefer ta med tre medarbetaridéer till varje chefsmöte.
Om du behöver göra bättre, börja med att fråga hur är det med din kultur som kväver idéer? Ditt program måste eliminera eller kringgå dessa vägspärrar innan du börjar, annars är något anställdsförslagsprogram avsett att misslyckas.
Hur man skapar ett granskningsteam
Framgångsrika medarbetarförslagsprogram kräver ledning. Ställ in en tvärfunktionellt team med befogenhet att genomföra de förslag den får. Teamet bör granska förslag och bekräfta mottagandet inom 48 timmar. Om detta team är alla chefer eller alla direktörer kan det uppfattas som att det inte är kontakt eller blockerar förändring. Så folk på den måste vara villiga att förändras och villiga att fråga "varför inte" snarare än "varför"?
Alla avdelningar, särskilt ekonomi, ska vara representerade. Om cheferna eller direktörerna granskar förslag, gör granskningen till en del av ett regelbundet schemalagt möte, med förslag distribuerade och övervägda i förväg. Om en tvärfunktionell anställd team är ditt valda förslag granskning fordon, den val av gruppmedlemmar för förslagsgranskningsteamet bör inkludera de positioner som återspeglar hur affärer i allmänhet utförs i din kultur.
Om teamet träffas oftare än månadsvis blir det mer jobb än vad folk vanligtvis är villiga att göra. Rotera medlemmar i detta team 4-6 gånger per år, men inte alla medlemmar på en gång.
Steg till framgång
Skapa områden för förslag: Ange riktlinjer för ämnen som är öppna för förslag – såvida du inte bara vill uppmuntra saker som "ställ en glassmaskin i lunchrummet" eller "låt oss gå hem tidigt på fredagar." Dessa kommer sannolikt att inkludera idéer som påverkar kostnadsbesparingar, kvalitet, produktivitet, processförbättringar, intäktsgenerering, och moralförstärkning.
Kommunicera inlämning och granskningsprocessen: Dela offentligt alla riktlinjer och särskilt de mål du försöker uppnå genom att starta ett program för anställdsförslag.
Kräv detaljer om implementeringen: Det är lätt att kasta ifrån sig en idé, så kräv en förklaring från förslagsställaren om hur de tycker att den ska genomföras. Du behöver inte en fullständig handlingsplan, utan mer än en mening eller två.
Sök potentiell påverkan: Kräv "varför" och "hur" idén kommer att påverka företaget, inklusive en kostnadsbesparingsanalys. Men håll processen enkel. Stäng inte av anställda från början med ett tresidigt formulär som verkar betungande.
Gör annorlunda när det är den anställdes eget jobb: Anställda bör alltid tänka på sätt att förbättra sitt eget jobb utan att behöva köra det förbi ett godkännandeteam. Ge chefer ett sätt att belöna människor som kommer med idéer som bör implementeras omedelbart, men ändå passa in i förslagsprogrammets mål.
Ge en anställd ansvarig: Utse en administratör för medarbetarförslagsprogrammet som kommer att se till att processen går som utlovat och inte fastnar av en moralskrävande ineffektiv granskningskommitté.
Utse en mästare från högsta ledningen: Detta ger trovärdighet åt medarbetarförslagsprogrammet och får förslagsställare att känna sig viktiga.
Belöningar och erkännande
Belöningen för implementerade förslag måste vara tydligt definierade på frontend. Om medarbetaridén sparar företaget pengar får medarbetaren i många medarbetarförslagsprogram en procentandel av kostnadsbesparingarna. Denna utmärkelse kan motsvara 5-20 % av de bevisade kostnadsbesparingarna.
Inse att kostnadsbesparingar är svåra att "bevisa" om du inte har bra siffror som definierar processen innan anställds förslag implementeras. Ofta är det första steget i en kostnadsbesparande förslagsimplementering att "mäta" processen för att se till att du vet hur det fungerar just nu.
Andra, mindre mätbara processidéer kräver en standardbelöning. Ofta, vad är viktigast för den anställde är erkännande.
Belöningar kan inkludera varor med företagets logotyp, presentkort, lunch med en chef för företaget anställdas val, en prismiddag varje kvartal och pekar på att köpa dyrare föremål från kataloger.
Med tanke på svårigheten att mäta resultatet av många anställdas förslag, erbjuder vissa företag dessa erkännande belöningar även när idéerna ökade väsentligt. Detta är inte lika motiverande som att medarbetaren får en del av de besparingar som realiseras under en definierad tidsperiod.
Feedback i ditt anställdsförslagsprogram
Gör feedbacken till personer med förslag privat, särskilt om idén avvisas. Annars är det osannolikt att folk sticker ut nacken genom att erbjuda utöver det vanliga förslag som kanske är dina mest fruktbara.
När ett anställdsförslag implementeras och resulterar i en belöning, erkänn bidraget offentligt på ett personalmöte, med tillstånd från den inblandade anställde. Dessutom kan du lägga upp medarbetarförslaget, namnen på de anställda i implementeringsteamet och belöningen som ges.
I många organisationer verkar förslag försvinna i ett mörkt hål som de kanske inte kommer ur på flera månader – ett garanterat misslyckande för programmet för medarbetarförslag.
Att hålla deltagarna i anställningsförslagsprogrammet uppdaterade om hur deras förslag framskrider är viktigare än att ge förslagsställaren snabba svar. Anställda vill bara veta vad som händer med deras idéer.
Ett populärt sätt att implementera förslag är att inkludera förslagsställaren i alla implementeringsteam. Detta håller också förslagen som lämnas in rimliga. Som ett minimum, om ett förslag accepteras, ställ in en implementeringstidslinje som förslagsställaren förstår.
Fler tips för ett framgångsrikt förslagsprogram
Medarbetarförslagsprogram måste betona kvalitet framför kvantitet av förslag. Många program uppmuntrar motsatsen, vilket orsakar avskräckning när de inte ger mycket valuta för pengarna och tiden som investeras.
Anonyma medarbetarförslag rekommenderas inte. Människor bör vara villiga att offentligt stå bakom sina idéer. Det är den typen av företagskultur du behöver uppmuntra att skapa en framgångsrik organisation.
Belöna inte bara de anställda som skickar in vinnande idéer. Belöna och erkänn de chefer och arbetsledare som gör det bästa jobbet av uppmuntra anställdas förslag och komma ur vägen av framsteg.
Spelförändrande idéer kommer från överallt. Överväg att inkludera kunder och leverantörer som förslagsställare också, särskilt när ditt program för medarbetarförslag mognar.
