Förhandling i inköpsprocessen omfattar perioden från det att den första kommunikationen görs mellan den inköpande köparen och leverantören fram till den slutliga undertecknandet av kontraktet. Förhandlingar kan vara så enkelt som att försöka få rabatt på ett fodral med skyddshandskar till komplexiteten i stora kapitalköp.
En inköpsproffs måste sträva efter att bli framgångsrika i sina förhandlingar med leverantörer för att få det bästa priset med de bästa förutsättningarna för varje vara som köps.
Mindre leverantörsbas och långtidskontrakt
Förhandlingsprocessen har blivit en viktigare sektor i försörjningskedjan eftersom företag försöker minska sina utgifter samtidigt som de ökar sin köpkraft. Detta innebär att inköpsproffs måste förhandla fram allt bättre priser med leverantörer samtidigt som kvaliteten och servicen bibehålls eller höjs.
Tidigare hade företag en lång lista med leverantörer som de skulle köpa olika artiklar från som krävde inköpsresurser för att lägga begränsad tid på att förhandla fram de lägsta priserna. Den bästa lösningen som fanns var att jämföra listpriser från kataloger och välja leverantör utifrån den informationen. Trenden under det senaste decenniet har varit att rationalisera leverantörsbasen och ingå långsiktiga avtal med single-sourcing. Detta ger företag möjligheten att förhandla fram betydligt lägre priser för varor som de köpte från ett antal separata leverantörer.
Leverantörer är partners
Tyngdpunkten i förhandlingar flyttade sig bort från lägsta prisscenario till att förhandla med färre leverantörer för att få lägsta pris med bästa service, kvalitet och villkor. Syftet med företagen var att minska de totala utgifterna snarare än att förhandla fram det lägsta priset med ett stort antal leverantörer, vilket inte gav det bästa totala resultatet.
De förhandlade långtidskontrakten med en mindre leverantörsbas har lett till mer av en partnerrelation mellan köpare och leverantör. Relationen kan bli mindre motståndare vilket gynnar köparen och säljaren. I en partnertyp av relation kommer köparen att uppmuntra säljaren att öka kvalitet och service, och säljaren vet att genom att göra detta kommer partnerskapet att fortsätta med ett förnyat kontrakt med garanterad försäljning.
Förhandling eller RFQ
Icke-statliga inköpsavdelningar fortsätter att erbjuda en rad förkvalificerade leverantörer en offertförfrågan (RFQ) för varor eller tjänster som de vill köpa. Den konkurrensutsatta anbudsprocessen kan producera en rad bud och villkor som inköpsavdelningen kommer att utvärdera och sedan tilldela verksamheten. Detta kan innebära någon form av förhandling eller inte.
De flesta förhandlade affärer kommer att involvera artiklar eller tjänster som inte nödvändigtvis kan definieras av en offertförfrågan. Inköpsavdelningen och säljaren kommer att förhandla om mer än ett pris. Förhandlingen kommer vanligtvis att omfatta vad som ska tillverkas eller vad som är omfattningen av den tjänst som ska vara tillhandahålls, garantin, transporttjänsterna, teknisk assistans, förpackningsalternativ, betalning planer osv.
Att köpa varor eller tjänster till en betydande kostnad kommer att kräva utökade förhandlingar för att komma fram till ett slutligt kontrakt.
Inköpsproffs måste delta i dessa typer av förhandlingar för att säkerställa att deras företag får det bästa priset med mest förmånliga villkor, och personal kan behöva utbildas i förhandlingsmetoder eftersom det blir vanligare i en svår ekonomisk klimat.
Förhandlingsmål
Inköpspersonal bör gå in i alla förhandlingar med tydligt definierade mål. Utan att ha mål höjs möjligheten för inköpsproffsen att ge efter på pris, kvalitet eller service avsevärt. Förhandlaren bör inleda diskussioner med säljaren med exakta mål som de vill uppnå för sitt företag.
Målet bör inte vara absolut och bör tillåta viss flexibilitet. Men förhandlaren bör också se till att de inte avviker från målen och tillåta sig att förhandla om områden som inte ingick i diskussionen. Till exempel kan en förhandlare ha arbetat med säljaren på deras mål om pris och service, men inte kvalitet. När säljaren börjar diskutera kvalitet bör förhandlaren avstå från alla avtal där de saknar ett fastställt mål.
Förhandling är en viktig del av rollen som inköpsproffs. Det är en färdighet som man lär sig, och utbildning kan hjälpa inköpspersonal att förstå vad som behövs när man förhandlar med leverantörer.
