Om du är en evenemangsplanerare kommer cateringfirman du väljer att vara en nyckelpartner i alla projekt.
Cateringmannens jobb
Cateringföretag kan göra eller bryta ett affärsmöte, konferens, utställning, bröllopsmottagning eller någon annan speciell händelse. De tar ansvar för mat och dryck, samt övervakar bemanningen av servrar, kockar och andra. Många cateringfirman sköter också evenemangsdekoration, installation av audiovisuell utrustning och andra nyckelelement.
De kan vara oberoende operatörer eller anställda vid ett konferenscenter, hotell eller restaurang. I båda fallen sköter de all logistik med mat, dryck, inredning och underhållning, oavsett om det är en cocktailtimme eller en formell middag.
Evenemangsplanerarens förarbete
När en evenemangsplanerare träffar en cateringfirma har mycket av det förberedande arbetet gjorts.
Eventplaneraren förstår i detalj vilken typ av evenemang som planeras, dess syfte och gästlista. Det kan vara seriöst eller högtidligt. Det kan vara ett affärsmöte eller en företagsfest med barnen. Gästerna kan förvänta sig cocktails eller veganska hälsodrycker, en middag eller plockmat. Lika viktigt är att planeraren känner till budgetbegränsningarna.
Allt detta och mer går till att välja en lokal som har rätt storlek, plats, faciliteter, prissättning och mat- och dryckestjänster.
Besluta om en meny
En evenemangsplanerare träffar banketten eller cateringchef långt före ett event för att diskutera grunderna. Ett affärsmöte som går över till eftermiddagen kan kräva lunchpaket, medan en välgörenhetsgala kräver en pläterad meny.
Planeraren och cateraren bestämmer sedan vad de ska servera. En evenemangsplanerare måste ta hänsyn till gästernas förväntningar såväl som budgeten och bör prata öppet med cateringfirman om budgetbegränsningar. En bra cateringfirma kan hjälpa till att skapa ett evenemang som ser elegant ut men som inte nödvändigtvis är dyrt, med alternativ som att använda lokala säsongsbetonade råvaror.
Innan evenemanget
Medan cateringchefen tar hand om maten, servicepersonalen och faciliteterna måste evenemangsplaneraren hålla kontakten samtidigt som han undersöker och implementerar en uppsjö av relaterade detaljer.
Transport och parkering på plats, mötesagendan, behov av audiovisuell utrustning, speciella menyförfrågningar och ändringar i sista minuten måste strykas ut innan evenemanget.
Målet måste vara att undvika överraskningar i sista minuten på båda sidor. Menybyten, oväntade gäster eller avhopp och oräkneliga andra snålar kan tas om hand innan det stora evenemanget.
Catering Lingo
Varje bransch har sin jargong. Nedan finns 42 vanliga ord och fraser – många av dem lånade från franska kockar – som en evenemangsplanerare bör känna till när han pratar med en cateringfirma:
- A la carte:En mängd olika rätter prissatta individuellt;
- A la mode: En efterrätt toppad med glass;
- Amuse-bouche: A smårätter av hors d’oeuvre; bokstavligen en "munnöje";
- Aperitif: En lätt alkoholhaltig dryck som serveras före middagen för att stimulera aptiten;
- Baksidan av huset: Allt dina gäster inte ser och inte bör se; motsvarigheten till "backstage";
- BEO (beställning av bankettevenemang): Dokumentet som beskriver detaljerna och fungerar som en översiktsplan för att utföra och kommunicera logistik till alla avdelningar;
- Skål mat: Små skålar med mat passerade bland gästerna under en avslappnad mottagning;
- Canapé:Små aptitretare;
- Laddare: Även känd som undertallriken, stora dekorativa tallrikar som klär upp bordet och markerar varje matgästs plats;
- Corkage: En avgift tas ut per flaska för att öppna och servera vin som kunden tagit in;
- Crudité: Råa grönsaksaptitretare, skivade eller hela, för att doppa i en sås;
- Torruthyrning: En lokal som hyrs utan arbete, assistans, möbler eller leverans ingår;
- Deposition: Det belopp som krävs i förväg innan evenemanget;
- Digestif: En alkoholhaltig dryck som serveras efter middagen som ett stöd för matsmältningen;
- Duellmenyer: En blandad förrätt, som surf-and-turf;
- F&B: Stenografi för mat och dryck.
- Familjestil: Service med uppdukningsfat mitt på bordet så att matgästerna kan hjälpa sig själva;
- Matstationer: Cafeteria-stil med ett antal bemannade bord med delar av menyn;
- Fransk tjänst: Bordssidans komplettering av matberedningen, använd för dramatisk presentation av en menypunkt som crepes Suzette;
- Framsidan av huset: Allt du och dina gäster ser, som i publiken på en teater;
- Internt: Allt som cateringfirman eller lokalen tillhandahåller, från stolarna till den audiovisuella utrustningen;
- Intermezzo: En liten delikatess som sorbet serveras för att rengöra gommen strax före huvudrätten;
- Sängkläder eller naperi: Dukarna och servetterna;
- Marknadspris: Indikerar att priset för en vara kan fluktuera, till skillnad från AQ eller "som noterade" priser;
- Mise en place: Att ställa in eller, bokstavligen, sätta på plats alla detaljer om evenemanget;
- Pastej: Ett livsmedel eller en blandning av livsmedel mosad till en bredbar pasta;
- Petit Fours: Småkakor;
- Pläterad tjänst: En maträtt arrangerad på tallrik av kocken innan den serveras;
- Ute röran: Måltider som tillhandahålls evenemangsteamet och leverantörer som ska ätas på baksidan av huset;
- Pre-con Meeting eller Ops Meeting: En sista sammankomst av leverantörer och leverantörer en dag eller två före evenemanget;
- Placering: Arrangemanget av bestick, glas och linne på bordet;
- Tallrikar: Rätter som används för att visa och servera kanapéer;
- Rekvisita: Allt som existerar enbart för estetik, som ballonger och blommor;
- Service:Leverans av mat och dryck till gästerna;
- Uppstart eller The In: Processen att få alla Utrustning till en plats och ställ in för evenemanget;
- Shuck: Den känsliga konsten att öppna ett ostronskal;
- Ljuddämpare: Vaddering som används under duken för att dämpa irriterande skrammel från fat, koppar och bestick medan de används;
- Besök: En genomgång av platsinspektionen innan du bokar lokalen och strax före evenemanget;
- Snake Service eller Balett Service: Leverans av kurser alltså synchronized så att gäster vid ett antal bord serveras samtidigt;
- Sommelier: En specialist på att matcha vin och mat;
- Provsmakning: Ett möte för evenemangsplaneraren och klienten för att smaka på menyalternativ innan måltidsplanen är klar,
- Visksamtal: En indikation på att middagen börjar, lagad av maître d' som går bland gästerna och ber dem flytta till sina platser
