Arbetsplatsnärvaro är de timmar och dagar som anställda dyker upp på jobbet. För arbetsgivare är det viktigt att veta om och när deras anställda dyker upp som planerat.
Ta reda på mer om närvaro på arbetsplatsen och vilka metoder företag använder för att spåra det.
Vad är närvaro på arbetsplatsen?
Arbetsplatsnärvaro är om en anställd har dykt upp på jobbet på utsatt tid och tid. Termen syftar oftast på anställda som får timavlönade.
Timarbetare är i allmänhet icke undantagna, vilket betyder att de täcks av löne- och övertidsbestämmelserna i lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA). De måste spåra sin tid och de är skyldiga övertidsersättning med en och en halv tid för alla arbetade timmar över 40. Undantagna anställda, såsom tjänstemän, spåras inte per timme; istället måste de arbeta så många timmar som krävs för att slutföra ett jobb.
Fair Labor Standards Act kräver spårning av arbetade timmar på en dag, arbetade timmar på en vecka, bland annat timlön, total veckoförtjänst, total veckoövertidsförtjänst och total utbetald lön detaljer. Spårning av närvaro på arbetsplatsen hjälper arbetsgivare att korrekt registrera arbetade timmar.
Arbetsplatsnärvaro är viktigt för alla anställda, men det är särskilt viktigt för kundinriktade eller servicepositioner. Det är också viktigt för anställda som är en del av en automatiserad process som kräver att en arbetare är närvarande vid varje arbetsstation för att producera en viss produkt eller tjänst, såsom produktionslinjearbete i en tillverkning anläggning.
Naturligtvis är det meningen att anställda ska dyka upp för varje skift som planerat, men ibland är de frånvarande utan att ta ledigt. Ihållande oförlåten frånvaro kallas skolk. Detta mönster av upprepad frånvaro kan påverka ett företags resultat. Att spåra närvaro och frånvaro hjälper arbetsgivare att upptäcka mönster och till och med säga upp anställda med för många oförlåtliga frånvaro.
Hur arbetsplatsnärvaro fungerar
När en arbetsgivare övervakar närvaron på arbetsplatsen, ser de efter om deras anställda dyker upp i tid och stannar hela sitt skift på sina schemalagda arbetsdagar.
För att skydda mot överdriven frånvaro, inrättar arbetsgivare vanligtvis arbetsplatsnärvaropolicyer. Närvaropolicyer definierar tydligt förväntningarna kring närvaro. De definierar också rutiner för att ta ledigt (som sjuktid eller semesterdagar). Viktigast av allt, dessa policyer beskriver de disciplinära åtgärder som kommer att följa ett brott mot policyn.
Till exempel kommer en närvaropolicy att specificera att en anställd måste vara närvarande och i tid till arbetet för varje schemalagt skift, om de inte har begärt och fått skriftligt godkännande för ledighet.
Vidare skulle policyn kunna ange att varje anställd med till exempel fyra eller fler oförlåten frånvaro riskerar att bli av med jobbet. En frånvaro på tre dagar utan att anmäla arbetsgivaren kan anses vara nedläggning av jobbet, i vilket fall den anställde skulle sägas upp.
No-Fault Bevakningssystem
Ett försök att strukturera en rättvis närvaropolicy kallas no-fault-närvarosystemet. Målet med detta system är att belöna bra uppslutning och eliminera anställningen av personer med dålig närvaro.
Det är ett objektivt system som lägger ansvar och ansvar för närvaro på medarbetarens axel. I ett felfri närvarosystem tilldelas frånvaro poäng med ett system som detta:
- Varje frånvaro = 1 poäng
- Varje sen-in (senad) eller early-out = 1/2 poäng
- Varje utebliven på jobbet = 2 poäng
- Varje retur utan föregående samtal = 1 poäng
- Varje frånvarofritt kvartal tar bort alla poäng och belönar medarbetaren med en ledig dag med lön.
- Varje anställd börjar om, utan poäng, varje år.
Detta poängsystem syftar till att förenkla närvarofrågor och eliminera ursäkter.
Även med en no-fault närvaropolicy måste arbetsgivare hålla sig inom lagens gränser. Till exempel är frånvaro enligt Family and Medical Leave Act (FMLA) skyddad av lag. Arbetsgivare är förbjudna att neka anställda deras rätt att använda FMLA-ledighet, och de kan inte heller hämnas mot en anställd som använder denna ledighet. En anställd som tar ut skyddad tjänstledighet kan inte straffas i form av poäng för att använda denna ledighet.
Progressiva disciplinära åtgärder vanligtvis följer med ett felfritt närvarosystem. Till exempel får en anställd varningar efter ett visst antal poäng, vilket leder till uppsägning om de får för många. Till exempel kan den anställde få disciplinära åtgärder för följande punkter:
- 7 poäng = muntlig varning
- 8 poäng = skriftlig varning
- 9 poäng = tre dagars avstängning
- 10 poäng = uppsägning
Ett system som detta gör att både arbetsgivaren och arbetstagaren kan veta exakt vad konsekvenserna blir för dålig närvaro. Men om arbetsgivaren behandlar FMLA-ledighet annorlunda än annan ursäktad frånvaro, till exempel vad gäller poäng som dras av för arbetade dagar, riskerar de att bryta mot lagen. Arbetsgivare bör regelbundet se över policyn för närvarofri närvaro för att säkerställa att de följer FMLA-reglerna.
Viktiga takeaways
- Arbetsplatsnärvaro är de timmar och dagar som en anställd dyker upp på jobbet.
- Att spåra närvaro på arbetsplatsen kan hjälpa en arbetsgivare att identifiera mönster av frånvaro, vilket kan ha skadliga effekter på produktiviteten och ett företags resultat.
- Även policyer för närvaro på arbetsplatsen som är strukturerade för att vara rättvisa och opartiska måste fortfarande ses över för efterlevnad enligt FMLA-lagstiftningen.
