Om du tog dig tid att göra en lista över alla uppgifter du behöver göra för att hantera ditt företag och sedan beställde dem i form av hur mycket du tyckte om att göra dem, var skulle utgiftsposthantering komma i? Tvåhundrasjuttio? Eller ännu lägre?
Men även om de flesta av oss definitivt anser att hantering av företagsrekord är smutsigt arbete och tenderar att ge det en låg nivå prioriterat, bra registerhantering gör inte bara vårt arbetsliv enklare utan kan ge oss verklig stressavlastning vid skatten tid. Så här kan du göra skivhanteringen enkel:
Håll dina företags- och personliga utgifter åtskilda
Låter lätt, eller hur? Men det här är den del av skivhanteringen som snubblar upp de flesta. Om du till exempel tar en potentiell kund ut på en golfrunda, är det en personlig utgift eller en affärsutgift? (Svaret är personligt eftersom greenfee inte är en avdragsgill affärskostnad). Fordon som du använder av både personliga och affärsmässiga skäl är ett annat ständigt problem. Du måste veta vad som kvalificeras som legitima affärskostnader och vad som inte gör det och vara säker på att dina affärsuppgifter återspeglar detta korrekt.
Få tillräcklig dokumentation för alla företagskostnader
Många affärsmän gör misstaget att tro att "listor" är tillräckligt bra för rekordhanteringssyfte. De har till exempel en lista över inköp på sina kreditkortsutdrag och tycker att det är tillräckligt bra när det gäller att hävda dessa köp som affärskostnader.
Tyvärr är CRA (Canada Revenue Agency) mer krävande. De accepterar inte kreditkortsutdrag eller annullerade checkar som tillräcklig dokumentation för utgifter när en faktura eller kvitto normalt skulle utfärdas. IRS är mer förlåtande och i avsaknad av ett kvitto accepterar i allmänhet kreditkortsutdrag och annullerade checkar som bevis på kostnadsanspråk.
När det gäller att föra register finns det två punkter att tänka på:
Få alltid ett kvitto. Ta för vana att be om ett kvitto när du gör ett köp - oavsett hur litet det är. Små utgifter tillkommer också, och du behöver dokumentationen för dina affärshandlingar.
Märk dina kvitton om det behövs. Det finns fortfarande företag runt omkring som delar ut kvitton som inte har något på sig förutom datumet då varan köptes och hur mycket den kostade – vilket inte är särskilt användbart när du stirrar på ett kvitto och försöker ta reda på vad varan i fråga var och vilken affärsutgiftskategori den passar in i.
När du får ett kvitto, titta på det och skriv relevant information på det, till exempel vad kvittot är till för och utgiftskategori.
Skaffa ett separat bankkonto för ditt företag
Medan avgifterna för företags bankkonton är notoriskt höga jämfört med personliga konton, är ett företagsbankkonto absolut nödvändigt för en god affärsjournalhantering. Ett företagsbankkonto hjälper dig att hålla isär dina företags- och personliga utgifter. Du kommer att sätta in alla dina företagsintäkter på företagskontot och ta ut alla affärsrelaterade utgifter eller betalningar endast från företagskontot.
Vilken typ av företagsbankkonto ska du skaffa? Ett checkkonto – helst ett som levererar månadsutdrag och returnerar dina annullerade checkar till dig.
Affärskontroller hjälper till att göra din journalhantering enkel eftersom du kan använda memoraden på framsidan av varje check för att dokumentera det affärsmässiga syftet med utgiften.
Ha och använd ett separat kreditkort för företagskostnader
Genom att använda dina personliga kreditkort i affärssyfte kommer du snabbt att hamna i ett grävmyr för rekordhantering. Ett företagskreditkort förenklar avsevärt din hantering av företagsrekord genom att hålla dina personliga och affärsutgifter åtskilda (det hjälper också att få ditt företag att se mer professionellt ut).
Håll en körlogg över dina affärsresor
Om du använder någon av dina fordon för affärsändamål, en kilometerlogg kommer att vara till stor hjälp vid rekordhantering. Notera avläsningen av körsträcka (eller kilometer) på vägmätaren i början av året och ange sedan körsträckan efter datum varje gång du använder fordonet i affärssyfte. Att förvara din körsträcka i handskfacket på ditt fordon kommer att göra detta enkelt. Om du har mer än ett fordon som du använder i affärssyften, föra en kilometerlogg i varje.
Förvara alla dina affärsregister för ett visst skatteår tillsammans
Att ha dina affärsuppgifter utspridda överallt är en verklig tidsslöseri när det gäller att bokföra eller förbereda dina skatter, och Genom att organisera ditt företagsregister efter räkenskapsår blir det mycket lättare att hitta de affärsdokument du behöver när du behöver dem.
Behåll dina affärsregister under rätt tid
Av någon anledning verkar det råda mycket förvirring om hur länge du har på dig att föra dina affärsregister. För skatteändamål, "om du lämnar in din deklaration i tid, spara dina register i minst sex år efter utgången av det beskattningsår som de avser". Denna sexårsperiod börjar från den senaste gången du använde affärsdokumenten, inte från den tidpunkt då transaktionen inträffade.
För amerikanska skattedeklarationer, "behåll register i tre år från det datum du lämnade in din ursprungliga deklaration eller två år från det datum du betalade skatten, beroende på vilket som är senare om du lämnar in en ansökan om kredit eller återbetalning efter att du lämnat in din deklaration. Håll register i sju år om du lämnar in ett krav på förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar."
Bokföringsprogram gör det enkelt
Med sin enkla användning, tillgänglighet från mobila enheter och låga kostnader, kan dagens molnbaserade bokföringsprogram för småföretag avsevärt förenkla registerhanteringen. För cirka $10 i månaden erbjuder mjukvaruleverantörer som FreshBooks och Zoho grundläggande startpaket lämplig för frilansare och enskild firma, inklusive fakturering, utgiftsspårning och enkel rapportering. Tänk på fördelarna med att till exempel kunna skicka en faktura direkt från din smartphone, ta en bild av ett lunchkvitto med en kund och registrera det som en kostnad, eller spåra fakturerbar tid med en inbyggd timer.
Dessa åtta saker du kan göra för att göra din skivhantering enkel är inte svåra. Liksom många av de administrativa affärer som är relaterade till att driva ett företag, kräver de bara att man etablerar goda vanor och uthållighet. Men om du tillämpar dessa regler nu och följer igenom kommer du att se en enorm skillnad nästa skattetillfälle och din bokföring blir enklare året runt.
