Den årliga medarbetargranskningen är en viktig personalprocess för att dokumentera hur väl en anställd presterat under året, en möjlighet att ge feedback till medarbetaren, och fungerar som en språngbräda för att sätta prestations- och utvecklingsmål för framtiden år.
Däremot den årliga arbetsplatsritualen jämfört med en resa till tandläkaren för att få en rotfyllning. Båda kan vara korrekta beskrivningar. Precis som att ta hand om dina tänder är anledningen till att den årliga prestationsöversynen känns som en rotfyllning på grund av bristen på förebyggande underhåll.
Med en hälsosam mängd förhandsplanering och regelbundna kontroller kan den årliga prestationsöversynen vara lika smärtfri som en årlig tandrengöring. Här är sju sätt som en chef kan förbereda sig för en årlig medarbetargranskning för att göra det till en produktiv och smärtfri diskussion:
1. Börja med prestationsförväntningar och mål
Förberedelserna för en årlig resultatöversikt börjar med anställningsprocessen. En välskriven platsannons och arbetsbeskrivning anger tydligt vad som förväntas av medarbetaren och hur bra prestationer ska se ut.
Prestandaförväntningar behöver inte ta formen av en formell arbetsbeskrivning. Se bara till att diskutera dessa förväntningar och mål med medarbetaren och se över dem regelbundet. Saker och ting kan förändras, och när de gör det borde medarbetaren inte vara den sista att veta.
2. Ge regelbunden feedback under hela året
En stor del av att göra den årliga granskningen smärtfri är elimineringen av överraskningar. Anställda förtjänar och behöver positiv och kritisk feedback på regelbunden basis. För att feedback ska vara effektiv måste den komma i tid, levereras så snart som möjligt efter prestationsresultatet eller beteendet. Visst, kritisk feedback kan svida lite, men det är mycket mindre smärtsamt än att få allt på en gång i slutet av året.
3. Ta itu med prestationsproblem snabbt och beslutsamt
Den årliga översynen är INTE rätt tid att ta itu med ett allvarligt prestationsproblem för första gången. Chefer måste lära sig att känna igen, diagnostisera och diskutera prestationsproblem under året.
4. Underhåll dokumentation under hela året
En av de svåraste delarna med att förbereda sig för en recension är att försöka komma ihåg allt som hänt under loppet av ett år. När en chef inte för ett register över de anställdas prestationer och beteenden under året, tenderar de att basera sin recension på senaste minne.
Ett enkelt sätt att dokument under hela året är att föra en folder för varje anställd för resultatrapporter, exempel på bra och dåligt beteende, sammanfattningar av diskussioner, kundfeedback, närvarorekord och allt annat som rör prestationsförväntningar och mål.
5. Få feedback från andra
Även om en chef är den bästa personen för att utvärdera en anställds prestation, är det också bra att be om feedback från kunder, medarbetare och andra chefer. Detta kan göras på regelbunden och informell basis, eller med mer formell undersökningsmetodik. Feedback bör vara konfidentiell och anonym och användas sammantaget för att verifiera och stödja chefens bedömning.
6. Be om feedback från den anställde
Även om en chef ALDRIG bör be en anställd att skriva sin egen recension, är det en god praxis att be om en självutvärdering från den anställde som en del av förberedelseprocessen. Den anställde kan ha information som chefen inte kände till, och som minimum kan chefen få förhandsbesked om eventuella blinda vinklar den anställde kan ha.
7. Var beredd med exempel
För prestanda, tillhandahåll objektiv, mätbar prestationsdokumentation om det är möjligt. För beteendemässig feedback, ge 2-3 specifika exempel för varje kompetens.
När en chef följer dessa förberedelsetips bör den årliga diskussionen bara vara en sammanfattning av allt som redan har diskuterats under året. Fokus kan sedan vändas till att sätta förväntningar och mål för nästa år.
