Att vara chef är ingen lätt uppgift. Du måste coacha ett helt team som består av individuella medlemmar, var och en med sina egna unika styrkor och svagheter. För att få ut det bästa resultatet av ditt lag som helhet måste du coacha varje medlem i ditt lag individuellt. Även om två teammedlemmar har samma svaghet, måste du ta itu med dem på olika sätt och var och en kommer att reagera olika på din vägledning. Även om du vill vara rättvis när du hanterar alla dina anställda, är det helt enkelt omöjligt att behandla alla på samma sätt.
Coach framme
Se till att dina anställda är ordentligt utbildade innan de börjar ett jobb. Innan du till exempel sätter någon i telefon som kundtjänstrepresentant, se till att de vet hur de ska hantera de vanligaste samtalen såväl som enstaka svåra samtal. Innan du låter en maskinförare producera ett färdigt klädesplagg för försäljning, se till att de vet hur man använder alla aspekter av maskinen samt vad du förväntar dig av dem.
I situationer som dessa, börja med att låta folk öva. Låt telefonrepresentanten lyssna på en erfaren representant och när de är bekväma, låt dem svara på några samtal på egen hand medan du (eller någon annan) observerar dem. Ge maskinföraren de enklaste delarna av produkten de kommer att ansvara för först och när de har bemästrat detta arbete låt dem gå vidare till de svårare delarna. Det är under dessa träningspass som din coachning (och träning) börjar.
När du coachar anställda under utbildningsperioden, hjälp dem med följande:
Vad förväntas av dem: Du förväntar dig till exempel inte att de ska ta lika många samtal som den högre representanten, men du förväntar dig att de ska hantera ett visst antal samtal varje dag. Var specifik och ge dem ett exakt nummer. Låt dem också veta att du förväntar dig att deras samtalsvolym ökar när deras komfortnivå växer.
Vanliga misstag: Låt teammedlemmen veta vilka typer av misstag människor i laget vanligtvis gör, varför och hur de kan undvika att göra samma misstag.
Tips och tricks: Dela några av de saker du har lärt dig som hjälper dem att lära sig det bästa sättet att utföra jobbet. Om du till exempel håller de tomma delarna av produkten du producerar till vänster om maskinen (för en högerhänt operatör) kan du lägg försiktigt den färdiga delen på brickan för nästa station med höger hand, medan du använder vänster hand för att skjuta nästa del mot maskin. Detta enkla tips (och råd) effektiviserar processen.
Pågående coachning
Efter att din teammedlem har avslutat sin utbildning betyder det inte att din coachning slutar. Fortsätt att dela saker som kan hjälpa dem att bli bättre och påminn dem om att undvika saker som saktar ner dem eller försämrar kvaliteten på deras arbete. Kom ihåg att coaching har ett mål. I slutändan vill du att prestationsnivån för ditt team ska förbättras, och det uppnås en person i taget.
Coachning efter ett event
Trots dina bästa ansträngningar händer misstag. Ett telefonombud kommer att ge en kund fel svar som får dem att hota med en stämning. När detta händer är ditt första steg att åtgärda problemet ur ett företagsperspektiv och för det andra, coacha individen, så att misstaget inte händer igen. Du kan behöva påminna dem om rätt procedur eller svar. Det viktiga är att vara positiv och vara stödjande eftersom vi alla gör misstag.
Men om det inte är första gången de gör det här misstaget måste du också ta upp det med dem. Se deras misstag som ett undervisningsögonblick och se till att de förstår vad som gick fel och hur man undviker det i framtiden. Mest av allt, var försiktig med att demotivera dem. Efter varje coachningssession vill du att dina anställda är ivriga att göra bättre ifrån sig, inte krypa ihop vid sitt skrivbord av rädsla.
Slutsats
Coaching är ett mycket kraftfullt verktyg som en chef kan använda för att förbättra sitt teams prestation. Du coachar varje person i laget som individ, men också som medlem i laget. Coacha dem i förväg, så att de är förberedda; coacha dem allt eftersom, så de fortsätter att förbättras. Och coacha dem när de gör ett misstag. Var positiv och motiverande så kommer de att förbättra lagets prestation genom att förbättra sin egen prestation.
